創業間もないスタートアップ企業や新規事業の立ち上げチームは3〜10人程度のチームであることが多く、精鋭されたメンバーが日々の業務に取り組んでいます。

そんなリソースが潤沢でないスモールチームでは日々の業務を効率化し、高速でPDCAを回すことが事業成長の鍵となります。

そのため、顧客からの問い合わせ対応や見込み顧客の管理、さらには社内の各種申請など、日々の業務で時間を割いている一つひとつの作業をより効率化するために、ツールの導入を検討する企業も多いのではないでしょうか。

しかし、事業やチームの方針が変わりやすいチーム立ち上げ初期の段階で多機能かつ高価格なツールを導入してしまうと、人員規模などの変化によって、機能と費用が現状にマッチしなくなることも。とはいえ自社でツールを開発するリソースもなく、リスクヘッジとして仕方なく導入を諦めるケースもあるでしょう。そうなると気合と根性での生産性向上が必要になってしまい、気づけば「激務のチーム」になってしまっていることも。

そんなスモールチームならではの悩みを解決するのがプラットフォームサービス「formrun」です。

formrunで顧客のステータスを見える化

スモールチームにおいて導入が難しいツールの1つが、顧客に関する情報を管理するCRMやSFAなどのツールです。顧客の情報をチーム内で簡単に集約したいものの、専用のツールは高機能・高単価なものがほとんどで、機能やコストがスモールチームにはマッチしません。

しかし問い合わせ対応や見込み顧客の管理は、大量のリストの中から必要な情報を見つけ出し、そこに対応していく作業です。エクセルを利用してもその煩雑さは解消できず、結果的に時間がかかってしまうだけでなく、抜け漏れが生じる恐れもあります。

_staging__formrun_workflow.png

formrunを顧客管理に活用した際の管理画面イメージ

お問い合わせなどの場合にformrunをWebサイトフォームに設置すれば、そこから送信された情報を管理画面のステータスごとに自動で取り込めるため、お客様への対応有無、状況などをひと目で把握できます。お客様への個別のメール送信やメモで記録を残しておくことも可能なため、シームレスかつスピーディー、そして抜け漏れのないカスタマーサポートの体制づくりが実現できます。

その時々のチーム状況に合わせてフォームの項目やステータスを随時設定し、PDCAを回しながら最適な運用を目指すことが可能です。そのため、小さな仮説検証を繰り返していくフェーズのスモールチームには、非常に相性が良いと言えるでしょう。

formrunをバックオフィス業務の管理システムとして使う

スモールチームにおけるバックオフィス業務は、どうしてもアナログな仕組みになりがちです。ついつい事業のスケールに目がいってしまい、そこに紐づく管理周りの業務は、都度エクセルやチャットツールで連絡・管理しているがゆえに、煩雑化しているチームも数多くあるでしょう。

formrun_chart.jpg

formrunを申請業務に活用した際のフローイメージ

formrunは契約書の法務確認や経費・請求書発行などの各種申請、従業員の情報などのバックオフィス業務もプラットフォーム化できるため、管理者が対応しなければならない案件や各情報を一元で管理でき、対応有無を遡って確認するも見つからない、といった無駄な時間は必要なくなります。チャットツールとの連携も可能なため、申請されたタイミングで通知をすることも可能です。

もちろんのこと、個人情報の管理面ではセキュリティ対策も欠かせません。formrunはデータの暗号化やサーバー監視、ISMSの取得を行なっており、セキュリティ対策も万全なため、安心して情報を管理することができます。

本来スモールチームは事業のグロースに向け、雑務になるべく時間を浪費せず、より本来の業務に注力する時間を確保すべきです。そのためにも、まずformrunで社内のバックオフィス業務を洗い出して可視化し、仕組み化していくと、本来注力すべき業務にコミットできる環境が構築できるでしょう。

低コストでシンプルなformrunはスモールチーム必携

汎用性の高いformrunは、フォームの項目とステータスを変更すればさまざまな場面で活用できるだけでなく、専用ツールを検討する際のヒントにもなります。比較検討の際に最も重要なのは実際に利用してみることです。formrunで各作業を仕組み化して運用すれば、専用ツールを選ぶ際に、必要な機能や使い勝手などのヒントが見えてきます。

“今”の業務の悩みを費用・機能の面から解決しながら、“将来”のツール選びのヒントも得られるformrunは、グロースを目指すスモールチームに必須と言えるサービスです。