3つの実例を紹介！社内SNS・ビジネスチャットが業務効率を劇的に変える

実例！非同期型コミュニケーションのチャットで変わる3つの業務

ビジネスチャットは基本的に「非同期型のコミュニケーション」がベースにありつつ、「同期型のコミュニケーション」の良いところも取り入れて独自に進化した機能も多いです。しかし、上記の特徴を踏まえて、業務の適切なタイミングでどのようなコミュニケーションが最適かを考え、バランス良く取り入れることで業務効率改善につながります。

次に、ビジネスチャットを実際に導入することで、既存業務にどのような変化が訪れるのかを具体的にご紹介します。
　　

業務ケース1. 電話メモ

日々の業務をこなしていると、担当者が不在や離席中に電話を受け取ることがあるはずです。特に外出しているケースが多い営業職の方にとって、日中にオフィスにいないことは珍しくなく、基本的には取り次いでもらい、帰社したタイミングで折り返しをすることになります。

その際、電話を受け取った方が「電話があった旨」「相手先の情報」「簡単な用件」「連絡先」をメモして、紙の付箋などに書いて机においたりしている企業もまだまだ多いはずです。実際に、当社でも数年前に私が入社した際は、そのような光景が広がっておりました。しかし、ビジネスチャットを使い始めて真っ先に電話メモが撲滅されました。

そもそも”電話を折り返す”こと自体がいわば「同期型のコミュニケーション」の電話を間接的に「非同期型コミュニケーション」に変換する作業とも言え、ビジネスチャットと相性が抜群です。

※ビジネスチャットで行う電話メモのイメージ

ビジネスチャットは既読・未読が解るので長時間対応していない時などのフォローもでき、さらに記録が残るのでいざという時に後からさかのぼって調査することも可能な点が優れています。

これにより電話メモをする全てがチャット上で行われ、ログが残されるようになり、効率も大きく上がりました。
　　

業務ケース2. 情報共有のための会議

次なるケースは、開催目的の定かではない会議や自分に関係のない会議というものは非効率を象徴するような概念です。「同期型コミュニケーション」である会議は業務コミュニケーションに於けるコスト効率化で問題に取り上げられることが最も多いです。ビジネスチャットを導入してから情報共有のための会議というものは当社でもそうでしたが、一掃することが可能です。

● 情報共有のための会議でのメリット

・会議の事前共有と、それに対するフィードバック
・会議後のアウトプットとそれを具体的な業務に結び付けること

これをビジネスチャットで徹底的に行うことで情報共有のための会議がなくなり、より有意義に「同期型コミュニケーション」を突き詰めることができるようになります。
　　

業務ケース3. 客先の持ち帰り事項と、上長承認・上長への相談

営業活動をしていると、どうしても値引き交渉や社内に持ち帰って確認することが出てきます。当社の場合、多くのITソリューションやソフトウェアの営業活動を行っておりますが、お客様のご要望も多岐にわたり、質問事項や技術的な問題などは社内に持ち帰って確認することも多く、そのまま営業活動の効率性に影響します。

その際、ビジネスチャットを上手に活用すると、コミュニケーションのリアルタイム性がメールと電話のちょうど中間になっているため、時間のロスなく迅速に状況を改善できます。

例えば、お客様先で即座に回答が難しい持ち帰りの質問や承認を取りたい事象が発生したとします。その際、ビジネスチャットのグループチャットにその内容を投稿したとします。下記画像はそのイメージとなります。

※ビジネスチャットで直ぐに社内から回答をもらうイメージ

※ビジネスチャットで直ぐに上長から承認をもらうイメージ

グループチャットの投稿を見て、技術スタッフが即座に回答したり、上長がすぐに承認することで大幅に回答時間を短縮することが可能です。また、お客様の疑問を即座に解決することができます。