おすすめのイベント管理システム8選！便利なWordpressのプラグイン4選も紹介

イベントを開催する際には、イベントの告知、参加者の管理、当日の受付、開催後のフォローなど、多くの業務が発生します。これらの業務に人を割けない、もっと効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

イベント管理システムはこれらの業務を効率化するサービスです。イベント開催において課題を抱えている担当者の方は、イベント管理システムの導入を検討してみると良いかもしれません。

目次

1. イベント管理システムとは
2. イベント管理システムの主な機能
3. イベント管理システムを導入するメリット
4. イベント管理システムの選び方
5. おすすめのイベント管理システム8選
   1. E-VE！（イーべ）
   2. Peatix（ピーティックス）
   3. EventRegist（イベントレジスト）
   4. Q-PASS
   5. イベントクリエイト
   6. CrowdBooth（クラウドブース）
   7. EXPOLINE（エキスポライン）
   8. formrun（フォームラン）
6. イベント管理ができるWordpressのプラグイン4選
7. イベント開催の目的に合ったサービスを選ぼう

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イベント管理システムとは

イベント管理システムとはとは、イベント開催時の事前準備や当日運営、事後報告などの業務を一元化し、効率化させることのできるシステムです。

イベント管理システムを導入する企業は年々増加傾向にあります。新型コロナウイルスの影響により分散入場などが一般化しただけでなく、開催方法が多様化しているため、イベント管理システムの需要が高まっているためです。

※2023年10月23日イーベ！調べ
出典：資料「イベントに必要な機材＆準備がわかるチェックリスト」

業務すべてを管理できるシステムから、イベント申し込みフォーム作成や参加者管理、参加者情報の分析に特化したシステムまで、イベント管理システムにはさまざまなタイプのものがあります。
そのため、自社に必要な機能は何かを事前に確認しておくことが重要です。

イベント管理システムの主な機能

イベント管理システムには、シーンごとに使える機能がたくさんあります。ここでは、「事前準備」「当日のイベント運営」「イベント後のフォロー」の3つの使用シーンごとに、イベント管理システムの主な機能を表にまとめました。

事前準備

● イベントページ・フォーム作成

イベントの集客において告知内容を他のWebサイト等に掲載してもらうには料金が発生しますが、イベントページ・フォーム作成機能があれば自社で告知ページを作成できます。コーディングの知識がなくても、簡単な操作でイベントページやフォームを作れます。

● オンライン決済

PayPalやクレジットカードなどを使って事前決済できるオンライン決済機能は、当日の集金作業を省けるので運営の効率化に効果的です。

● 申込者管理

電話や口頭、FAXでの申し込みであっても申込者管理機能があれば、参加者の個人情報を一元化してリスト管理ができます。自動で登録されるため、漏れや二重登録などの人為的なミスを防げます。

● リマインドメール配信

申し込みフォームを送信した参加者に対し、イベント内容の確認メールや、イベントのリマインドメールを自動で送信することも可能です。メールにイベントの開催場所や注意事項を記載しておくことで、当日のスムーズな進行にもつながります。

当日のイベント運営

● 参加受付

オフラインイベントの場合、参加者にスマートフォン上でQRコードを提示してもらうことで、スムーズな受付管理が可能になります。イベント管理システムでは事前に電子チケットの発行も可能です。

● ライブ配信

ライブ配信機能があればオフラインイベントの様子をオンライン上で配信できるので、ハイブリッドイベントを開催できます。遠方で参加できない人にも見てもらえるため、より多くの人にイベント内容を届けられます。

● 待ち時間チェック

それぞれのブースでの待ち時間をリアルタイムで表示すれば、参加者は待ち時間を参考にしながら行動できます。

イベント後のフォロー

● アンケート機能

イベント開催を分析する上で欠かせないアンケートを作成・配信できます。ラジオボタンやプルダウンメニューなど、質問項目にあわせた形式を選択可能です。アンケートはメールで送付したり、会場にQRコードを設置したりして配信できます。

● 参加者データ分析

参加者データ分析機能では、自動でまとめられた参加者データを分析できます。申込数に対してどれくらいの参加があったか、どのような属性の参加者が多かったか、効果のあったプロモーションは何かなどが分かるので、次の施策に活かすことができます。

● フォローメール配信

フォローメール配信機能では、来場者に対するお礼メールなどを送信できます。一般的にフォローはイベント当日、もしくは翌日の午前中までに行うため、メールを一斉送信できるイベント管理システムが役立ちます。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入することで、下記のようなメリットが見込めます。

情報管理の効率化

イベントを開催する際には、参加者の名前や連絡先など、様々な個人情報を管理することがあります。

イベント管理システムを導入しておけば、イベント参加者が申し込みを行う段階でそれぞれの情報を同じシステム上に一元化できるため、社内での業務を圧倒的に減らせます。

また、イベント管理システムを導入すると、閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでもクラウド上で最新の情報を閲覧できるので、社内での情報共有が円滑になります。

イベント当日の運営の効率化

イベント当日は、参加者の来場状況や欠席者の確認を常に行わなければなりません。アプリを利用して参加者受付ができる機能を持つイベント管理システムもあり、イベント参加者の受付状況をリアルタイムでチェックできます。

イベント開催後のフォローが簡単に

イベント開催後のお礼や次回イベント案内のメールを自動で送信できます。これにより、参加者とのつながりを維持しやすくなります。

また、メールの自動送信によって業務が楽になるというだけでなく、分析機能も搭載したシステムを選べば、開催後のフォローアップや今後の開催に向けて有効なデータが簡単に抽出され、マーケティング業務の向上につながります。

イベント管理システムの選び方

それでは、自社のニーズに合うイベント管理システムを導入するにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、イベント管理システムを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

• 導入目的
• イベントの規模・開催形態
• コスト
• サポート体制
• セキュリティ

導入目的

「大規模イベントを運営したい」、「リードの獲得から商談獲得を実現したい」など、イベント管理システムを導入する目的をはっきりさせましょう。

イベント管理システムによって強みは大きく異なり、導入する目的によって必要な機能が違ってくるためです。

例えば、全体的にイベント業務を効率化したい場合、事前準備から当日のイベント運営、イベント後のフォローまでの機能が充実しているイベント管理システムが向いています。

自社の導入目的に応じて、それに見合った機能があるかをチェックすることが大切です。

イベントの規模・開催形態

イベントの規模や開催形態も重要な判断ポイントのひとつです。イベント管理システムによって対応できるイベントの規模や開催形態は異なります。

例えば、オンラインイベントを開催する場合、高品質なライブ配信機能やチャット機能、投票機能があった方が便利です。

大規模イベントなのか、複数開催するのか、オンライン・オフラインなのかなど、どういったイベントを開催するかを基準にして最適なシステムを選ぶことも重要になります。

コスト

イベント管理システムを導入する上で、やはり懸念されるのがコストでしょう。イベント管理システムは10,000〜100,000円程度（月額）が相場と言われています。

中には、初期費用が無のシステムや、最初のイベントを無料開催できるシステム、電子チケットを無料で発行できるシステムなどもあるので、コストを抑えたい方は比較検討することが重要です。

ただ、コストを気にしすぎて機能が不十分だと、導入する意味が薄れてしまうので、機能性とコストのバランスをみて判断することをおすすめします。

サポート体制

イベント管理システムを選ぶ際は、サポート体制もチェックすると良いでしょう。メールのみの問い合わせのシステムもあれば、電話でも相談対応しているシステムもあります。

特にイベント当日にトラブルが発生した場合、迅速に対応することが重要です。トラブルに上手く対処できないと、参加者の満足度が低下するなどの事態を招きます。

そのため「トラブルが発生した時にスムーズに対応してくれるか」は重要なポイントと言えるでしょう。

セキュリティ

顧客からの信頼や安全を守るために欠かせないセキュリティ。イベント管理システムがどのようなセキュリティ対策をしているかを確認しましょう。

イベント管理システムでは、顧客の個人情報を扱います。個人情報の漏洩が発生してしまうと、企業としての信頼が損なわれてしまいます。

ISMS認証やプライバシーマークを取得しているか、SSLなどの通信を標準装備しているかなどをチェックしてください。

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おすすめのイベント管理システム8選

イベント管理システムには多くの種類があります。どのシステムを選んだらよいかわからない方のために、おすすめのイベント管理システムを紹介します。

1. E-VE！（イーべ）

出典：E-VE！

● 業界最安水準の費用で一連の業務を効率化

E-VE！はイベント準備から当日の運営、フォローアップまでの業務を効率化できるサービスです。サービス導入前に専門スタッフと無料オンライン相談できるので、初心者の方も安心して導入できます。

QRコードやフォームの作成、入金状況からメール履歴の確認など、さまざまな機能を利用できます。

2. Peatix（ピーティックス）

出典：Peatix

● 最短5分でイベント告知ページを開設可能

Peatixは2011年にサービスを開始して以来、世界27カ国で利用されているサービスです。

イベント告知ページの作成から、当日運営までをサポートする機能が充実しています。

月間イベント参加者数48万人を誇るなど、多くのユーザーにイベント情報を配信できるので、大規模イベントを企画したい企業に向いているでしょう。

3. EventRegist（イベントレジスト）

出典：EventRegist

● オフライン・オンライン併催イベントを実現できる

EventRegistはオフラインとオンラインイベントを同時開催する、ハイブリッドイベントの統合管理ができるサービスです。

イベントの告知から参加者管理まで、一連のイベント管理を一元化できます。プレミアム機能では、来場者のトラッキングや来場通知メール、抽選申込などの機能を利用可能です。

4. Q-PASS

出典：Q-PASS

● 来場者管理に特化したシステムで来場者との距離が近づく

Q-PASSは来場者に寄り添った機能が充実しているイベント管理システムです。

スムーズな来場受付や万全なセキュリティ体制、メール送信機能など、来場者をサポートできる機能を利用できます。

Web以外の代行サービスも実施しており、イベント初心者の方にもおすすめのサービスです。

5. イベントクリエイト

出典：イベントクリエイト

● シンプル設計ながらも自由度の高い設定が可能

イベントクリエイトは、導入累計250の実績を誇るイベント管理システムです。

名簿の自動作成や申し込みの自動締切、予約配信メールなどの機能を利用できるため、イベント関連の業務効率を大幅に改善できます。

セミナーや懇親会、カンファレンスなど、さまざまな目的で利用されています。

6. CrowdBooth（クラウドブース）

出典：CrowdBooth

● オンライン・バーチャル展示会を開催するならコレ

「CrowdBooth（クラウドブース）」
CrowdBoothを利用することで、システムやコーディングの知識がなくてもオンライン展示会を手軽に開催することが可能です。

CrowdBoothのオンライン展示会は、メーカーや商社の担当者向けのサービスで、商談などをオンラインで実施できます。

来場者は自身のアバターで会場を巡ることができ、オフラインイベントに近い体験をしてもらうことができます。

7. EXPOLINE（エキスポライン）

出典：EXPOLINE

● イベントノウハウを持ったディレクターによる伴走サポートも

EXPOLINEはオフライン・オンラインイベントやハイブリッドイベントなど、さまざまな携帯でのイベント開催を考えている方におすすめのサービスです。

イベント開催に必要な機能が全て揃っており、これまでに100社以上の企業が同サービスを導入しています。

オンラインイベントでは、コンテンツダウンロードや動画配信などの機能を利用できます。

8. formrun（フォームラン）

出典：formrun

⚫︎ 初めてでも使いやすい、フォーム作成と顧客管理機能

formrunは、簡単フォーム作成と顧客管理がセットになったサービスです。

フォームは40種類以上の豊富なテンプレートから項目を選ぶだけで作成でき、レイアウトも選べて画像も使えるのでイメージを重視したいイベントに向いています。
オプションでユーザーの入力ミスや重複申し込みを防止するEFO機能も使えます。

管理画面は見やすく、自動返信メール・一斉配信メール機能あり、セキュリティ対策も強固。イベント運用に初めてツールを導入する方におすすめです。

イベント管理ができるWordpressのプラグイン4選

イベント告知ページを既にWordpressで作成している方向けに、イベント管理ができるプラグインを紹介します。

1. Event Manager（イベントマネージャー）

出典：Event Manager

• 複数の日時や終了時刻を設定可能
• 複数のチケットの設定が可能
• クーポンや割引の適用も可能

2. Contact Form 7（コンタクトフォーム７）

出典：Contact Form 7

• 申し込みフォームの作成に特化したプラグイン
• 自動返信メールやサンクスページなどの設定も可能
• 簡単な申し込みフォームであればコーディングの知識なしに作成可能

3. Event Organiser（イベントオーガナイザー）

出典：Event Organiser

• 予約機能に特化したプラグイン
• GoogleマップやGoogleカレンダーとの連携
• カレンダーの様々なテンプレートが用意されている

4. My Calendar（マイカレンダー）

出典：My Calendar

• イベント情報をカレンダーに表示させることのできるプラグイン
• カテゴリーや場所ごとに複数のカレンダーを追加が可能
• 日本語にも対応

イベント開催の目的に合ったサービスを選ぼう

イベント管理システムはサービスごとに機能が異なるため、必要な機能をリストアップしたうえで選ぶ必要があります。

必要のない機能が多かったり、開催したいイベント形態に対応していなかったりすると、無駄になってしまうため、まずはどのようなイベントを開催したいかという点を明確にすることが重要です。

また、イベント管理システムの多くには無料トライアルがあります。気になったツールを実際に導入する前に、無料でシステムの使用感を確かめることをおすすめします。

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【チェックリスト付き！】イベント開催に必要な機材&準備は？

イベント開催の流れと、イベント開催において必要な機材&準備がわかるチェックリストをご紹介致します。