経費精算とは？よくある悩みからシステム選びまでポイントをご紹介

経費精算とは

まずは経費精算について整理します。

経費精算とは、企業が事業活動をする上で従業員が立て替えた費用を払い戻すことを言います。経費とは事業上必要な費用であり、計上することで節税にもつながります。しかし、企業が認めている支払いのみが対象になるため、従業員が何でも勝手に経費にできるわけではありません。

出張や外勤時の交通費、会議目的である飲食代、事務用品など仕事をする上で必要なものが経費として認められます。外勤が多い従業員は経費を立て替える機会が多く、経費精算を行うことも多くなりがちです。また、支払いの際に、現金を使用する場合や会社名義の法人向けクレジットカードを使う場合もあり、経費精算には様々なケースが生じています。

このように経費内容の確認や精算方法など複雑さが伴う経費精算は、経費計上による節税効果が期待できるメリットもありますが、誤った計上をしてしまう恐れもあります。ミスにより税務署からの指摘が入ることで、重加算税を支払わなくてはならない可能性があります。経費精算は正しい知識を持って、正確な処理をすることが大切です。

経費精算のプロセス

では、経費精算とは具体的にどのようにすべきなのでしょうか。以下の3つはよくあるパターンです。

従業員が立て替えをした際、領収書をもらい後ほど精算する
会社が従業員に仮払いを行い、経費を使った際の領収書とともに後日精算する
法人用のクレジットカードを従業員が持ち、カードで支払いをする

従業員が現金の立て替えや仮払いをした上で経費を使った場合、経費精算の際に経費精算書などの申請書を作成することになります。

システムを導入していない場合は、手書きで作成するか、エクセルで作成したフォーマットに入力するといったプロセスが発生します。その後、経理担当者が会計ソフトに登録し、上長の承認を得て経費精算が完了するという流れが多いでしょう。

このようにアナログ作業を含む経費精算は、支払いした従業員一人の作業ではなく、経理担当など処理に関係する人たちのタスクが生じます。

よくある経費精算の悩み

前述のように経費精算業務が十分にIT化されていない場合、関係する従業員に作業負担が発生します。具体的にどのようなことで困るケースが多いのかを紹介します。似た課題が自社でも発生している可能性がありますのでチェックしてみましょう。

月末など決まった時期に精算が集中する

経費精算の月次締切日を決めていると、締切付近に申請が集中し、精算作業にかかる時間負担が大きくなってしまう場合があります。経理担当が少人数で対応する場合、他の業務への影響も生じてしまうこともあります。

ミスが起こりやすい

従業員が作成した経費精算書に基づいて、経理担当者が会計ソフトに入力する場合、紙を見ながら入力するといった作業が発生します。その際、入力ミスが発生してしまう可能性があり細心の注意が必要です。

人件費の負担が大きい

経費精算が多いと経理担当者に残業が生じることもあるでしょう。また、人員増加など人件費が膨らんでしまう場合もあります。経費精算に関する入力業務は集中して頑張ったからといって単純に作業時間を短縮できるものではありません。

経費精算書などの保管が面倒

紙を使用して経費精算を申請する場合、経費精算書などの紙書類の保管が発生します。企業規模が大きい場合、保管場所の確保はもちろん、どこに何があるといった収納の管理にも手間がかかってしまいます。

経費精算の業務負担を軽減するには

経費精算にかかる業務負担を軽減するには、専門サービスを利用することもできます。外部の力を使うことで、これまで抱えていた課題解決のきっかけになる可能性があります。外部サービスの利用はコストがかかりますが、それに見合うメリットが期待できます。

アウトソーシングを利用する

経理業務を丸ごと任せられるアウトソーシングサービスや、経費精算のみを委託するサービスがあります。専門に業務を行っている企業であれば、安心して任せられます。また、専門企業と付き合うことで、これまで自社だけではわからなかった効率的な運用方法を知るなどのメリットも期待できます。

経費精算システムを利用する

経費精算システムを導入すれば、社内だけで業務負担を軽減できます。データの一元管理をはじめ、社内整備ができるなど導入メリットが大きいのも特徴です。しっかり使いこなすことができるようになれば、長期的にも高いコストパフォーマンスを発揮し、自社の経理部門をサポートできるでしょう。

コンサルティングを利用する

業務に無駄なプロセスがないかコンサルタントに相談するのも一つの手段です。作業負担を直接的に軽減するサービスではありませんが、自社のみでは思いつかなかったノウハウを持って効率化ができる可能性があります。困っていることを相談できるので、広い範囲でメリットが得られる可能性があります。

派遣社員を利用する

経費精算のためだけではなく、繁忙期で人手が足りなくなった際の人員確保として派遣社員を利用するのも一つの手段です。効率化というより対処と言えるかもしれませんが、時期的な要因もあり業務がオーバーフローする場合は、従業員を増員するよりコストメリットがあるでしょう。

業務負担を軽減できる！電子帳簿保存法について

経費精算を効率化するための方法に「電子帳簿保存法」という法律があります。一見難しそうな名称ですが、内容は実にシンプルです。

領収書や見積書などを含む国税関係帳簿書類を電子化して保存することを認めるというものです。対応することでペーパーレス化にもつながり、管理もしやすくなります。電子化にあたっては、スキャナだけではなく、スマートフォンやデジタルカメラによる撮影も認められており自由度が高いです。

もちろん、電子帳簿保存法により、経費精算の処理工数が大幅に減るということではありませんが、管理の負担が減るメリットは大きいでしょう。経費精算システムにも電子帳簿保存法に対応しているものがあります。

システムの良いところは、法改正に対応している点です。電子帳簿保存法は1998年の施行後にも何度か要件を緩和しています。このような法改正に人間が対応し業務を変更するのは大変なことですので、システムを活用したいところです。

経費精算システム市場の背景

経費精算にかかる業務負担を軽減するために活用できる外部の専門サービスの中でも、経費精算システムは関連業務とのシステム連動など経費精算の枠に留まらない導入効果が期待できます。

システム開発は多くの場合、非効率な作業の改善など「現場からのニーズ」が製品やサービスとなり市場に登場しています。経費精算においても例外ではなく、手書きの申請書やエクセルを使った経費精算の非効率さや、担当者の業務負担の大きさに対処すべく登場しています。

経費精算のようなバックオフィス関連のシステムは、コスト削減効果が明確なものが多く、営業支援システム等と比べて成果がわかりやすいことが特徴です。企業のIT化は、特にバックオフィス関連のシステムで促進されています。

昨今の経費精算システムは、企業努力の賜物とも言える様々な機能を有するようになりました。ICカードと連携することで、履歴データから交通費データを読み取り経費精算を申請できる機能や、スマートフォンに搭載しているカメラによる領収書のデータ読み込みなどが一部の例です。

また、機能面だけではなく、利用コストやセキュリティ、サポート体制など、ユーザーが安心して使えるように整備されたシステムが増えています。経費精算はどの会社でも必要な業務であるため、システム開発を担う会社にとっても自社の経験を活かしやすいでしょう。経費精算の課題を解決できる機能を搭載したサービスは、これからさらに磨きがかかるのではないでしょうか。

経費精算システムを導入して実現できること

経理担当者の業務効率化を実現できる

従業員が経費精算のために申請書を作成し、経理担当者が会計ソフトに入力するといった流れの場合、経費精算システムが会計ソフトと連動することで、仕訳作業まで自動化することができ便利です。経理担当者が領収書を入力する必要がなく、従業員が実施することで工数の大きな削減が可能です。

従業員の手間を軽減できる

従業員には本来の業務に集中してもらい、経費精算に手間をかけさせたくありません。レシートの読み込み機能でスムーズな精算申請ができるシステムや、利用端末がPCでもスマートフォンでも対応できるマルチデバイス仕様であれば、効率の良い精算が可能になります。システムへの入力もスムーズにできるように配慮されていることで、さらにスピーディな精算申請ができます。

人件費を削減できる

経費精算のために必要となる作業量が減ることで、対応するスタッフの工数を削減できます。そのため、人件費を抑えることにつながります。また、新しい経理担当者が業務知識や処理方法の習得にかかる期間、育成期間などにより間接的に発生する人件費の削減にもつながります。

業務のミスや漏れがなくなる

自動計算によるミスの防止や、精算の流れがシステム化されていることにより作業漏れを防止できます。業務経験の浅い担当者でも、高い精度で業務を進められるため安心です。

不正を防止できる

交通費の精算にあたり利用経路を確認できるシステムであれば、従業員が申請した交通手段や交通費が適切かどうかチェックできます。故意に金額が高い移動ルートを申請するといった不正防止にも役立ちます。

支店の経費精算を一元管理できる

離れたところに複数の支店を持つ企業であっても経費精算に関するデータを一元管理できれば、それぞれの支店から本部にデータを集約できるので便利です。全拠点のデータをリアルタイムで確認できるなど、管理上の効率の良さも魅力です。

ペーパーレス化ができる

インターネット上で経費精算が可能になるため、申請書等の紙の出力をする必要がなくなります。紙の購入にかかるコストはもちろん、保管場所の確保し続ける手間がなくなり大変便利です。ペーパーレス化は長期的な視点で見ると効果の大きさを想定することができるしょう。

経費精算の進捗管理が楽になる

経費精算の承認状況を把握できる機能があれば、残務に関するボリュームの確認はもちろん、滞っている承認への打診を行うことも可能です。管理業務の精度を高めることで、作業漏れや二度手間の防止にもつながります。

経費精算システムを導入する際に気をつけること

システムの操作が苦手な担当者は使えない場合がある

誰にでもわかりやすいインターフェースを搭載し、スムーズに処理を進められるシステムが多いものの、もともとシステムに対し苦手意識がある担当者の場合、操作の理解が遅い場合があります。導入時に使用に対するハードルを高くしてしまわないよう勉強会をするなど、支援する体制を構築しておくと良いでしょう。サポート体制が手厚いサービスを選定することも大切です。

コスト高になってしまう場合がある

自社にとって無理のない利用料のシステムを導入しなければ、負担になってしまう場合があります。月々の利用料だけではなく、初期費用や最低契約期間などコストに関するすべてのことを導入前に正確に把握しておきましょう。高度な機能が多数搭載されていて利用料が高い場合は、本当にその機能が自社にとって必要なのか検討しましょう。

担当者の業務知識が深まらない場合がある

システムによる処理は、経験があまり豊富ではない担当者でも業務を高い精度で進められるメリットがあります。しかし、その反面、担当者が常に業務スキルを磨かなくても必要な処理ができてしまい、知識が深まらない可能性があります。システム化できていても、作業の詳細や意味まで身につけるための育成は不可欠でしょう。

自社にサーバーを設置する場合、管理人員が必要

自社にサーバーを設置し、システム管理に関して知識のあるスタッフを用意する必要があります。サーバーの準備にかかる費用に加え、人件費が必要です。万が一のトラブルへの対処も行う必要があるため、余裕を持ったコスト計画が必要となります。また、システム担当は誰でもよいわけではないため、知識のある人材の確保も大切です。

災害などのトラブルによりシステムが使えなくなる場合がある

クラウドシステムは非常に高い稼働率のもと運用されており、基本的にあまり心配はありませんが、天災などにより、突如、システムが使えなくなってしまう事態に陥ることまったくないとは言えません。万が一、そのようなトラブルが発生したとしても、経費精算が行える準備はしておいた方がリスクヘッジとして有効でしょう。

従業員にシステムの利用方法を教えなければいけない

従業員が入社すると、経費精算の方法を教える必要が生じます。迷わず操作できるよう配慮されたシステムが多数ありますが、それでも最小限の指導は必要になります。社内の仕組みを構築し、新しい従業員がスムーズに経費精算をできるようにすると良いでしょう。

経費精算システムの選定ポイント

経費精算システムには、様々な特徴を持ったサービスがたくさんあります。数あるサービスの中から、どのような方法でシステムを選択して良いのか迷ってしまう場合もあるでしょう。ここでは、どのような視点で経費精算システムを比較し、自社にぴったりのサービスを選定すれば良いのかポイントをご紹介します。

自社に必要な機能を搭載しているか

最も重要なことは、自社の課題を解決できる機能を搭載しているかです。必要な機能を明確にし、その機能を搭載しているシステムに候補を絞り込むことからはじめましょう。機能の名称だけ見ても、実際の機能が同一ではない可能性があります。ヒアリングや実際に操作し確認することが大切です。

年間コストを比較する

導入から一年間のコストを比較してみましょう。初期費用や必要な設備も忘れずに加算しなければいけません。また、ユーザー数に応じて利用料が異なるなど、事業規模が大きくなった場合も想定して比較をしておくことも必要と言えるでしょう。

操作性を比較する

いつも使うシステムにおいて操作性の良さは非常に重要です。使い勝手が悪いと積極的に利用しにくくなってしまい、せっかくシステムを導入した意味がありません。ユーザーインターフェースのわかりやすさの比較はもちろんですが、もし試用ができるなら、操作時のレスポンスの良さなど、様々な視点で比較しましょう。

契約内容、利用規約を比較する

最低契約期間や免責事項などシステムの利用契約には、様々な内容が盛り込まれています。自社にとって重要なデータを取り扱うシステムですので、万が一のトラブルが発生したときの責任など、細かくチェックしておきましょう。

自社のセキュリティポリシーに合致するか

自社にとって大切なデータを取り扱うシステムです。データの管理にあたり、自社が納得できるセキュリティ対策のもとデータを保護しているのかが重要です。具体的にどのようなセキュリティ対策を施して運用しているのか確認し、セキュリティレベルが自社のポリシーを満たしているのか確認するようにしましょう。24時間365日の運用監視体制やデータ通信の暗号化、ファイアウォールの設置など、サービスにより様々な体制を構築しています。

システム連携について確認する

現在自社で使用しているシステムと連動できれば、より業務負担を軽減し、システム導入のメリットを感じられるでしょう。経理システムと連携することで、経理の申請から仕訳データの作成までスムーズに行えるなど便利です。自社の既存システムとの連携が可能か確認しましょう。

サポート体制が充実しているかを確認する

操作方法に困ることが生じた場合や、万が一のトラブル発生など、気軽にサポートに問い合わせできると心強いでしょう。サポート窓口の営業時間の確認のほか、サポート方法についてチェックしましょう。電話やメール、チャットなど選択肢が多いと使いやすいでしょう。また、サポートに頼るほどでもなく、ヘルプ機能で解決できる場合もあるので、ヘルプの充実も大切と言えます。

経費精算システムの導入事例

経費精算システムを導入して効果を得られた事例をいくつかご紹介します。事例の中に自社と同じ悩みを解決したものがあれば参考になるでしょう。また、ここでご紹介する以外にも各サービスのオフィシャルホームページには様々な業種の事例がありますので、自社と同業界のものを参考するのも良いでしょう。

事例1:レシートポスト

画像引用：レシートポスト

経費精算に時間がかかってしまうのが課題であり、効率化ために経費精算システムを導入しています。経理担当が専門性の高い別の業務にかける時間を増やせるように改善できています。ITをできるだけ活用するスタンスが成功へと導いている例です。

事例2:MFクラウド

画像引用：MFクラウド

従業員がエクセルに入力した申請書を、経理担当者が会計ソフトに登録していた例です。紙を利用した運用の負担を軽減するためにシステム導入を行い、業務負担の軽減に成功しています。導入時の教育コストもほとんどかけずに済んでいます。

事例3:Keihi

Keihi
画像引用：Keihi

店舗ごとの経費精算をシステム化することにより、現金を持ち運ぶ負担を解消し安全かつスムーズに処理できるように改善しています。経費精算にかかる人件費の削減も実現しています。

進化を続ける経費精算システムの機能

数多くの経費精算システムが登場するにあたり、開発企業の競争も激しさを見せています。各社ともサービスの特徴に磨きをかけ、優れた機能を搭載しています。搭載していると便利な機能をいくつかご紹介します。

外国語対応している

日本語以外の言語に対応することで、外国人の従業員を雇用している場合に役に立ちます。マスターの名称も外国語登録できれば、より使いやすさが向上します。

ICカードリーダーを利用できる

SuicaやPASMOなどの各種ICカードのデータをスマートフォンのICカードリーダーアプリを使って読み取ることが可能です。スピーディーなデータ処理が可能になります。

振込データを作成できる

従業員への精算金額の支払いのために必要な振込データを自動作成できると、振込作業にかかる工数を削減できます。

OCRでレシートの内容を読み取れる

レシートを見ながらの入力作業は手間がかかるだけではなく、ミスをしてしまう可能性があります。OCR機能があれば、スマートフォンで写真を撮るだけで、データを自動で読み込みできます。

予実管理ができる

経費精算以外の機能を有するシステムは多くありますが、予実管理を搭載していれば、実績データと比較することで、自社のコスト状況を素早く把握し適切な判断が可能になるでしょう。

海外出張に対応している

外貨の精算にも対応していると海外出張のある従業員の経費精算に便利です。為替レートなど税率など面倒な計算をシステムにより対処できると便利です。

専用アプリがある

スマートフォンへの対応にあたり専用アプリを用意しているシステムもあります。プッシュ通知が可能など、ブラウザによる対応よりも便利に使用できます。

クラウドとオンプレミスの特徴

経費精算にかかわらずITサービスは、クラウドとオンプレミスのいずれかによりサービスを提供しています。クラウドはインターネットを利用してサービスを提供する形式です。ブラウザを利用することでサービスを受けることができます。サービス上で作成したデータはサービス提供元のサーバーに保存されます。これに対して、オンプレミスとは、ユーザーが自社内にサーバーを設置しネットワーク経由でサービスを利用するものです。

セキュリティにおいては、クラウドよりも自社にサーバーを置き、自社のポリシーに基づいたセキュアな環境を構築できるオンプレミスが有利です。しかしながら、オンプレミスはサーバー導入のコストや、自社内に管理人員を置くコストなど、予算が高額になりがちなのがネックと言えます。

クラウドの場合は導入コストおよびランニングコストを抑えることができるものの、データの管理はサービス提供元が利用するデータセンターのセキュリティレベルが大切です。どちらもメリットとデメリットを有しており、自社にとっての優先度を考慮して選択すると良いでしょう。

まとめ

今回ご紹介したように経費精算はどの会社でも発生する業務ですが、企業規模が大きくなるほど、処理にかかる負担が大きくなります。経費の使用頻度の高い従業員が多い場合、経理担当者の負担はとても大きくなります。従業員にしても、経費精算に手間がかかると、本来の自分の業務にあてる時間を削ることになってしまいます。営業で外勤の多い従業員が、経費精算のために帰社しなければいけないとすれば、実に非効率と言えます。

また、事例でもご紹介させていただいたように、経費精算システムの導入効果は、これまで紙やエクセルを使用していた企業にとって大きな業務改善につながることが多いでしょう。その背景には自社にふさわしい経費精算システムの選択があり、この記事でピックアップしたことをはじめ、様々な角度からの検討が必要です。

この中でも、最も大切なことは、自社の業務を見つめ直すことです。課題が明確になると必要とする機能が明確になり、導入候補となるシステムを絞り込むことができます。そして、コストや操作性などの様々な比較ポイントに優先順位をつけ、自社に最適な経費精算システムを導き出しましょう。

経費精算システムの導入により、経理担当の業務負担が軽減することで、あらたな業務に励む時間ができることでしょう。企業経営はスピードが重要です。バックオフィスを強化し、事業発展を強力に進めましょう。