遠隔コミュニケーションを円滑にするためのポイント

更新日: 2018年08月02日

ビジネス

最近「働き方改革」のもと「ノー残業デー」「テレワーク・デイ」などが注目されています。

2017年7月24日に政府の掛け声で実施された「テレワーク・デイ」は、より馴染みのある言葉に置き換えると「リモートワーク」のことです。これは、2020年に開催される東京五輪の開催時に交通混雑などを回避するためのリモートワークを、今のうちから始めておこう、という主旨により実施されました。

このように、政府をあげて推奨されはじめているリモートワークを実施するには、「遠隔コミュニケーション」が必須です。そこには、どのようなメリット・懸念点があるのでしょうか。

今回は、遠隔コミュニケーションを円滑に進めるために知っておくべきメリット・懸念点とともに、意識したいポイント、シチュエーション別のおすすめツールをまとめました。

遠隔コミュニケーションのメリットと懸念点

遠隔コミュニケーションのメリット

1.企業のコスト削減

遠隔でもコミュニケーションを取れるようになると、企業の物理的なリソースが節約されます。

例えば、社内の備品や会議室など全員分必要だったものが一部削減されることで、より投資すべきことに注力した投資が実現できます。

2.従業員のコスト削減

遠隔コミュニケーションにより、従業員は必ずしも会社で仕事をする必要がなくなります。

会社への出退勤時間と通勤コストが削減に加え、各々の家庭の事情に合わせて柔軟に勤務時間の変更も可能です。

3.多くの地域から優秀な人材を確保できる

遠隔コミュニケーションを企業に取り入れると、住んでいる場所にかかわらず人材を登用できるようになります。

一部地域に住んでいる出勤が可能な社員よりも、企業の求める能力を有している遠隔の社員を登用した方が、企業の成長率アップが期待できるでしょう。

遠隔コミュニケーションの懸念点

1.コミュニケーションの速度が遅くなる

遠隔コミュニケーションの大きな懸念点のひとつとして、コミュニケーションの速度の低下が挙げられます。

遠隔コミュニケーションの場合、近くにいれば口頭確認で済むような事柄に関しても、メールやチャットツールを使ったコミュニケーションがメインになります。そのため、メールやチャットに気が付かなかった場合、コミュニケーションの速度が低下してしまいます。

速度を維持したコミュニケーションを取りたい場合は、チャット対応時間をあらかじめお互いに決めておく、ビデオミーティングや電話に切り替えるなどの対策が必要です。

2.コミュニティに知識や経験が蓄積されにくい

意外と気づきにくいポイントですが、遠隔コミュニケーションの懸念点として、コミュニティに知識や経験が蓄積されにくくなることも挙げられます。顔を合わせていれば無意識にやっているような、「今日はユーザーに対してこのような対応をしたらうまくいった」「〇〇のような失敗にたいしてはこうした方がよかった」など、ささいなコミュニケーションが発生しづらくなるからです。

これは、共有の時間を意識的に設ける、日々の進捗や業務内容などの簡単な日報を専用チャットに投稿するなどの対策を意識的に行えば解決できます。