この記事は、2015年7月13日に公開された記事を再編集しています。

ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションは、友人とのやり取りとは全く異なります。
相手に伝えたいポイントをおさえつつ、失礼の無い、マナーを守った形式を意識しなければなりません。

メールは、文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与える可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のないマナーを覚えるべきです。

宛先、宛名、件名、添付ファイル、本文、署名について注意しなければならないポイントや利用したいテンプレートのご紹介だけでなく、社会人なら知っておくべき、ビジネスメールを送る際のポイントを紹介します。

目次

  1. To、CC、BCCの使い方
  2. 件名の書き方
    1. 具体的な名称や内容を記載する
    2. 日付などの特定しやすいものを記載する
    3. 社名やプロダクト名を記載して目に留まりやすくする
    4. メールを送信した意図を伝える
    5. 用件が複数ある場合
    6. 【】を利用する
    7. Re: の使用方法
  3. 宛名の書き方
    1. 役職がある場合
    2. 団体宛に送る場合
    3. 複数名に同時送信する場合
  4. 本文の書き方
    1. 文章の構成
    2. 署名
    3. 本文のテンプレート
  5. 添付資料
    1. ウイルスに感染していないか確認する
    2. ファイルの種類を確認する
    3. ファイルのデータ容量を確認する
    4. ファイルを添付していることを文面に記載する
  6. ビジネスメールでやりがちな間違った文法ベスト10
  7. ビジネスメールのレベルをあげるテクニック

To、CC、BCCの使い方

Toは、要件を伝えたい、返信を求めたい相手のアドレスを記載します。
CCは、参考として確認してもらいたい相手のアドレスを記載します。
BCCは、お互いに面識のない複数名に一斉送信をしたい際に、それぞれのアドレスを記載します。

特に注意が必要なのは、CCとBCCの使い分けです。
お互いに面識がない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者にわかってしまいます。個人情報の漏洩につながりますので、厳重な注意が必要です。
また、To、CC、BCC利用の全てに当てはまりますが、同姓同名や宛先を間違えないことに注意し、機密情報を誤って送信しないように気を付けましょう。

件名の書き方

大量のメールを処理しなければならないビジネスマンは、まず件名でメール内容を把握します。
相手の目に最初に触れる部分ですので、ビジネスメールの顔とも言えます。
件名が明確でない場合は、読まずに破棄される可能性もありますので、件名だけでもメールの内容がわかるように、本文の内容を簡潔にまとめましょう。
本文を書き終えてから文章全体を見直した後、件名を書くことをオススメします。

また、件名が長過ぎると、受信した際に末尾がきれてしまうことがあります。20字程度にまとめましょう。
以下、主なポイントを紹介します。

具体的な名称や内容を記載する

例:ferretイベント開催のお知らせ

日付などの特定しやすいものを記載する

例:7月1日合同会議の開催場所変更のお知らせ

社名やプロダクト名を記載して目に留まりやすくする

例:ferret one!開発費用のお見積もり

メールを送信した意図を伝える

例:お見積もり(7月1日付け)ご確認のお願い

用件が複数ある場合

例:合同会議の資料作成+打ち合わせ日時について

【】を利用する

本当に緊急性が高い場合のみに使用します。あまり多用すると、信用を失いかねませんので注意が必要です。

例:【重要】明日の合同会議開催場所の変更先

Re:は適度に書き直す

何度も相手とやり取りをしていると、Re:Re:Re:・・・といくつもRe: が重なってしまいます。
これでは相手に失礼な上、手を抜いていると取られかねませんので注意しましょう。

基本的には、2〜3回目以降は書き直すことをオススメします。

例:7/1合同会議の開催場所→(返信タイトル)Re:承知しました。(開催場所について)

宛名の書き方

必ず一行目に相手の会社名と氏名を記載します。宛名をしっかり記載すると、迷惑メールや間違いメールに混同される恐れがなくなります。

基本構成としては、「社名、部署名、名前」の順に記載します。氏名は名字のみでも構いませんが、フルネームが分かる場合はフルネームで記載する方がより丁寧な印象を与えます。

○○会社
△△部
山田花子様

役職がある場合

役職がある場合は、氏名の前に役職を付け足します。

○○会社
△△部
部長 山田花子様

団体宛に送る場合

団体宛で個人名が分からない場合は、「御中」をつけて送信します。「御中」は、個人名につける「様」の代用となります。

○○会社
△△部御中

複数名に同時送信する場合

複数名に同じメールを送信する場合は、「各位」をつけて送信します。「各位」は、皆様方という意味の敬称ですので、「様」は必要ありません。

○○会社
△△部各位

本文の書き方

本文では、まず前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度に押さえられるといいでしょう。

時節の挨拶などは特に必要ありません。最低限の挨拶文にとどめておきましょう。
最も一般的な挨拶は、外部に送信する場合は、「お世話になっております」、社内に送信する場合は「お疲れ様です」です。

結びの挨拶も簡潔にすませましょう。代表的な挨拶は「よろしくお願いいたします」です。
内容に合わせて、「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」「今後ともよろしくお願いいたします。」など、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で締めくくりましょう。

詳細を記載する際の主なポイントは以下の点です。

文章の構成

伝わらないということを避けるためにも、まず結論から先に述べる必要があります。オススメの構成は、PREP法と6W3Hです。

PREP法とは、主に、ビジネス文書の作成などの報告がメインとなる場合に使われる話法のフレームワークです。それぞれの項目は以下の通りです。

・Point:結論
・Reason:理由
・Example:事例
・Point:まとめ

6W3Hは、抜け漏れや重複防止のチェックとして利用することをオススメします。
また、これに沿って文章を書くことで、相手にも伝わりやすくなります。

・Who:誰が(主体者)
・Whom:誰に(相手)
・When:日時
・Where:場所
・What:何を(内容)
・Why:理由
・How to:手段
・How many:量
・How much:金額

署名

署名は、メール上の名刺のようなものです。盛り込みたい主な項目は以下の通りです。

・会社名、部署名
・名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載するとよい)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・URL(ウェブサイト名も記載)

その他、業種によっては営業時間や定休日などまで記載することもオススメします。

本文のテンプレート

ビジネスメールには、ある程度のひな形(テンプレート)が存在します。オススメのテンプレートサイトをご紹介しますので、ぜひ利用してみてください。

BB-WAVE
ビジネスメールの教科書
メール例文.com
メール署名ネット

添付資料

メールではデータを添付して送信することができます。
しかし、添付するファイルによっては、メールの受信者に迷惑をかけてしまう場合もあります。
以下、主な注意点をご紹介します。

ウイルスに感染していないか確認する

添付したデータやメールにウイルスが感染していた場合、受信者に大変な迷惑をかけることになります。
個人情報の漏洩や社外秘情報などが流出してしまうと、個人間での問題では済みません。
また、例えウイルスを駆除することができたとしても、送信者に対する信頼回復の見込みは限りなくゼロに近くなってしまいます。送信前に必ず確認をしましょう。

送信前にウイルスに感染していないか、チェックするツールもあります。一部紹介しますので、ぜひ利用してみてください。
So-net ウイルスチェックサービス
ぷらら 送信ウイルスチェック
CYBERHOME メールウイルスチェックサービス

ファイルの種類を確認する

自分が使っているソフトが相手のパソコンに閲覧できるソフトが入っているとは限りませんので、相手に確認をとる必要がある場合もあります。
特に、パワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)などは注意が必要です。

以下のようなファイルは、ほとんどの環境で閲覧することができます。

・JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
・Word文書(doc/docx)
・Excel文書(xls/xlsx)
・PDFファイル(pdf)
・テキストファイル(txt)
・圧縮ファイル(zip)

ファイルのデータ容量を確認する

相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる要領に制限がある場合がありますので、相手に確認をとる必要があります。
いずれにせよ、大量のデータを送信する場合や、多くのファイルを送信する場合は、圧縮して受信しやすいようにしましょう。

ファイルを添付していることを文面に記載する

ファイルが添付されていることを文面に記載し、ファイルを開く前にどのようなファイルなのかを相手に知らせる必要があります。
内容の要約、データ量などを記載するといいでしょう。

例:「合同会議のご案内」に関しました次の2点を添付いたしますので、ご確認ください。

・「合同会議のスケジュール」(docx形式)
・「会議内容についての概要」(PDF形式)

データが開けない、壊れているなど問題がありましたら、ご一報いただければ、すぐに再送致します。

ビジネスメールでやりがちな間違った文法

1.「参考になりました」

上司や先輩に相談にのってもらった後、「参考になりました。」といったメールを送ってしまったことはありませんか?
「参考になりました」だと、「参考程度なのか」と相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

2.「お体ご自愛ください」

メールの結びに使う言葉です。自愛の「自」が自身の体を、「愛」が大事にすることを意味しています。

つまり、「お体ご自愛ください」は体という表現が二重になっており、間違いなのです。「馬の馬肉」と言わないのと同じです。正しくは、「どうぞご自愛ください」です。

3.「ご苦労様です」

ねぎらいの言葉としておなじみのフレーズです。しかし、失礼な使い方をしている人をよく見かけます。

「ご苦労様」は目上の人から目下の人に対して使う言葉です。社外の人や目上の人に対して使うと、相手は気分を害してしまいます。
「お疲れ様」は上下関係を気にせず使うことができるため、こちらを普段から使うようにしておけば間違いありません。上司・先輩になっても謙虚な姿勢は大事です。

4.「お世話になっております」

社外の人に対して、いつもこのフレーズを使っている人がいます。
初めてメールを送る相手や、まだ取引が始まっていない相手に「お世話になっております」は不自然です。「初めてメールさせていただきます」、「お世話になります」といった言葉を使うのが一般的です。

5.「~殿」

相手を敬っているように一見受け取れる「~殿」。
上司のメールから、覚えた方も多いフレーズではないでしょうか。実際には、「ご苦労様です」と同じく目上の人が目下の人に対して使う言葉ですので、社外の人や上司・先輩に対しては「~様」を使いましょう。

6.「了解しました」

「わかりました」の意味として「了解しました」を使う人がいます。
「了解」に「しました」は丁寧語であって、尊敬語ではありません。部下や同僚に使うのなら問題ありませんが、目上のひとには「承知しました」「かしこまりました」が適当です。

7.「~部長様」「~社長様」

正しくは「~部長」「~社長」です。
「部長」「社長」といった役職は、それ自体が敬称なので「様」を付けてはいけません。役職名と「様」を併用するのなら、「営業部長 ~様」という書き方が一般的です。

8.「御社」

社会人なら一度は使い分けを悩む「御社」と「貴社」です。
どちらも丁寧な言葉ですが、「御社」は一般的に口語で使う言葉です。文語のメールでは「貴社」を使いましょう。

9.「御中」

多くの方が使い方を間違えているのが「御中」です。
よく目にする「~会社御中 ~様」というのは、書いている人からすると「~会社」にいる「~様」に宛てに書いている認識なのでしょう。
しかし、「御中」は特定の個人宛てではないときに使い、「様」は特定の個人宛てのときに使います。
「~会社 ~部御中」や「~部 ~様」といった使い分けが正解です。

10.二重敬語

「拝見させていただきました」「おっしゃられる」「うかがわせていただきます」のように、例を挙げるとキリがありません。
中学・高校で一度は勉強した敬語。もう一度本を読んで、正しい敬語が使えるようにしておきましょう。

以下にビジネスメールで間違えやすいフレーズをまとめました。

誤っている文 適切な文面
「参考になりました」 大変勉強になりました
「お体ご自愛ください」 どうぞご自愛ください
「ご苦労様です」 お疲れ様です
「お世話になっております」 初めてメールさせていただきます
「~殿」 「〜様」
「了解しました」 承知しました
「~部長様」「~社長様」 「〜部長」「〜社長」
「御社」 貴社
「~会社御中 ~様」 「~会社 ~部御中」

ビジネスメールのレベルをあげるテクニック

件名である程度の内容が把握できるようにする

メールが届くと、相手はメールボックスを開いて件名と送信者を最初に確認します。
特に忙しいビジネスマンは、大量のメールを「今すぐ見るべきか」「あとで見ても構わないのか」を、件名と送信者を見て判断します。
そのため、件名だけでメールの内容がおおまかに把握できるように工夫する必要があります。

例えば「会議」の日時をお知らせするメールを送信するとします。
件名をそのまま「会議についてのお知らせ」にしてしまう方は多いのではないでしょうか。

これでは会議の日時が変更になった緊急性を要するものなのか、会議のアジェンダを知らせるものなのか、欠席を知らせるものなのか、具体的な内容が伝わりません。

この場合は「◯月◯日の会議が◯月◯日◯時に変更となります」とすると、メールの内容が伝わりやすくなります。
重要なメールについては件名の冒頭に「【重要】」とつける、返信を要するものなら「【要返信】」とつけるなどの工夫をしましょう。

箇条書きを利用する

メールでの長文は相手に負担をかけてしまいます。
伝える内容のボリュームが多い場合は、箇条書きを使用しましょう。

まず、記事やブログを書く場合のように全体をいくつかのパートにカテゴライズします。
それぞれに簡単な見出しをつけて、文章を書いていきます。
例を見てみましょう。

 例:箇条書きあり

今回の会議内容については、以下の3つの視点からの構成を検討しております。

・前回の宿題確認
・売上数字について
・次回までの宿題

それぞれの内容については、以下の通りです。

・前回の宿題確認
前回の宿題は、◯◯について山田さんが担当となっております。
会議での進捗報告をよろしくお願いします。

 例2:箇条書きなし

今回の会議内容については、前回の宿題確認、売上数字について、次回までの宿題という3つの視点での構成を検討しております。
前回の宿題は、◯◯について山田さんが担当となっております。会議での進捗報告をよろしくお願いします。売上数字についてですが、月初の会議となっておりますので、各位先月の数字報告が出来るようにしておいて頂ければと思います。

箇条書きにすることで、見やすく伝わりやすいメールを作成できることがわかります。
いくら箇条書きを使用すると言っても項目が多すぎては分かりにくくなってしまいますので、基本的には5つ程度までに押さえるように気をつけましょう。

メールのやり取りを減らす

忙しいビジネスマンにとって、メールのやり取りはなるべく少なくしたいものです。
少し工夫するだけで、なるべく少ないメールでやり取りを完結することができます。
例を見てみましょう。

例1
A:御社に伺って詳しいお話をお聞きしてもよろしいでしょうか。
B:はい、構いません。
A:では、ご都合のよろしい日時を教えていただけますと幸いです。
B:来週の月曜日、13:00からはいかがでしょうか。
A:あいにくその日は既に予定が埋まっております。
B:では、火曜日の11:00はいかがでしょうか。
A:申し訳ありませんが、その日はお休みをいただいております。
B:では、水曜日の16:00はいかがでしょうか。

例2
A:御社に伺って詳しいお話をお聞きしたいと考えております。よろしければ、以下の日程でご都合のよろしい日時を教えていただけませんでしょうか。
・15日(来週水曜日)、13:00〜17:00
・16日(来週木曜日)、14:00〜18:00
・17日(来週金曜日)、16:00〜19:00
B:では、17日の18:00からお願いいたします。
A:承知しました。よろしくお願いいたします。

同じ内容を話していますが、例2では3通で完結しています。一方、例1では日程が決まるまで何度もメールのやり取りをしなければいけません。これでは相手はもちろん、自分も手間も時間もかかってしまいます。

お互いの負担を減らすためにも、重要なポイントは押さえつつ無駄を省いたやりとりができるように工夫しましょう。

返信不要の場合はその旨を伝える

返信しなくてもいいようなメールだけれど、返信しないと失礼になるのではないか、返信してしまうと相手からまたメールが来てやり取りが終わらなくなってしまうのではないか、と感じたことはありませんか。

メールの中には、特に返信が必要ないものもあります。
そのようなメールには、文末に「なお、このメールにご返信は不要です。」「ご確認いただければ、ご返信は無用です。」といった一文を付け加えましょう。
この一文があるだけで、引け目なく「返信しない」という選択をすることができるので、相手の負担を減らすことができます。

まとめ:ルールを守り、伝わりやすいメールを送ろう

今回は、社会人なら知っておくべきビジネスメールを送る際のポイントをご紹介しました。

友だちとのやり取りとは異なり、形式や文面など、気をつけなければならないポイントが多くあります。実際に書く際は、この記事をみながら書くとミスや失礼のないメールが作成できます。

本来、メールの活用はビジネスを円滑に進めるための便利なツールとして用いられます。
しかし、双方の間にあらぬ誤解を与えてしまい、逆に効率が悪くなってしまった、ということも起こりえます。

ビジネスメールが当たり前のように使われているからこそ、失礼のない文面やルールを守り、伝わりやすい文章を書くことを心がけましょう。

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誰もが一度は失敗してる!?ビジネスメールでよくある間違い50選

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