カメラやマイクからの映像・音声によって、遠隔でもスムーズにコミュニケーションが取れるテレビ会議・Web会議システムですが、この2つのシステムに違いがあることをご存知でしょうか?

今回は、これからテレビ会議・Web会議システムの導入をお考えの方のために、テレビ会議とWeb会議システムの違いや種類、基本機能、選び方のポイントについて紹介します。

これからテレビ会議・Web会議システムを導入されている方にとっても参考になる情報ばかりです。ぜひご覧ください。

テレビ会議・Web会議システムの違い

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テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、ハードウェアを使用した会議システムです。

専用端末や回線が必要なため、それらを設置する会議室が必要となります。

映像や音声が高品質かつ安定しやすく、多人数による打ち合わせや会議に適しています。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、ソフトウェアを使用する会議システムです。

インターネット環境があれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で簡単に利用できるため、テレビ会議システムより導入・運用コストが抑えられます。

場所を問わず気軽にコミュニケーションが取れるため、少人数での打ち合わせや会議に適しています。

テレビ会議・Web会議システムの種類

クラウド型

テレビ会議・Web会議システムは主に、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分かれています。

クラウド型は、外部サーバーを利用するタイプで、インターネット環境があれば時間や場所を問わず利用することができます。

外出中の社員との打ち合わせや、取引先との会議など、社外とも接続しやすいというメリットがあります。

また、システムの管理やアップデートは利用するサービス会社に任せることができるため、社内に専任の管理者がいなくても快適に運用できます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内に専用のサーバーを設置して利用するタイプです。

テレビ会議・Web会議システムを自社で構築・運用することによって情報漏洩などを防げるため、セキュリティ面で有利だと言えます。

また、接続の設定を社内で行えるため、インターネットを利用するクラウド型より、安定した接続が期待できます。

テレビ会議・Web会議システムの基本機能

音声・映像による通話機能

テレビ会議・Web会議システムには、音声や映像による通話機能が搭載されています。

実際に直接会って話しているかのような、リアルタイムな対面コミュニケーションが可能のため、文章だけではわかりにくい情報や感情なども、より正確に伝えることができます。

画面共有機能

テレビ会議・Web会議システムには、会議中にPCなどの端末に表示されている画面を共有できる機能があるサービスもあります。

音声での説明だけでは、資料のどこを指しているのかがわからない、イメージしにくいといった問題が発生しがちですが、人の動きだけでなく同じ資料を同じタイミングで閲覧・編集できれば、より理解度を高めることが可能です。

録画機能

テレビ会議・Web会議システムには、会議の様子を動画データで残せる録画機能も搭載されてるサービスもあります。

会議の度に議事録を作成しているという企業も多いと思いますが、会議の時間や内容によっては作成する手間や負担が気がかりです。さらに、会議を欠席した社員が議事録の文章だけで内容を正しく理解するには限界があります。

録画機能によって会議の様子を視覚的に残して共有することで、より正確な周知が実現できます。

セキュリティ機能

会議中の会話や共有資料などが外部に漏洩することを防ぐための、セキュリティ機能もテレビ会議・Web会議システムの基本機能の1つです。

インターネット回線などを介しての接続は、情報漏洩の危険性が考えられます。

具体的には、通信の暗号化や入室パスワード設定、IPアドレス指定、端末認証などのセキュリティ機能が搭載されているテレビ会議・Web会議システムが多いです。