領収書を電子化！知っておくと楽になる経費精算！

更新日: 2019年12月19日

業務効率化

企業の業務効率化はパフォーマンスを最大化させるために不可欠であり、マーケティング、カスタマーサービス、総務経理など幅広いシーンで継続的な改善が行われているケースも数多くあります。中でも経費精算は、事業活動を活発に行っている企業ほど業務の負担が大きく、様々な効率アップが求められている分野です。領収書や経費精算書など、紙を多く取り扱うケースも多いため、IT導入によるソリューションが行いやすい一面があります。電子帳簿保存法に対応した領収書の電子化もその一つとして注目されています。

コンカーが2017年に実施した「改正電子帳簿保存法、企業の取り組み状況の実態調査（日本CFO協会実施）」によると領収書電子化を導入済・導入中・導入計画ありと回答した企業が全体の46%あり、2019年までには3社に1社が領収書の電子化を行うと見込んでいます。領収書の電子化にあたっては、クラウドサービスの利用を検討している企業が74%あり、クラウド型の経費精算システムのニーズが高まっています。

参考：
コンカー「改正電子帳簿保存法、企業の取り組み状況の実態調査（日本CFO協会実施）」

今回は、領収書の電子化による経費精算にスポットをあてて、領収書の電子化に長けた経費精算システムなど役に立つ情報を紹介します。

＞＞その前に、経費精算とは何かをおさらいしたい方はこちら

経費精算と領収書の関係について

経費精算は営業活動などにおいて、必要となった経費を社員が立て替えて支払い、その支払いに対し会社が社員に経費分の金額を返すことです。ただし、社員が会社の代わりに行った支払いが本当に必要なものなのか、そもそも本当に支払ったのかという確認があった上で経費精算が行われます。購入したものが事務用品など形のあるものならともかく、飲食店での会議時の食事代など、形の残らないものもたくさんあります。実際に経費が発生した証として必要になるのが領収書です。

外勤を中心とし、クライアントとの食事、贈答品の持参など常に経費が発生している社員の財布の中は領収書が山のように入っているケースがあります。経費精算の際は、大量の領収書を相手に、過去を振り返りながら経費精算書を作成したり、領収書の糊付け作業に追われる日もしばしばあるでしょう。

社員から申請された経費精算は、経理部門でチェックを行い、経費として認められるものか判断をします。経費精算後に会社に蓄積される経費精算書と領収書は企業によって様々なところで保管されますが、収納する場所の問題はもちろん、万が一後で確認が必要になった場合、原本を探すのは面倒な作業です。

次に説明する電子帳簿保存法が対応しやすくなるまで、経費精算には常に紙が存在していました。その背景には保管場所の問題をはじめ、経費精算を申請する社員と経理部門の両方にとって手間がかかることがたくさんあったのです。

電子帳簿保存法とは

オフィスにおいてのペーパーレス化を目指し、国税関係帳簿や国税関係書類の電子化を推進する電子帳簿保存法は1998年に制定されたものの電子化の条件が難しく、2016年の規制緩和まではあまり普及しませんでした。そして、2017年にさらに規制緩和と言える改正があり、スマートフォンによる領収書の撮影画像を電子ファイルとして利用できるようになりました。規制緩和後は、原本保存を7年間しなければいけないという縛りもなくなり、以前より対応しやすくなった電子帳簿保存法は、効率化が期待できるものとして多くの企業に関心を持っています。

電子帳簿保存法に対応すると、ペーパーレスのメリットを受けられます。

経費精算者の申請作業の工数を削減できる
領収書などの保管スペースに困らない（管理コストがかからない）
必要なデータを見つけやすくなる
データを社内で共有しやすい

このようにペーパーレス化は、業務効率化と管理コストの圧縮にメリットがあり、積極的に対応したいところです。

領収書の電子化に有効な経費精算システム

電子帳簿保存法への対応には経費精算システムを使って対応するケースが多くあります。経費精算システムはスマートフォンで領収書やレシートを撮影し、そのデータを使ってスムーズに経費精算を行う機能を搭載しているからです。経費精算システムを利用すると、領収書が発生したときや、空き時間などに素早く経費精算を進められるため、忙しい外勤営業マンにとっても効率的です。何より月末に大量の領収書を整理し、精算書に添付する作業から解放されるメリットは大きいでしょう。

経費精算システムは種類により搭載している機能は様々ですが、多くのシステムは入力の手間が省けるのはもちろん、申請までスマートに行えます。電子帳簿保存法に対応した優れた経費精算システム選びは領収書等のペーパーレス化の実現し、事業全体を効率化してくれるでしょう。

領収書とレシートの違いについて

領収書の電子化について話してきましたが、領収書よりライトな印象を受けるレシートも気になりませんか?
そもそも領収書とレシートはどのように違うのでしょうか。通常、レシートを発行している店でも、経費の場合は領収書を発行してもらわなければいけないと、なんとなく習慣になっている方もいることでしょう。

領収書とレシートは、両方ともお金を支払ったことを証明するものです。記述フォーマットは様々ですが、日付や金額、購入した商品名、支払い先に関する情報が記載されていれば、意味合いは同じになります。ただし、領収書には宛名があるため、不正防止という部分では信憑性があると考える会社もあるでしょう。また、領収書は手書きにより作成されるケースも多く、印字レシートより消えにくいということから経理部門では推奨される場合もあります。

経費精算においては、レシートも領収書と同じ効力があります。必要情報が正しく記入されていれば、きちんとした証明になるのです。むしろ、領収書の方が、購入した商品名が不明確に記載されていることもあります。また、宛名が「上様」となっていれば、レシートの方が領収書よりも購入商品を詳細に記載するため、証明書としては詳しいとも言えるでしょう。

領収書とレシートのどちらを優先するのかといったルールは会社にとって異なるため、自社で定めたルールのもと経費精算を行わなければいけません。

領収書の電子化に対応しているオススメの経費精算システム

電子帳簿保存法に対応しているオススメの経費精算システムを紹介します。電子帳簿保存のプロセスをシステムを利用して行えるため、システムに苦手意識がある人でもスムーズに領収書の電子化を実現できます。インターフェースや処理プロセスが巧みに構築されており使いやすさに定評があります。

MFクラウド経費

引用：MFクラウド経費

経費精算にかかる時間を10分の1に削減できる効率化が魅力の経費精算システムです。

スマートフォンにインストールしたアプリで領収書を撮影すると領収書に記載された内容を自動的にデータ化します。また、タイムスタンプを自動で付与するため受領後3日以内の期限にも対応できます。月に一度まとめて処理していた経費精算を発生ごとに処理できるため、複雑にならず申請が楽になります。

法的な要件はシステムがクリアしているため、安心して電子帳簿保存法に対応した経費精算が行えます。電子保存をスタートするためのサポート体制があるため、わからないことがあっても相談して進められます。専用の申請フォーマットの提供や、業務プロセスの提案がある上に、初期設定代行、メールやチャットなどによるサポートも行なっています。

楽楽精算

引用：楽楽精算

作業時間の8割を軽減でき、20万人に利用されている経費精算システムです。

スマートフォンを使い領収書を簡単に電子化しアップロードできるため経費精算にかかる時間を大幅に短縮できます。電子帳簿保存法にも対応しており、撮影した領収書データをアップロードする際に自動的にタイムスタンプを付与します。

伝票の検索機能があり、日付や取引先名、金額などを設定すれば必要なデータにすぐにアクセスでき、スキャナ保存要件に対応しています。また、スキャンした領収書や請求書のデータが改ざんされていないかを確認できる一括検証機能も搭載しています。

eKeihi

eKeihi
引用：eKeihi

電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応し、2,000社以上に導入されている旅費・経費精算システムです。

経費精算において領収書の電子化から申請・管理までワンストップで処理できます。申請者と経理担当、承認者など経費精算に関わるすべての人の工数を削減します。領収書の電子化にあたっては、日本データ通信協会から認定されたタイムスタンプを使用しているため安心です。

また、検索機能や読取情報の保存、バージョン管理など必要な情報を適切に管理できます。業務プロセスの効率化とともに、ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

まとめ

領収書の電子化は、これまで経費精算にかかっていた手間を大きく軽減してくれます。スマートフォンを使って領収書を撮影する経費精算のプロセスは、外勤などで忙しい営業マンでも対応しやすく、領収書を溜め込まずに処理できるメリットも大きいでしょう。また、領収書の電子化に伴い実現するペーパーレス化も、管理にかかる作業負担やコストにおいて大きな改善につながります。

今回紹介した経費精算システムは電子帳簿保存法に対応し、スキャナ保存の要求事項をシステムの仕様としてクリアしています。経費精算システムを導入する大きなメリットの一つは法規制への対応です。経費精算システムはバージョンアップにより今後の法改正にも対応できる強みもあり、システム利用者に負担がかからずに済みます。

領収書の電子化は業務改善の一歩としてぜひ対応したいテーマの一つです。この機会に経費精算システムを導入してみてはいかがでしょうか。無料トライアルを設けている経費精算システムもあるため、実際に使い勝手を確かめてみることをおすすめします。