Googleドキュメントの音声入力を使って議事録を効率よく作成しよう

会議の内容を記録しておく「議事録」。議事録作成はとても重要なことです。みなさんは、どのような手順で議事録を作成していますか？

オーソドックスな議事録作成方法としては、会議の内容を録音しておき、それを聞きながらテキストエディタやワープロソフトで入力していくという方法があると思います。しかし、音声を文字起こしするのは結構時間がかかるものです。

そこで、もっと簡単に音声を文字に変換する方法をご紹介します。

使用するのはGoogleドキュメントのみ！

議事録作成で一番やっかいな作業が、録音した音声を聞きながらの文字起こしです。この部分を効率化できれば、時間短縮につながり作業も楽になります。

そこで、リアルタイムで音声を文字に変換しましょう。そんな夢のようなことを実現してくれるのが、Googleが提供する「Googleドキュメント」です。Googleドキュメントには、マイクから入力された音声をリアルタイムで文字に変換してくれる「音声入力」という機能が搭載されています。これがなかなか高精度なのです。

Googleドキュメントによる音声入力方法

Googleドキュメントから「ツール」→「音声入力」を選択。

まずはパソコンのGoogle ChromeからGoogleドキュメントを開き、新しいドキュメントを作成します。すると白紙のドキュメントが表示されるので、「ツール」→「音声入力」]を選択します。

「許可」をクリック。

するとマイクの使用を許可するダイアログが表示されるので「許可」をクリックします。許可をクリックしたら、画面左のマイクのアイコンをクリック。これでパソコンのマイクから入力された音声が、文字に変換されてGoogleドキュメント上に表示されていきます。

マイクから入力された音声が文字化される。

句読点や改行などは反映されないため、最後に自分で編集していく必要はありますが、音声を聞き返しながら文字起こしをする手間が省けるのはかなりの作業軽減につながります。

音声入力がうまくいかない場合は？

Googleドキュメントで音声入力が行えない場合は、まずはマイクの設定を確認しましょう。Google Chromeの「環境設定」を開き左側にある「プライバシーとセキュリティ」から「サイトの設定」をクリックします。

「カメラ」の項目をクリックしてGoogleドキュメントでマイクの使用が許可されているか確認。

「権限」の欄にある「マイク」をクリックすると、サイトごとにマイクの使用の許可を設定できるので、Googleドキュメントのマイク使用が許可されているか確認し、許可されていない場合は許可をしましょう。

また、パソコンのマイクでは音声が拾いにくい場合があります。そのときは外部マイクを接続することで音声を拾いやすくなります。会議の場合は、広い範囲の音が拾える無指向性のマイクを使用するようにしましょう。

スマホを使ってリアルタイム議事録作成にチャレンジ

パソコンのGoogleドキュメントを使用した場合、句読点や改行などが反映されないため、編集作業をするのが前提となります。しかし、会議後すぐに議事録を提出したい場合などは、その編集作業の時間すら惜しい場合も。そんなときは、スマートフォンを活用しましょう。

スマートフォン向けのGoogleドキュメントアプリを併用すると、入力された音声の文字化と編集をほぼ同時に行うことができるようになります。

まずはスマートフォンに「Googleドキュメント」アプリをインストールします。

Googleドキュメント iOS版
Googleドキュメント Android版

スマホの「Googleドキュメント」アプリで新規ドキュメントを作成し、画面右下の「マイク」アイコンをタップ。

そして、スマートフォンのアプリから新しいドキュメントを作成し、ファイル名を付けて保存しておきます。このとき、パソコン上でもそのファイルを開いておきます。次にGoogleドキュメントアプリの画面から右下にある「マイク」アイコンをタップします。

ダイアログが表示されたら「音声入力を有効にする」をタップ。

「音声入力を有効にしますか？」というダイアログが表示されるので「音声入力を有効にする」をタップ。これでスマートフォンのマイクから音声入力が行えます。

音声がリアルタイムで文字に変換されていく。

このとき、パソコン上のGoogleドキュメントでスマートフォンと同じファイルを開いていると、スマートフォン上に入力された内容がリアルタイムで反映されます。この状態でパソコン上から編集を行っていけば、ほぼリアルタイムで音声入力から編集までを行うことができるようになります。

スマホと同じドキュメントをパソコン上で開くと、同じ内容がリアルタイムで表示される。ほぼリアルタイムで入力と編集が行える。

面倒な議事録作成を快適に

議事録は、会議の内容を残しておくという意味では重要なものです。しかし、その議事録を作成する労働力と時間は、できれば省略して別のことに使いたいものです。

Googleドキュメントを活用することで、議事録作成にかかる時間は大幅に節約できます。ぜひ活用しましょう！

参考：
Googleドキュメントで音声入力を使う方法は？できないときの解決策も｜MOOVOO
Google ドキュメントの音声入力で議事録を作る。これが今どきの文書作成術！｜Voista Media

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