イベントを開催するにあたっては、当日の運営はもちろん、事前の告知や参加者の問い合わせ対応など、やらなければならない仕事が数多くあります。

限られた人員で運営をする場合も多く、時間や手間をかけずにイベントを成功させたいところです。

今回は、「formrun」を手がける株式会社ベーシック提供のもと、告知から集客、参加者の管理まで、イベントの運営にあたって役立つサービスを5つ紹介します。

イベント運営を効率化するツール5選

1. formrun

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無料で使えるメールフォームと顧客管理 | formrun (フォームラン)

利用料金:無料

formrunは参加者を募集するためのフォームの作成から、問い合わせ対応、参加者の管理まで一貫して実施できるツールです。あらかじめイベント用のテンプレートが用意されているので、必要な選択項目をワンクリックで追加するだけで募集フォームを作成できます。

問い合わせは「カンバン方式」と呼ばれる表示形式で直感的に管理することができ、Slackなどのコミュニケーションツールと連携することでチームでの対応・管理がしやすくなる点が特徴です。

また、バリデーション(入力値チェック)や郵便番号の入力によるオートフィル機能もついているので、申し込みをする人から見ても使いやすいフォームと言えるでしょう。

参考:
「情報登録が面倒」で62.8%の人がフォーム離脱?!フォーム作成の3つのポイント|ferret [フェレット]

2. 楽らく受付くん

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楽らく受付くん

利用料金:13,000円

楽らく受付くんは申し込み受付の手間をなくすためのクラウドサービスです。

フォームの作成から、お問い合わせ対応までをツールの中で完結でき、期間や定員といった条件により募集の管理ができます。

またオプションとしてランディングページの作成やチラシやポスターの制作も依頼することができるので、オンラインだけでなくオフラインでの集客を考えている方におすすめです。

3. EventCreate(イベントクリエイト)

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EventCreate[イベントクリエイト]セミナー・イベントの運営管理システム

利用料金:要相談

EventCreateは告知用のホームページの作成から、来場者の受付、アンケートまでを網羅する法人向けのイベント運営ツールです。

参加申し込み用のeチケット(メールチケット)の作成やQRコードによる受付管理、来場時刻の記録など、イベント運営をサポートする本格的な機能が揃っているので、セミナーを定期開催されている企業は検討してみてもよいでしょう。

4. Peatix

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Peatix (ピーティックス)

利用料金:無料イベントの場合 無料
有料イベントの場合 4.9%の手数料と 99円 / チケット1枚

Peatixは事前の審査不要でイベントのチケットを販売することができるサービスです。イベントの告知はもちろん、申し込み状況の確認、参加者とのコミュニケーション、参加費の事前決済まで完結します。

有料のオプションプランではターゲッティングをして効果的にイベントの告知をしたり、イベント・セミナー開催に関する管理や運営をお任せしたりすることが可能です。

5. EventRegist

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EventRegist(イベントレジスト) - イベレジで簡単イベント作成!

利用料金:無料イベント 無料
有料イベント チケット販売手数料 販売額の8%

EventRegistはイベントページの作成、事前決済や申し込み、 参加者の管理などができるクラウド型ツールです。FacebookやTwitterなどのソーシャルメディアとの連携やアプリでの運用に強いサービスで、有料で使えるオプション機能が充実しています。

抽選チケットの発行やタイムテーブルの設定、イベント資料の限定配布など、主催者側のかゆいところに手が届くサービスです。

まとめ:参加者の管理もツールを使えば簡単に

イベントの実施にあたって、時間を取られてしまうのが参加者やお問い合わせをしてくれたユーザーの管理です。

対応の遅れや漏れがあると、イベントが始まる前に参加者の満足度を低下させてしまったり、クレームに発展してしまったりと、思わぬ事態を招いてしまう恐れがあります。

定期的にイベントを開催するのであれば、本格的なイベント管理ツールを導入するべきですが、スポット的に実施する場合でも、ツールを使うことで時間や手間を大幅に削減できるでしょう。