報告書の作成や集計作業など、日々の業務の中で、入力を自動化して効率化したい場面は度々訪れます。そこでおすすめしたいのが、マイクロソフト社が提供する「VBA」というプログラミング言語です。「プログラミング」と聞くと難しそうなイメージを持つ人もいるでしょう。しかし、一度覚えれば劇的に作業スピードが短縮できるので、事務作業やリサーチ業務を扱うならばうまく使いこなしたいところです。

膨大なデータを扱う際や複雑な作業を行う際には、とくにVBAを活用するメリットが得られます。ぜひこの機会にVBAの使い方を習得して、業務の効率化に活かしましょう。

VBAとは

VBAは「Visual Basic for Applications」の略で、WordやExcel、PowerPointといったマイクロソフト社が提供するOfficeシリーズのソフトウェアにおいて、複雑な処理を自動化するためのプログラミング言語です。

VBAというとExcelで使用するイメージが強いかもしれませんが、Word・Access・PowerPointといったマイクロソフト社の他のソフトウェアでも使用できます。VBAはこれらのソフトウェアの機能を拡張して、処理の自動化を実行するための道具のようなものと覚えておくとわかりやすいでしょう。

一般的にプログラミング言語を使って処理を自動化する場合、開発環境を構築する必要があります。しかしVBAは元々Office製品に備わっている機能であるため、開発環境を準備せずに利用できるのもメリットです。

VBAとマクロとの違い

マクロとVBAは非常に混同しやすいのですが、この2つは別ものです。マクロは処理を記録して実行する技術のことを指し、VBAは処理を行うためのプログラミング言語のことを指します。

マクロを使って処理を記録すると、その操作内容がVBAというプログラミング言語に変換された状態でPCに記録されます。つまり、マクロを構成する要素（プログラミングのコード）はVBAによって書かれていることになります。

VBAはどのような場合に使うか

では、具体的にVBAをどのような業務シーンで利用できるのかについて、ご紹介しましょう。単純なコピペや四則演算以外にも、さまざまなシーンでVBAが活用できます。

VBAを導入したことで、10〜30時間もの時間短縮につながった事例もあるそう。まずは簡単な処理から初めて、徐々に複雑な処理にステップアップすると良いかもしれませんね。

ルーチン作業の自動化

たとえば、日々の売上数のコピペや集計といったルーチン作業は、VBAを使って自動化することで、作業時間がぐっと短縮されます。単純な四則演算はもちろん、複雑な表計算やグラフ作成等も一度設定しておけば、あとは実行ボタンを押すだけでOK。コピーする箇所を間違える等のミスや入力漏れも防げます。必要なデータを抽出したあと、表を元の状態に戻したい場合は、解除用のVBAを作っておくのがおすすめです。こちらもボタン一つで元通りにできます。

請求書や報告書を作成する

たとえば、Excelで作成された売上の一覧データがあるとします。VBAを使えば、そのデータを参照して請求書に落とし込むことが可能です。Excel以外に、WordやPDF、PowerPoint等の形式のデータを取り込むこともできるので、膨大な量の請求書や納品書、報告書類を作成したい場合、大幅な時間短縮につながります。

メールの送受信

メルマガ送付など大量の送付先にメールを一括送信したい場合も、VBAが活躍します。メールの送信先を抽出してリストにまとめ一括で送信する、メール本文の氏名を自動で挿入して送信するなど、手作業で行うと手間がかかる作業も、ミスなく素早く終えることができるでしょう。

シートを分割する・まとめる

たとえば、A社・B社・C社・D社のデータが複雑に入り混じった一つのエクセルシートがあるとします。この4社分のデータを1社ごとのシートに振り分けたい。そんな場面でもVBAが役立ちます。1社ずつデータを振り分けた上で売上順や日付順に並べ替えたり、逆に複数のデータを1つにまとめたりすることもできます。

情報を分割する・まとめる

一つのセルに入った情報を分割したりまとめたりする作業も、VBAでスムーズに処理できます。たとえば、一つのセルに入った住所や名前を2つのセルに分割する、一つのセルに入った住所を地名と番地で分ける、複数のセルに分かれたデータを一つにまとめるなど、自在に情報を整理できます。

入力フォームの作成

VBAを使って顧客情報等の入力フォームを作成し、入力漏れやミスを防ぐ機能を追加することもできます。たとえば、全角と半角を見分けて誤りがあれば自動で修正する、入力漏れがあったら警告を出す、などの機能です。VBAを有効活用することで、ミスが起こりやすい入力作業も効率よく行うことができるでしょう。

アンケートを集計する

上記でご紹介した入力フォームをアンケート代わりに使えば、アンケートの結果を自動で集計することも可能です。集計結果をもとにグラフを作成して分析するところまでプログラムを組めば、作業のほとんどを自動化できます。

WEBから情報を取得する

自動でWEB情報を取得する機能も、VBAの便利な技の一つ。指定したWEBページにアクセスし、商品名や価格等の情報を拾ってまとめるなど、リサーチ業務やリスト作成にかける時間を短縮できます。WEBページに装飾情報を記述するマークアップ言語・XMLのデータを受信することも可能です。