テレワークをうまく導入するポイント

テレワークのメリットを最大限活かしつつデメリットをサポートするには、工夫しながらテレワークを導入していくことが重要です。そこで、テレワークをうまく導入するポイントを解説します。

「テレワーク・デイ」から始めてみる

「テレワーク・デイ」とは「その日はテレワークで働きましょう」という日のことです。総務省および経済産業省は、東京オリンピックの開会式が予定されている7月24日を2017年から毎年「テレワーク・デイ」として全国一斉のテレワーク実施を呼びかけました。

この運動を参考に「毎月○日はテレワーク・デイ」とテレワークのプレ導入をしてみることをおすすめします。実際のテレワークがどんなものか、経営者・社員ともに実感できるでしょう。

参考：
政府が「テレワーク・デイズ2019」の実施方針を公表しました。

月に数回・週に数回の出勤日を作る

テレワークは「出勤日がゼロ」になる制度ではありません。かなりの遠方でなければ、月に数回・週に数回の出勤日を作るのも良いでしょう。

出勤日を作ることでコミュニケーション不足を補い、しっかりと進捗報告やマネジメントができます。また顔を合わせることで、団結力や仕事に向かう意欲も高められらるでしょう。

評価体制とフォローアップ制度

テレワークでは「何をしているか」が見えづらいゆえに、正しく評価できない可能性があります。そこで、改めて評価体制を見直しましょう。

テレワークに最適な評価体制は「成果評価」です。働いている時間の長さではなく「どれくらいの成果を出せたか？」という営業成果、「どこまで仕事を進められたか？」という進捗評価の体制を徹底しましょう。

成果評価を取り入れることでテレワークにより「成果が出せた人」と「成果が出なくなってしまった人」が浮き彫りになります。成果が出せなくなった人に対しては、フォローアップ制度を用意し、しっかりとマネジメントを行います。

すべて社員に丸投げするのではなく、会社側も体制を整えることがテレワーク成功の秘訣です。

テレワークは選択肢の1つとして用意する

テレワークを導入することで働きやすくなる社員が増えるでしょう。しかしその一方で、働きにくさを感じる社員もいることを忘れてはいけません。

「これからはテレワークにしましょう！」と一方的に決めてしまっては、社員の混乱を招きかねます。テレワークは選択肢の1つとして用意し、社員が働き方の選択権を持つことが、本当の意味での“柔軟性”です。

社員によってはオフィスで働いた方が集中できる人もいる。または、用事がある日だけ自由に動きたいからテレワークにしたい社員もいる。それぞれのニーズに応える手段として、テレワークを導入しましょう。

テレワークに必要なツール

スムーズにテレワークを進めるためにツールは欠かせません。最後に、テレワークに必要となるツールを見ていきましょう。

チャットツール

テレワーク中のコミュニケーションがメールというのは、やりにくさが残ります。そこで、1対1とグループの両方で活用できるチャットツールを利用しましょう。

最近はビジネス向けのチャットツールが増え、コミュニケーションの他にタスク管理・ファイル共有・プロジェクトごとのグループ分け・音声や映像通話などができるようにもなっています。

グループウェア／オンラインストレージ

複数人でプロジェクトを進める場合には、グループウェアが便利です。ワークフローの確認、進捗管理、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板によるお知らせなどで業務を効率化できるでしょう。

さらにクラウド上にファイルを保管できるオンラインストレージは、気軽にファイルを共有できるため必要であればぜひ取り入れたいツール。社外からアクセスしても必要なファイルを呼び出せるのがメリットです。

チャットツールとの違いは、情報を留めておけるところ。チャットツールでは古い情報は後ろに流れてしまうため大勢の利用にはあまり向きませんが、グループウェアやオンラインストレージは10人以上が利用しても、スピーディーに必要な情報を引き出せます。

Web会議システム

遠く離れた人と会議を行い、効率よくコミュニケーションや情報共有などを行えるのがWeb会議システム。チャットツールにも通話機能が付いたものがありますが、Web会議システムの方が画面共有ができたり、接続可能数が多かったりと便利です。

会議のために出勤するという手間を省け、重職や管理職が出張に行っていてもしっかりと情報共有ができるというメリットがあります。

クラウドPBX

業種によっては電話対応が必要になります。電話は回線に依存するため、テレワークでの電話対応は向いていないと思われてきましたが、クラウドPBXでは、インターネット上で通話・通信を行い、スマートフォンで代表の電話番号を使った受発信ができるようになったのです。

電話対応で必要な業種にもテレワークを導入する場合には、ぜひクラウドPBXも合わせて導入しましょう。