Web会議システムを導入する3つのメリット

Web会議を導入することで、得られるメリットは無数に存在します。何もわからずに使ってみる前に、どのような効果が自社にもたらされるのかを理解しておくことは重要です。今回はその中から3つに厳選して紹介していきます。

ビジネスの拡大に貢献してくれる

Web会議を導入するとコロナ禍で制限されていたオフラインでの面会と違い、取引先とのミーティングもオンラインで完結することが可能です。重要な契約が絡む場合は実際に会うことになるかもしれませんが、時間の調整や社会情勢などの影響を受けにくいツールとなります。

オフラインよりも予定の調整が簡単になり、ビジネス拡大のチャンスが格段に増えることでしょう。そのような点からビジネスツールとしてのメリットがあるのです。

コストを削減し効率化に繋がる

また業務の効率化を図る場合にもWeb会議は有効です。仕事の進捗管理やリモートワークでの情報の共有を顔を見ながらできるので、テキストのやり取りとは比にならないほどの情報伝達の正確性が保たれます。

テキストでは認識に齟齬が生まれやすいという側面があるので、疑問点をその場で解決できるWeb会議が場所を選ばずにできる恩恵は大きいものとなるでしょう。

感染症流行や災害時の連絡手段になる

Web会議が導入され始めた背景に、感染症の流行などがあります。今後も緊急で起こるさまざまな出来事に対応するためにも、会社のメンバー同士で連絡を取り合えるツールは重要です。安否確認や危機回避のための意思疎通など、会社やそこに属する人々にとって心強いものとなるでしょう。

無料で導入できるWeb会議システム6選

では無料で導入できるWeb会議システムについて紹介していきます。サービスによって利用できる機能が少しずつ異なってくるので、目的に応じて最適なものを選択していきましょう。無料となっているので、気軽に使ってみてください。

Zoom

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Web会議ツールといえばZoomといわれるほど、多くの企業や個人が導入しているツールです。無料で必要最低限の機能が利用可能で、最大50人ほどの同時会議ができます。チャットや画面共有などの機能もあるので、プレゼンなども問題なく進められるでしょう。

クローズドな会議であったとしても、管理者の許可を必須とすることで、会議内容を漏らさないようにする機能も導入されています。高画質かつ高音質での接続が可能で、無料とは思えないコストパフォーマンスを発揮するツールです。

ただ3人以上での会議だと40分を超える接続ができないので、長時間の利用を考えているのであれば有料版にアップグレードする必要があります。とはいえ豊富な機能が搭載されているので、Web会議をとりあえず始めてみたいと考えているのであれば、まずはZoomから始めてみてください。

参考：Zoom（ズーム）の始め方！アカウント取得からビデオ会議開始までの流れを解説

Google Meet

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Googleが提供しているGoogle Meet。100人まで同時接続ができるので、無料版とはいえ大規模な会議にも対応しているツールです。無料版のツールでは時間制限が設けられることが多いのですが、Google Meetに関しては時間無制限での利用ができます。

Google提供のサービスということもあり、他のサービスとの連携も可能です。後から検索することはできませんが、チャットも利用できるので、会議中に話す機会が見つけられなくてもやりとりをおこなえます。利用にはGoogleのアカウントが必要となるので、持っていない場合は利用前に別途作成をおこないましょう。

参考：Google Meet

Skype

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SkypeはWebでの通話ツールとしては人気のものです。Microsoft社が提供しているということもあり、全世界にユーザーが存在しています。コロナ流行以前にも多くの人が利用していたという実績もあるので、ハードルなく利用できる人も多いのではないでしょうか。

無料版では最大50人の同時接続、画面共有機能やチャット機能が利用できます。1回の会議で最長4時間の制限はありますが、無料版としては十分なサービス内容となるでしょう。Meet Nowというサービスによって、サインアップ不要で利用できる点も大きいです。

Whereby

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Wherebyはノルウェーの電話会社によって提供されているサービスで、ユーザー登録をせずに利用開始できます。コミュニティにロックをかけることで、参加メンバーを制限することも可能です。予期せぬ情報漏洩を避けることも可能です。

また最大同時接続は8人までで、他のサービスに比べて少なめの設定となっています。小規模な組織での利用であれば十分な人数といえるでしょう。

BIZMEE

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BIZMEEは無料のツールでありながら、人数制限なしでの利用が可能です。多くても100人ほどを上限として設けることが多い無料Web会議ツールの中で、より大規模な組織での導入を考えているならば、最適なツールといえます。

情報共有に必要な機能も最低限揃っており、メモをとる機能も実装されているので、あとで会議内容を振り返ることも可能です。そのほか登録などの手間がかかる作業も必要ないので、気軽に使い始めることができるでしょう。

ただ参加人数に上限はありませんが、接続不良が起こる可能性があるので注意が必要です。

参考：BIZMEE

Microsoft Teams

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Microsoftが提供するコミュニケーションツールの1つであるMicrosoft Teams。チャット機能や情報共有を円滑化するツールの機能の1つにも、Web会議の機能が導入されています。無料でも充実した機能が利用できることからも、利用してみる価値のあるツールです。

無料版では会議の予約や録画機能などが利用できない点は、他のWeb会議に比べて不便となる可能性があります。しかしその他のチャット機能などは他にない充実度となっているので、用途に合わせて活用してみてください。

参考：Microsoft Teams