この記事は、2015年9月3日の記事を再編集したものです。

プロジェクトを始めるにあたって、コンペを開催する場合があります。その際、円滑に進めるためにも必要不可欠なものが「提案依頼書(RFP)」の作成です。

大きなプロジェクトほどかかわる人数も多くなり、情報の伝達が重要になるため、提案依頼書の作成はプロジェクト成功の大事なポイントです。

今回は、提案依頼書の作成において大切なポイントと作成方法について解説します。
  

提案依頼書とは

提案依頼書は「RFP(Request For Proposal)」ともいい、発注企業が受託企業に対し、提案して欲しい内容を記載した資料のことです。受注側の企業は、提案依頼書をもとに、提案書を作成します。ただ、下記のように思う方もいるのではないでしょうか。

「なぜ、お金を払う側の企業が説明資料を作らないといけないのか」

しかし、提案依頼書の作成は、双方のメリットにつながります。提案依頼書を作らないでプロジェクトを進めると、次のような弊害が生まれてしまいます。
  

提案依頼書を作成しないとどうなる?

発注側のデメリット

提案して欲しい内容をあらかじめ明確化しておかないと、発注企業の中で内容の認識の違いが出てくることがあります。また、チーム全員が内容について共有しきれていないと、プロジェクト途中での抜け漏れの原因にもなりかねません。
  

受注側のデメリット

内容によっては複雑化するプロジェクトにおいて、全ての要件を口頭で把握することはほぼ不可能です。また、実際に作業するプログラマーに誤った情報が伝わってしまえば、内部の混乱は避けられません。

このように、それぞれの立場で不具合が生じる可能性を防ぐためにも、提案依頼書の形でまとめておくのが最善だといえるでしょう。
  

提案依頼書(RFP)に必要な項目(一例)

では、提案依頼書にはどのような事項を盛り込めばいいのでしょうか。

提案依頼書に盛り込む内容は、プロジェクトの案件によって様々ですが、今回は基本的に必要とされる項目を紹介します。あくまでも一例ですので、プロジェクト内容によっては下記に挙げた事項以外にも記載すべき項目が出てくる場合があります。

提案依頼書の内容をきちんとチーム内で精査し、意思統一をした上で、発注先に提示するようにしましょう。
  

1. 全体像

依頼したい業務の概要に関する項目です。全てを公開することはできなくても、ある程度の情報は公開しておく方がよいでしょう。なぜなら、依頼したい業務の範囲のみを相手に示すだけでは、なぜその業務を依頼したいのか、どのような成果物を求めているのかなどが伝わりにくい可能性があるからです。
  

基本的な項目

基本的な項目としては、以下のような情報を盛り込むとよいでしょう。

・業務を依頼するプロジェクトの背景
・プロジェクトの目的
・達成したい目標や成果
・進行のスケジュール予定や、リリース日など
・プロジェクトでターゲットとする人物像
・競合情報

  

2. 具体的に提案してほしい要件

続いては、具体的に、どのような業務を依頼したいのかを示す項目についてご説明します。

例えば、マネジメントまでを任せるのか、成果物の作成のみを任せるのかでも、予算やスケジュールなどが大幅に変わってきます。

・プロジェクトの中で依頼したい範囲
・予算
・入れてほしい機能の要件
・具体的な納品成果物の一覧
・開発の手法や規格
・運用方法
・チーム体制

  

3. 補足事項

そのほか、補足として付け加えておくべき内容を示す項目です。

提案依頼書を作成している段階では、まだプロジェクト内容がしっかりと固まっていない場合も少なくありません。その中で、迷っていることや疑問点なども伝えておくと、その点を踏まえて上での提案書を受け取ることが可能になります。

・検討事項
・実績の提示
・対応窓口
・選定スケジュール
・選定基準
・不明な点や疑問点

  

4. 法務事項

法務内容について記載する項目です。

後にトラブルにならないためにも、依頼相手に遵守してもらいたい法務事項はしっかりと記載しておきましょう。

・契約条件
・守秘義務
・提案依頼書の取り扱いについて
・情報漏洩時の対策

  

テンプレートサイト5選

どのような項目が必要なのか、どのような内容を書けばいいのかなどが把握できても、最初から作ることは大変です。

そこで、ここからは、実際に書く際に利用できるテンプレートサイトを紹介します。項目漏れなどを防ぐこともできますので、まずはテンプレートを使って書くことをオススメします。
  

1. ITコーディネータ協会

RFP_SLA見本___ITコーディネータ協会(ITCA).png
RFP/SLA見本
  

2. マーケメディア

WEB担当者必見オリエンシートの作り方(テン...___マーケメディア.png
WEB担当者必見オリエンシートの作り方(テンプレート付)
  

3. 株式会社アイティベル

すぐ使える!提案依頼書(RFP)テンプレート.png
お役立ち資料
  

4. 株式会社IMAGICAイメージワークス

オリエンシート(RFP)のテンプレート__web|IMAGICAイメージワークス.png
オリエンシート(RFP)のテンプレート
  

5. タクト情報システムズ株式会社

RFP(提案依頼書)の書き方___タクト情報システムズ株式会社_横浜市.png
RFP(提案依頼書)の書き方
  

まとめ

提案依頼書を作成する際、プロジェクト規模が大きいほど記載する内容も必然的に増えてきます。

発注側の意図を明確にして受注側とのコミュニケーションを増やし、円滑なプロジェクト運営を進めるためにも、できるだけ詳細な提案依頼書を作成しましょう。