ビジネスメールでは、友人と交わすようなメールと違い、ある程度の決められた形式があります。

特にメールの最後に会社名や担当者名を記載する署名は、「誰がこのメールを送ったのか?」を明らかにするだけでなく、連絡先を明記して相手がスムーズにこちらに連絡できるようにする役割があります。

しかし、今までビジネスメールをあまり送ったことのない人は署名に馴染みがなく、どう書いたら良いのかわからないかもしれません。

そこで、ここではビジネスメールの署名テンプレートを紹介します。
幅広く使えるシンプルな署名から個性的な署名までピックアップしたので、コピーして使ってみてください。

ビジネスメール署名の基本

ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は次の通りです。

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者の肩書き
  • 担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • Webサイト等のURL

署名に入れる順番もこの項目の上から順に入れていくのが基本です。
あとは状況に合わせて、固定電話番号を携帯電話番号にする、FAX番号を省略する、お知らせを入れるなどしていくと良いでしょう。

署名作成の注意点

署名を作成したら、まずは自分宛てにメールを送って表示を確認しましょう。
この作業をせずにいきなり相手に送ってしまうと、キレイに表示されず、相手に悪い印象を与えかねません。

  • PCの表示だけでなく、スマホでもキレイに整列して表示されているか
  • 無駄な改行や記号がないか
  • 文字化けしている文字はないか
  • ビジネスに合わない顔文字や過度な装飾はないか

などをチェックします。

また、例えば部署移動した、担当者が変わったなど、情報が変わった際には署名も更新することを忘れないようにしましょう。

自社の魅力を「広く・深く」伝えるならferretの広告

ブランド認知広告を出稿した
効果を見てみる

シンプルなビジネスメール署名テンプレート

ビジネスメールの署名に迷った場合には、シンプルでどんな企業も使いやすい署名テンプレートがおすすめです。
送信する企業だけでなく、受信する相手も選ばないため幅広く活用できます。

───────────────────
株式会社○○○○
○○部
山田 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
───────────────────

こちらは最もシンプルでベーシックな署名テンプレートです。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○○○
───────────────────────────
○○部
山田 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1つ目のテンプレートに変化をつけたい場合は、ラインを使って会社名のみ独立させると見やすくなります。

----------------------------------------------------
株式会社○○○○
○○部
〒000-0000 住所:東京都○○区1-2-3
TEL:03-0000-0000
FAX:03-0000-0000
E-mail: yamada@example.com
URL: http://example.com/
-----------------------------------------------------

自動返信メールなど、担当者がいない場合は担当者名を省略しても構いません。シンプルなラインでもいくつか種類があるので、好みで使ってみましょう。

=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー
 山田 太郎
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

いくつかのラインを組み合わせると、シンプルでありながら他とは違った印象になります。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー
 山田 太郎 / YAMADA TARO
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

波線のラインもシンプルで使いやすい装飾です。また、名前の署名を日本語とローマ字の2つで表記するとおしゃれに見えるうえに、名前の読み方がひと目でわかります。

─────−- -  -            -  - -−─────

 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー
 山田 太郎 / YAMADA TARO

 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/

─────−- -  -            -  - -−─────

あえてラインの中央部に空白を作ることで、署名独特の「詰り感」をなくすことも可能です。

○●----------------------------------------------------●○
  株式会社○○○○ ○○部
  山田 太郎 / YAMADA TARO
  〒000-0000 東京都○○区1-2-3
  TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
  Email: yamada@example.com
  URL: http://example.com/
○●----------------------------------------------------●○

少し柔らかい印象を残したいときは、○などの記号を使ってみましょう。

装飾をつけたビジネスメール署名テンプレート

シンプルなテンプレートでは物足りない場合、装飾をつけた署名テンプレートを使ってみてはいかがでしょうか?

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー
 山田 太郎 / YAMADA TARO
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

ラインではなく記号を並べるだけで、他とは違った印象の署名になります。

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
 株式会社○○○○ ○○部
 山田 太郎 / YAMADA TARO
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
□□□□ TEL: ○03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000 □□□□

上下をラインで囲む必要はなく、上ラインのみや下ラインに情報を入れ込むなどのアレンジも可能です。

┏━━株式会社○○○○━━━━━━┓

○○部 マネージャー
山田 太郎 / YAMADA TARO
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/

┗━━━━━━━━━━━━━━━┛

ラインでカードのような見た目にすると、署名部分を独立させるように見せられます。

∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫
∫∫∫∫∫ 株式会社○○○○ ○○部
∫∫∫∫  山田 太郎 / YAMADA TARO
∫∫∫   〒000-0000 東京都○○区1-2-3
∫∫    TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
∫     Email: yamada@example.com
∫     URL: http://example.com/
∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫∫

記号と空白を使い、こだわったデザインにすることも可能です。

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>★☆★
株式会社○○○○
○○部
山田 太郎 / YAMADA TARO
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>★☆★

動きをつけたいときは「>」を使い、さらに星マークを組み合わせることで印象を変えられます。

+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─
│ 株式会社○○○○ ○○部 マネージャー
│ 山田 太郎 / YAMADA TARO
│ 〒000-0000 東京都○○区1-2-
│ TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
│ Email: yamada@example.com
│ URL: http://example.com/
+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─+─

署名の左側にもラインを入れることで、1枚のカードのように見せることも可能です。

女性向けビジネスメール署名テンプレート

女性をターゲットとしたビジネスをしているのであれば、女性向けのかわいい署名テンプレートもあります。
メールでもちょっとした雰囲気作りができるのでおすすめです。

****************************
株式会社○○○○ ○○部
Yamada Taro
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
****************************

女性の目を引きたいときは「*」が花のように見えるためおすすめです。また、名前をローマ字表記にするのもおしゃれですね。

―――――――――――――――――――――――
株式会社○○○○
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
URL: http://example.com/
Mail:yamada@example.com
―――――――――――――――――――――――

かわいく、シンプルにしたいときのテンプレートはこちら。可能であれば、項目も最低限に抑えてみるのも良いですね。

。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。*゚
株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎 / Yamada Taro
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。゚+。。.。・.。*゚

かわいい装飾で目を引きたいときにおすすめのテンプレートです。

♪∽♪∝♪————————————-♪∽♪∝♪
株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎 / Yamada Taro
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
♪∽♪∝♪————————————-♪∽♪∝♪

「♪」を使ったこのテンプレートもかわいいのでおすすめですが、機種依存文字を使わないように注意しましょう。

゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。

 株式会社○○○○ ○○部
 山田 太郎 / Yamada Taro

 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/

゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。゜。

ラインの縦幅を広く取り、名前と住所の間に空白をことで、見た目に余裕を持った署名になります。

o゚o。o゚o。o゚o。o゚o。o゚o゚o。o゚o。o゚o ゚o。o゚o。o゚

株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎 / Yamada Taro
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com

o゚o。o゚o。o゚o。o゚o。o゚o゚o。o゚o。o゚o ゚o。o゚o。o゚

泡のような装飾は行間が詰まっていると見にくいため、空白を空けて使いましょう。

個性的なビジネスメール署名テンプレート

会社名を目立たせたものや目の錯覚を利用したものなど、個性を感じる署名テンプレートを使ってみるのもいいですね。

■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■

 ┏━━━┓ 株式会社○○○○○○
 ┃\_/┃ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 ┗━━━┛ Mail: yamada@example.com

■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■/■

記号で作ったメールマークのテンプレート。視覚ですぐ認識できる記号やイラストがあると、その部分に視線を流しやすくなります。

—————————————————————
株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎 / Yamada Taro
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
   ∩ ∩  < ご相談はお気軽にどうぞ♪ )
(・×・)—————————————————

シンプルですが、動物の顔文字とコメントを入れてひと味違った署名テンプレートです。

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎 / YAMADA TARO

〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

こちらは、目の錯覚によりブロックが浮き出て見えておもしろいですね。

┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─

 株式会社○○○○ ○○部
 山田 太郎
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/

─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘

こちらも立体感があるため、遠目から目を引きやすくなっています。

┏┏┏ 
┏┏┏ 株式会社○○○○
┏┏┏ URL : http://example.com/
┏┏┏ Mail: yamada@example.com

ラインではなく、横に立体的なチェックボックスが並んだテンプレートです。

┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬──┬─┬─┬─
┴┬ 株式会社○○○○
┴┬ ─NAME─ 山田 太郎 / YAMADA TARO
┬┴ ─TEL─ 03-0000-0000
┴┬ ─MAIL─ yamada@example.com
┬┴ ─URL─ http://example.com/
┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬
─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴

こちらはレンガ風テンプレートで個性を出すことができますね。

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
┏┓
┗■ 株式会社○○○○

山田 太郎 / YAMADA TARO
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

会社名部分にマークをつけることで、自然と目立たせることができるテンプレートです。

英語のビジネスメール署名テンプレート

ビジネスのグローバル化が進んでいる今、英語のメールを送ることもあるでしょう。
そんなときには署名も英語で表記するのがポイントです。
英語の署名方法もご紹介します。

───────────────────
Yuki Rikunami
Sales Department
○○○○ Co., Ltd.
123 Shinjuku-ku, Tokyo 000-0000, Japan
Email: yamada@example.com
Tel: 03-0000-0000
Fax: 03-0000-0000
URL: http://example.com/
───────────────────

英語ビジネスメールの署名は、日本語とは順番が異なります。
最初に名前、その人の肩書き、会社名、住所…と続いていく形です。

また、住所の表記順も変わるので注意しましょう。
英語では「狭い範囲から拡大していく」イメージで、番地、建物名、区域名、県名の順番です。
国外に送信する場合は、郵便番号の後に「Japan」を入れるのを忘れないようにしましょう。

英語ビジネスメールの「署名欄」の正しい書き方・デザイン・フォーマット

ビジネスメール署名を有効活用したテンプレート

ビジネスメール署名の欄を有効活用したテンプレートも紹介します。

----------------*-------------
株式会社○○○○ ○○部
 山田 太郎
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
──────────────────────────────
<夏季休業のお知らせ>
誠に勝手ながら○月○日~○日は夏季休業とさせていただきます。
メールでのお問い合わせは受け付けておりますが
ご返信は○月○日以降となります。
何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
----------------*-------------

会社からのお知らせを署名欄に入れたテンプレートです。基本情報と分けるために、間にラインを引いてわかりやすくしましょう。

──────────────────────────────
★☆新商品や新サービスについて☆★
5/1より、新商品「○○○○」を発売します。
商品の詳細は、こちらをご参照ください。
http://xxxxxxx.co.jp/xxxxxxx/index.html
**********************
株式会社○○○○ ○○部
 山田 太郎
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
 Email: yamada@example.com
 URL: http://example.com/
──────────────────────────────

休業のお知らせの他に、新商品販売のお知らせなどを入れる方法もあります。入れる部分は基本情報の上下どちらでもかまいません。

------------------------------------------
株式会社○○○○ ○○部
山田 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada@example.com
URL: http://example.com/

●間も無く新サービス開始!
来年より、新サービスのリリースを開始します。
ご興味のある方はこちらをご覧ください。
http://xxxxxxx.co.jp/xxxxxxx/

●休業日の案内
12/28(金)~1/6(日)は、年末年始休業となります。
いただいたメールの返信は1/7(水)以降となるのでご注意ください。
------------------------------------------

複数の情報を署名欄に入れる際には、基本情報の邪魔にならないように下方に並べるのがおすすめです。

まとめ

ここで紹介したビジネスメール署名は、コピーして各項目を編集するだけで利用できます。
しかも、一度作れば更新がない限り何度も作る必要はありません。

メールの署名機能や文字の辞書登録などの機能を用いて、いつでもすぐに署名が呼び出せる状態にしておきましょう!

合わせてチェック

新社会人の時間管理に欠かせないChrome拡張機能7選

新社会人の時間管理に欠かせないChrome拡張機能7選

社会人として働いていく上で日々の時間管理は欠かせません。「納期はいつまでなのか?」「今残っているタスクはどれくらいあるのか?」「何時間デスクに向かえているか?」など。限られた時間をどう使えるかで、1日の過ごし方が変わってきます。とくに出勤が必要な職種だと週5日で8時間以上、また仕事の納期が迫っていたら規定の時間の他にも残業も発生するでしょう。1日の1/3以上もの時間を仕事に費やす必要があるので、仕事以外のプライベートの時間も確保したいなら仕事は早く終わらせなければなりません。そこで今回は、時間管理を習慣化させるChrome拡張機能を7つ紹介します。残業をせずとも定時に帰れるようにしたいという方や作業にかける時間を少しでも効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

Googleドキュメントの基本的な使い方と覚えておきたい裏ワザ

Googleドキュメントの基本的な使い方と覚えておきたい裏ワザ

リモートワークやWeb上でのやり取りが増えるのに伴い、仕事でGoogleドキュメントを利用する人も増加しています。文書作成ソフトの代表格であるWordと違うのは、クラウド上に文書を保存し、簡単にチーム内で共有したり、作成者以外が編集を加えたりできること。今回はそんなGoogleドキュメントの基本的な使い方と、仕事や文書作成を効率化する裏ワザをご紹介します。

【新社会人向け】給与アップにもつながる!?情報収集に役立つツール8選

【新社会人向け】給与アップにもつながる!?情報収集に役立つツール8選

これから社会人として働いていくにあたって、日々の情報収集は欠かせません。世間で今注目されている物事・業界の動きを追うことで、プレゼン資料の作り方や他社への営業方法などのビジネススキルに役立つからです。仕事をいち早く覚えるためにはもちろん、収入を少しでも上げたいなら、情報を駆使して自身のスキルアップを図っていく必要があります。そこで今回は、これから新社会人が活躍していくにあたって、情報収集に役立つWebサイト・Webサービス・アプリなどを8つ紹介します。日々の情報収集のやり方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。