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カメラやマイクからの映像・音声によって、遠隔でもスムーズにコミュニケーションが取れるテレビ会議・Web会議システムですが、この2つのシステムに違いがあることをご存知でしょうか?

今回は、これからテレビ会議・Web会議システムの導入をお考えの方のために、テレビ会議とWeb会議システムの違いや種類、基本機能、選び方のポイントについて紹介します。

これからテレビ会議・Web会議システムを導入されている方にとっても参考になる情報ばかりです。ぜひご覧ください。

テレビ会議・Web会議システムの違い

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テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、ハードウェアを使用した会議システムです。

専用端末や回線が必要なため、それらを設置する会議室が必要となります。

映像や音声が高品質かつ安定しやすく、多人数による打ち合わせや会議に適しています。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、ソフトウェアを使用する会議システムです。

インターネット環境があれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で簡単に利用できるため、テレビ会議システムより導入・運用コストが抑えられます。

場所を問わず気軽にコミュニケーションが取れるため、少人数での打ち合わせや会議に適しています。

テレビ会議・Web会議システムの種類

クラウド型

テレビ会議・Web会議システムは主に、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分かれています。

クラウド型は、外部サーバーを利用するタイプで、インターネット環境があれば時間や場所を問わず利用することができます。

外出中の社員との打ち合わせや、取引先との会議など、社外とも接続しやすいというメリットがあります。

また、システムの管理やアップデートは利用するサービス会社に任せることができるため、社内に専任の管理者がいなくても快適に運用できます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内に専用のサーバーを設置して利用するタイプです。

テレビ会議・Web会議システムを自社で構築・運用することによって情報漏洩などを防げるため、セキュリティ面で有利だと言えます。

また、接続の設定を社内で行えるため、インターネットを利用するクラウド型より、安定した接続が期待できます。

テレビ会議・Web会議システムの基本機能

音声・映像による通話機能

テレビ会議・Web会議システムには、音声や映像による通話機能が搭載されています。

実際に直接会って話しているかのような、リアルタイムな対面コミュニケーションが可能のため、文章だけではわかりにくい情報や感情なども、より正確に伝えることができます。

画面共有機能

テレビ会議・Web会議システムには、会議中にPCなどの端末に表示されている画面を共有できる機能があるサービスもあります。

音声での説明だけでは、資料のどこを指しているのかがわからない、イメージしにくいといった問題が発生しがちですが、人の動きだけでなく同じ資料を同じタイミングで閲覧・編集できれば、より理解度を高めることが可能です。

録画機能

テレビ会議・Web会議システムには、会議の様子を動画データで残せる録画機能も搭載されてるサービスもあります。

会議の度に議事録を作成しているという企業も多いと思いますが、会議の時間や内容によっては作成する手間や負担が気がかりです。さらに、会議を欠席した社員が議事録の文章だけで内容を正しく理解するには限界があります。

録画機能によって会議の様子を視覚的に残して共有することで、より正確な周知が実現できます。

セキュリティ機能

会議中の会話や共有資料などが外部に漏洩することを防ぐための、セキュリティ機能もテレビ会議・Web会議システムの基本機能の1つです。

インターネット回線などを介しての接続は、情報漏洩の危険性が考えられます。

具体的には、通信の暗号化や入室パスワード設定、IPアドレス指定、端末認証などのセキュリティ機能が搭載されているテレビ会議・Web会議システムが多いです。

テレビ会議・Web会議システムの導入が必要なケース

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まずは、テレビ会議・Web会議システムの導入が必要なケースを3つ紹介します。現在抱えている課題と照らし合わせながらご覧ください。

【課題1】拠点が分かれており、会議を実施するたびに時間やコストがかかる

本店や支店、日本や海外といったように拠点が複数に分かれている企業は、会議を実施するたびにメンバーが集まるための移動時間や費用がかかります。

企業の規模が大きければ大きいほど時間やコストが膨らみ、思うように会議を実施できないという状況に陥ることも。

また、複数拠点に限らず、会議室の確保やスケジュールの調整においても時間やコストが負担となっているケースもあります。

【課題2】社内の意思決定に時間がかかりがち

社内の意思決定は、現状の課題や今後の施策といった情報を共有し、意見を出し合いながら進められますが、そのためには会議の実施が必要不可欠です。

しかし、先ほど述べたような時間やコストの問題から、小まめに会議を実施できずに意思決定まで時間がかかるというケースも少なくありません。

【課題3】部署間や拠点間でのコミュニケーションが不足している

物理的に距離が離れていると、対面・非対面に限らず、積極的なコミュニケーションを図ることは難しいです。

特に、部署ごとでフロアや建物が分かれている企業や海外に拠点を持つ企業などは、普段顔を合わせる機会が少なく、さらにコミュニケーション不足を加速させてしまう可能性が高いです。

テレビ会議・Web会議システムの導入で解決できること

会議実施におけるコストを削減できる

テレビ会議・Web会議システムの導入によって、会議を実施する際にかかるコストを削減することができます。

多拠点との会議が実施しやすくなるため、長距離の移動や宿泊が伴う出張の機会を減らせます。

また、会議の手配や参加にかかる人件費の削減にもつながります。

正確かつ迅速な意思決定が実現できる

気軽に会議が実施しやすくなることで、社内の意思決定にも良い影響をもたらします。

メールや資料のみでのやり取りでは認識のずれが発生しやすいですが、テレビ会議・Web会議システムを利用すれば資料を閲覧しながら説明できるため、情報をより正しく伝えられます。

正しい情報を時間をかけずに伝えることで、迅速な意思決定が実現できるでしょう。

社内コミュニケーションを活発化できる

テレビ会議・Web会議システムは、社内のコミュニケーションをより活性化させることができます。

電話やメール、チャットなど、会話する手段は他にもありますが、対面の方がお互いの感情が伝わりやすく、会話も弾みます。

直接顔を合わせて話すことで心の距離感が縮まり、遠隔でも仕事が進めやすくなるというメリットもあります。

複数拠点との情報共有・コミュニケーション手段として有効

複数拠点との情報共有・コミュニケーション手段として有効

以上のことから、テレビ会議・Web会議システムの有効性は、複数拠点との情報共有やコミュニケーションの円滑・活発化にあると言えます。

日本国内はもちろん、海外拠点とのやり取りにも最適です。

社内での情報共有がスムーズにいかない、コミュニケーション不足を感じるといった悩みを抱えている場合は、テレビ会議・Web会議システムの導入が解決の糸口となるでしょう。

テレビ会議・Web会議システムのデメリット

テレビ会議・Web会議システムの必要性や有効性をお伝えしてきましたが、デメリットがあることも忘れてはいけません。
こちらでは、主なデメリットを3つ紹介します。

カメラやマイクの性能によっては、参加人数に限界がある

テレビ会議・Web会議システムは、映像と音声を届けるカメラとマイクが命です。

機器の性能によって、カメラで映せる範囲や声を拾える範囲が異なるため、会議の規模に適した機器を導入しないと、スムーズな会議を実施するのは難しいでしょう。

インターネット環境によっては、通話が不安定になることも

インターネット環境で利用するテレビ会議・Web会議システムは、回線の状況に左右されやすいというデメリットがあります。

不安定な環境で会議を行っても、つながりにくい、映像や音声が途切れてスムーズにやり取りできないなど、ムダな時間が発生してしまいます。

その場の雰囲気が伝わりにくい

テレビ会議・Web会議システムは、人数が増えれば増えるほど、全体の雰囲気が伝わりにくいことがあります。

カメラやマイクの数を増やす、位置を工夫する、性能の高い機器を導入するなど、会議の様子が伝わりやすい環境を整えることが大事だと言えるでしょう。

テレビ会議・Web会議システムの比較ポイント

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1.導入しやすいか

テレビ会議・Web会議システムを比較するにあたって、導入のしやすさは極めて重要な比較ポイントです。

カメラやマイクなどの専用機器が必要なテレビ会議・Web会議システムの場合、社内で使えるようになるまでに費用や時間がかかってしまうため、抱えている問題がさらに深刻化してしまう可能性があります。

そのような状況を避けるためにも、初期費用が無料、パソコンやスマートフォンなどに専用ソフトをインストールするだけで導入できる、インターネット環境さえあればすぐに利用できるなど、手軽に導入できるテレビ会議・Web会議システムを選ぶことをおすすめします。

2.長期的に利用しやすい料金設定か

テレビ会議・Web会議システムの導入時には初期費用に注目してしまいがちですが、長期的にみて利用しやすい料金設定かどうかもしっかり確認しておきましょう。

月々の利用料金はもちろん、導入後に接続拠点や利用人数を増やすなどを仮定した際にかかる費用も確認しておくと安心です。

また、テレビ会議・Web会議システムの料金体系には、使った分だけ料金が発生する「従量課金制」と、利用状況に関係なく一定の料金が発生する「定額制」の2種類があります。

必要な時に必要なだけ利用したい場合には従量課金制、利用頻度や利用量が多い場合には定額制といったように、自社に合わせた選択が大切です。

3.映像や音声の品質が良いか

映像や音声の品質の良さは、テレビ会議・Web会議システムを快適に利用できるかを左右する重要なポイントです。

映像の品質は主に、解像度やfpsなどの数値で判断します。
解像度は鮮明さ、fpsは滑らかさに影響するため、できるだけ数値の高いテレビ会議・Web会議システムを選ぶと良いでしょう。

音声に関しては、ノイズやエコー、ハウリングを制御できるかどうか、安定した音声を届けられる出力調整ができるかどうかなどが比較ポイントとなります。

4.共有機能が充実しているか

テレビ会議・Web会議は、パソコンの操作画面や資料などを共有しながら行うことで、より正確な情報を届けることができます。

テレビ会議システムの場合はパソコン画面の共有機能のみであることが多いですが、Web会議システムの場合は接続先から資料データに入力できる共有機能が搭載されているものもあります。

サービスによっては追加料金が発生することがあるため、その点も注意して選ぶようにしましょう。

5.充分なセキュリティを確保できるか

テレビ会議・Web会議システムを選ぶ際は、いかに会議参加者が安心して社内の情報を共有できるかというセキュリティの点も考慮する必要があります。

特に、インターネットを介する場合には情報漏洩の危険性が高まるため、通信の暗号化やテレビ会議・Web会議への入室パスワード設定、IPアドレス指定、端末認証など、充分なセキュリティを確保できるかを確認しましょう。

おすすめのテレビ会議・Web会議システム4選

チャットワーク(ChatWork)

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チャットワーク(ChatWork)は、17万社以上が導入している、国内最大規模のコミュニケーションツールです。

チャットやファイル共有機能、タスク管理だけでなく、テレビ会議に利用できるビデオ通話機能も搭載しています。

機能を制限することで情報漏洩を防ぐなど、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ビジネスプランの場合、1ユーザーあたり500円(税抜)で利用することができます。

>>チャットワーク(ChatWork)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

Chrome devices for meetings

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Chrome devices for meetingsは、Googleのハングアウト機能を使用したテレビ会議システムです。

パソコンやタブレット、スマートフォンなどマルチデバイス対応のため、場所に縛られずに会議を実施できます。

ボタンをクリックするだけで会議を開始できる操作性や、柔軟なカスタマイズ性が魅力のテレビ会議システムです。

※こちらは、USEN ICT Solutions社が提供しているChrome devices for meetingsの導入支援サービスです。

>>Chrome devices for meetingsのサービス詳細はこちら[マケスト提供]

LoopGate(ループゲイト)

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LoopGate(ループゲイト)は、誰でも簡単に利用できるよう操作性が追求されたテレビ会議システムです。

カメラ・マイクスピーカーなど、テレビ会議に必要な機器がセットで提供されます。
高品質かつ安定性のある機器が提供されるため、ストレスのないテレビ会議が実現可能です。

24時間体制のサポートを受けられるので、安心して利用できます。

>>LoopGate(ループゲイト)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

Slack(スラック)

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Slack(スラック)は、世界150ヵ国以上、85,000社以上で利用されているコミュニケーションツールです。

チャットや共有機能に加え、手軽にWeb会議ができる通話機能も搭載されています。

部署やチーム、プロジェクトごとにチャンネルを作って情報を共有することができるので、業務効率の改善にも役立ちます。

>>Slack(スラック)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

テレビ会議・Web会議システム比較表

テレビ会議・Web会議システム名 ChatWork Chrome devices for meetings LoopGate Slack
初期費用 0円 要問い合わせ 0円 要問い合わせ
月額費用 500円~/ユーザー 要問い合わせ 10,200円 0円~
無料プラン × ×
無料お試し ×
導入に必要なもの PCなどの端末、ネットワーク環境 PCなどの端末、ネットワーク環境、ハングアウトMeetハードウェアキット ネットワーク環境 ネットワーク環境
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン PC/タブレット、スマートフォン PC/タブレット PC/タブレット、スマートフォン
共有機能 画面共有、ファイル共有 資料共有 画面共有、資料共有 画面共有、ファイル共有
複数拠点対応
※海外との接続も可能
サポート体制 メール、Webサイト 電話、メール、Webサイト 電話、メール メール、ライブチャット

まとめ

社内外でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現するためには、テレビ会議・Web会議システムの導入が必要不可欠です。

テレビ会議・Web会議システムの導入効果を最大限に得られるように、今回紹介した比較ポイントを参考に検討してみてください。

テレビ会議・Web会議システムの導入をお考えの方は、ぜひ下記の資料ダウンロードをご活用ください。