テクノロジーの発達により、企業は以前より膨大な量の情報を扱うようになりました。それに伴い、情報を整理し、業務を円滑に進めるためのシステムも必要不可欠になっているといえます。

ただ、一言でシステムといっても、複数の種類が存在し、それぞれに機能や導入目的が異なります。この記事では「基幹システム」「ERP」「情報システム」の3つを取り上げ、それぞれの違いを説明します。システムを導入するにあたり、これらの知識をインプットしておきましょう。

また、企業活動を円滑に行うためのシステムがパッケージ化された「ERP」について、おすすめのものをピックアップして紹介します。ぜひ、「ERP」を選ぶ際の参考にしてみてください。

▼そもそもERPとは?▼
ERPの基本とメリット・デメリット

基幹システム・ERP・情報システムの違い

まずは、「基幹システム」「ERP」「情報システム」それぞれのシステムの違いを把握しましょう。

「特徴」「機能」「メリット」の3項目に分けて解説します。

【比較1】特徴

基幹システム

事業を進めるうえで欠かせない、主要な業務システムのことを指します。基幹システムが動かなくなると企業活動そのものがストップしてしまい、重大な影響が出ることから、何よりも安定性と正確性が求められます。

ERP

エンタープライズ・リソース・プランニングの略称であり、上述した基幹システムと、それ以外の業務システムを統合したシステムの名称です。統合基幹業務システムと呼ばれることも多いので、この名称も覚えておきましょう。さまざまな経営課題を解決するために、導入されるソリューションです。

情報システム(グループウェア)

スケジュール管理や社内外のコミュニケーションツールなど、情報の収集、蓄積、伝達、処理、活用に関わるシステムを指し、グループウェアとも呼ばれます。基幹システムやERPに比べると業務への影響度は低く、必要不可欠ではないものの、生産性の向上や業績UPに直結する重要なシステムです。情報システムがあらかじめ搭載されたERPも存在します。

【比較2】機能

基幹システム

上述した通り、経営上、欠かせないのが基幹システム。具体的には以下のような機能が備わっています。

  • 生産管理システム
  • 販売管理システム
  • 在庫管理システム
  • 受発注管理システム
  • 財務・会計システム
  • 人事給与システム
  • 勤怠管理システム

ERP

ERPには、上記のような基幹システムの機能に加え、以下のような機能が備わっています。

  • 品質管理システム
  • 資産管理システム
  • プロジェクト管理システム
  • 債権・債務管理システム
  • 貿易管理システム
  • 配送管理システム
  • 原価管理システム
  • マーケティングツール
  • ECシステム
  • データ分析ツール

情報システム

情報システムには、情報にまつわる以下のような機能が備わっています。

  • メールソフト
  • ファイル共有機能
  • 掲示板機能
  • スケジュール管理ツール
  • 社内SNS(ビジネスチャット)
  • 会議室予約機能
  • ワークフロー(業務手続きの電子化)

【比較3】導入のメリット

基幹システム

・経営システムの一元管理
これまで異なる業務システムで管理していたデータを紐づけ、一元管理が最大のメリットといえます。

・業務の標準化
業務手順の標準化が実現することで、限られたリソースでも業務をこなせます。

・業務の効率化
システムごとにデータが管理されていた従来のシステムでは、同じ情報をシステムごとに入力しなければならない等の手間がありましたが、データベースが統合されることで、一度の処理で関連システムのデータがまとめて更新されます。このことから、作業時間の大幅な短縮が見込めます。

・内部統制の強化
データを統合することで入力時の重複や漏れを防ぎ、整合性の取れたデータが維持できます。また、アクセス権限などを利用して管理を厳重にすることにより、データの改ざん等も防げるため、結果的に内部統制の強化につながります。

・経営の意思決定を助ける
システム管理によりリアルタイムのデータを把握できることから、経営戦略をスピーディーに立てやすくなります。

・安定的な稼働
自社でシステムを一から組む場合、正常に動くようになるまでに一定の時間を要したり、稼働してもエラーが頻繁に起きたりする可能性が考えられます。一方、基幹システムのように完成したシステムを活用する場合は、そういったストレスが減り安定した稼働状態を維持できます。

ERP

※基幹システムと重複する機能については、説明を省きます。

  • 経営システムの一元管理
  • 業務の標準化
  • 業務の効率化
  • 内部統制の強化
  • 経営の意思決定を助ける
  • 安定的な稼働

基幹システム同様、ERPを導入すると上記のメリットがあります。
さらにERPには、以下のようなメリットもあります。

・開発コストの削減
自社で一からシステムを構築する場合と比較すると、パッケージ化されたERPを活用することで、開発にかかる時間や開発費用を大幅に削減できます。加えて、カスタマイズが必要になった場合に、低コストで拡張ができるのもメリットと言えます。

・成功企業のベストプラクティスを学べる
ERPのベンダーは、「ベストプラクティス」と呼ばれる業種別・目的別のビジネスプロセスの知識・ノウハウを蓄積しており、これらを自社の知識・ノウハウと比較し、活用することができます。

情報システム

情報の共有
掲示板やファイル共有機能を利用することで、情報の共有が容易になります。マニュアル等も管理しやすくなり、確認の手間が省けます。

・業務の効率化
情報共有による業務時間短縮に加え、チャットツールの活用により、メールや内線での共有よりもコミュニケーションがスムーズになります。既読の確認も可能になるため、情報伝達時のミスも防ぎやすくなります。

・資料類のペーパーレス化
ファイル共有機能を使えば、データの一括配布が簡単にできるため、印刷して紙資料で配布する手間が省けます。また、紙代や印刷代といったコストも削減されます。

・スマホやタブレットでも操作できる
クラウド型のシステムを利用すれば、PCだけでなくスマホやタブレットでの操作も行えるようになります。移動中などのスキマ時間を有効活用でき、コミュニケーションスピードもUPします。

・承認作業の簡略化
ワークフロー(業務手続きの電子化)機能により、承認手続きがスムーズになり、確認漏れや書類の紛失といった人的ミスを減らすことができます。手続きの進捗もひと目で把握できます。