引継書作成に関する4つのステップ

後継者も企業も安心の引継ぎ_003.png

引継書作成にあたって、やみくもに業務の内容を文書でまとめていてはキリがありません。引継ぎ全体の流れを掴んで、作成にあたるようにしましょう。
  

1. 引継ぎのスケジュールを作る

自分の行っている業務の中で、引継ぎを行う業務を洗い出し、スケジュールを立ていきます。特に出向や転勤、退職などその勤務先を離れる場合、最終出社日の3日前には引継ぎを終えられるようにスケジュールを組みます。売上や取引先に関わるような重要な業務はどれなのかを考え、重要な業務は特にしっかりとした準備を行いましょう。

引継ぎのスケジュールを立てる際には、タスクごとにスケジュールを決められるガントチャートツールが便利です。

以下の記事では、無料で使えるガントチャートツールを紹介しているので、参考にしてみてください。

ガントチャートツール12選

ガントチャートツール12選

プロジェクトやスケジュールの管理に役立つガントチャート、進捗管理ツールをご紹介します。全て無料ですが、高い機能を備えたものばかりです。これからツールを導入しようと思っている方はぜひ参考にしてみてください。

  

2. 引継書に記載する内容を決める

引継ぎのスケジュールが決まったら、実際に引継書に記載する内容を決めていきます。

具体的には以下のような内容を記載するようにしましょう。

・業務の社内での位置付け
・業務の流れ(フローチャートなど)
・業務に関わる社内外の関係者
・過去に起こったトラブルやその対処法のノウハウ
・顧客情報など必要なデータ

特にデータや書類、ツールの保存場所は、自分ではわかっていても後継者が知らない可能性があります。そのため、引継書に明記しておき、後継者が戸惑わないようにしましょう。
  

3. 引継書を作成する

引継書に記載する内容が決まったら、実際に引継書を作成していきましょう。

紙媒体ならノートやファイルなどにまとめ、どの業務内容についてまとめたのか一目でわかるようにします。また、データで作成する場合は、業務ごとにフォルダをわけるなど、データ自体がどこにあるのかわかるようにしておきましょう。

自分の業務に関係ない部署の人でもわかるようにわかりやすくまとめられているかを基準に作成すると、誰にでもわかりやすい引継書になります。
  

4. 後継者への引継ぎを行う

実際に引継書を後継者へ渡し、引継ぎを行います。引継書を渡すだけではなく、必要に合わせて引継書の業務の内容を説明しましょう。

また、実際に業務を行ってもらい、疑問点が出てこないかチェックすることも有効です。もし、新たな疑問点が出てきたら、引継書に追記を行い、よりわかりやすい内容へと修正しましょう。

参考:退職前の引き継ぎは円満退職に必須!流れやポイントを解説します|転職サファリ