イベントを開催する際には、イベントの告知、参加者の管理、当日の受付、開催後のフォローなど、多くの業務が発生します。これらの業務に人を割けない、もっと効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめするのが、イベント管理システムです。イベント管理システムは、イベント開催に関わる一連の業務を効率化することができます。
本記事では、イベント管理システムを導入するメリットや、おすすめのシステムを紹介します。

目次

  1. イベント管理システムとは
  2. イベント管理システムでできること
    1. イベント告知ページや申し込みフォームの作成
    2. 参加者の管理・分析
    3. メールの自動送信
    4. イベント開催後のアンケート配信
  3. イベント管理システムを導入するメリット
    1. 情報管理の効率化
    2. イベント当日の運営の効率化
    3. 開催後のフォローが可能に
  4. おすすめのイベント管理システム8選
    1. formrun(フォームラン)
    2. Peatix(ピーティックス)
    3. EventRegist(イベントレジスト)
    4. イーべ!
    5. Q-PASS
    6. 楽らく受付くん
    7. EventCreate(イベントクリエイト)
    8. Wazoo(ワズー)
  5. イベント管理ができるWordPressのプラグイン4選
    1. Event Manager(イベントマネージャー)
    2. Contact Form 7(コンタクトフォーム7)
    3. Event Organiser(イベントオーガナイザー)
    4. My Calendar(マイカレンダー)
  6. まとめ

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、イベント開催時の事前準備や当日運営、事後報告などの業務を効率化させることのできるシステムです。
イベント開催のための業務すべてを管理できるシステムもありますが、イベント申し込みフォーム作成や参加者管理、参加者情報の分析に特化したシステムもあります。そのため自社に必要な機能は何なのか、事前に確認しておくといいでしょう。

イベント管理システムでできること

それでは、イベント管理システムでは具体的に何ができるのかを紹介します。

イベント告知ページや申し込みフォームの作成

イベントの集客のためには、告知ページは必要不可欠ですが、イベント告知を他のWebサイトに掲載してもらうには料金が発生します。しかしイベント管理システムでは、必要な項目を入力するだけで、コーディングの知識を必要とせずに告知ページと申し込みフォームの作成が可能です。

また、作成したフォームから申し込みがあれば、瞬時にシステムに通知されるため、迅速な対応が可能となります。

参加者の管理

イベント管理システムでは、参加者をリアルタイムで管理することができます。参加者の氏名や連絡先などの個人情報をデータ化し、リストを自動で作成してくれます。

また、電話や口頭、FAXでの申し込みでも、受け付けた後にシステムに入れ込むことで他のWEB予約の参加者と一緒にリスト管理できるため、漏れや二重登録を防ぐことができます。

メールの自動送信

申し込みフォームを送信した参加者に対し、イベント内容の確認メールや、イベントのリマインドメールを参加者全員に自動で送信することも可能です。メールにイベントの開催場所や注意事項を記載しておくことで、当日のスムーズな進行にもつながります。

決済機能

有料イベントを開催する際には、PayPalやクレジットカードなどの事前決済を行うことも可能です。参加者に事前決済をしてもらうことで、キャンセル率を低下させたり、当日の運営をスムーズに行うことができるようになるでしょう。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入することで、どのようなメリットが見込めるかを解説します。

情報管理の効率化

イベントを開催する際には、参加者の名前や連絡先など、様々な個人情報を管理することがあります。イベント管理システムを導入しておけば、イベント参加者が申し込みを行う段階でそれぞれの情報を同じシステム上に一元化できるため、社内での業務を圧倒的に減らせます。

また、イベント管理システムを導入すると、閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでもクラウド上で最新の情報を閲覧できるので、社内での情報共有が円滑になります。

イベント当日の運営の効率化

イベント当日では、参加者の来場状況や欠席者の確認を常に行わなければなりません。アプリを利用して参加者受付できる機能を持つイベント管理システムもあり、イベント参加者の受付状況をリアルタイムでチェックできます。

イベント開催後のフォローが可能に

イベント開催後のお礼や次回イベント案内のメールを自動で送信することができます。これにより、参加者とのつながりを維持しやすくなります。

また、メールの自動送信によって業務が楽になるというだけでなく、分析機能も搭載したシステムを選べば、開催後のフォローアップや今後の開催に向けて有効なデータが簡単に抽出され、マーケティング業務の向上につながります。

おすすめのイベント管理システム8選

イベント管理システムには多くの種類があります。どのシステムを選んだらよいかわからない方のために、おすすめのイベント管理システムを紹介します。

formrun(フォームラン)

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  • フォームの設置から参加者状況の確認、メール対応まで一元管理が可能
  • 参加者情報をGoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポート
  • 申し込みフォームへ回答があるとSlack、Chatwork、Teams、LINE WORKSに通知
項目 内容
料金 FREE:0円、BEGINNER: 5,980円、STARTER:12,980円、PROFESSIONAL:25,800円
導入企業 BASE株式会社、株式会社文化放送、合同会社DMM.com など
決済機能 ×
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無 ×
QRコード受付 ×
無料トライアルの有無

Peatix(ピーティックス)

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460万人以上の会員がPeatix内の検索やおすすめイベントメールなどでイベントを知ることができる
過去のイベント参加者はフォロワーとなり、次回以降のイベントページ公開時に自動で告知が可能
会場を持たないオンラインイベントにも対応

項目 内容
料金 料イベントの場合:0円、有料イベントの場合:販売手数料のみ4.9% + 99円/チケット1枚
導入企業 ソニー株式会社、全日本空輸株式会社、株式会社伊藤園 など
決済機能
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無
QRコード受付
無料トライアルの有無 無料イベントの場合は無料

EventRegist(イベントレジスト)

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  • イベント名・開催日・チケットを設定するだけで、イベントページを作成
  • Facebook、Twitter、Linkedin、Google+やLINEなどのSNSを介し、イベント情報を拡散
  • 参加者アプリに、会場内MAPやタイムテーブルなど、さまざまな独自ページを追加することが可能
項目 内容
料金 Basic:無料(販売手数料8%)、Basic+:50,000円(販売手数料8%)、Premium:利用機能・サポートにより変動(チケット販売手数料8%)
導入企業 BASE株式会社、一般社団法人日本能率協会、森ビル株式会社 など
決済機能
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無
QRコード受付
無料トライアルの有無

E-VE!(イーべ)

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  • イベント情報を入力するだけで申し込みフォームの作成
  • 情報を入力するだけで自由度の高い告知ページ作成
  • イベント参加者に次回の開催予定の配信や、申込者リストから条件検索で効果的なメール配信
項目 内容
料金 パーソナル:5,500円、ベーシック:16,500円、プレミアム:33,000円
導入企業 株式会社アイスタイル、株式会社リクト、株式会社建設システム など
決済機能
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無 ×
QRコード受付
無料トライアルの有無

Q-PASS

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  • 受付情報がリアルタイム反映されるため、現在の来場者や来場率がすぐに確認
  • 再入場禁止や入金状況の判別など、イベントに合わせた受付方法を設定することが可能
  • 受付と同時に来場者の情報をラベルで出力することで、会場内用の名札などに活用することが可能
項目 内容
料金 要問合せ
導入企業 要問合せ
決済機能
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無 ×
QRコード受付
無料トライアルの有無 ×

楽らく受付くん

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  • 公式HPで全ての機能をデモ体験することができるため、導入前に使用感を確かめることが可能
  • イベント申し込みの定員や期間を制限
  • プラス6万円のオプションをつけることで、簡単にサイトの作成
項目 内容
料金 13,000円/月
導入企業 要問合せ
決済機能 ×
参加者管理 ×
フォーム作成機能
専用アプリの有無 ×
QRコード受付 ×
無料トライアルの有無 ×

EventCreate(イベントクリエイト)

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  • 5分でイベント告知ページを作成
  • イベント前の情報収集や開催後のアンケートを自動送信
  • イベント当日参加者が来場した際、担当者に通知メールを送信
項目 内容
料金 単発利用プラン:要問合せ、継続利用プラン:要問合せ
導入企業 プラス株式会社、株式会社電通、大成建設株式会社 など
決済機能 ×
参加者管理
フォーム作成機能
専用アプリの有無 ×
QRコード受付
無料トライアルの有無

Wazoo(ワズー)

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  • ブログ感覚でイベント告知ページを簡単に作成することでき、簡単に有料・無料のEチケットを作成して販売
  • 一度作成したイベントの情報やEチケットの情報をコピーして再利用
  • イベントページに、FacebookやTwitter、MixiなどのSNSのシェアボタンを追加することが可能
項目 内容
料金 無料イベントの場合:無料、有料イベントの場合:Eチケット販売価格の4.5%+トランザクション費
導入企業 要問合せ
決済機能
参加者管理
フォーム作成機能 ×
専用アプリの有無
QRコード受付 ×
無料トライアルの有無 ×

イベント管理ができるWordpressのプラグイン4選

イベント告知ページを既にWordpressで作成している方向けに、イベント管理ができるプラグインを紹介します。

Event Manager(イベントマネージャー)

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  • 複数の日時や終了時刻を設定可能
  • 複数のチケットの設定が可能
  • クーポンや割引の適用も可能
項目 内容
料金 Free:無料、Pro:1サイト/年/$75・5サイト/年/$150
決済機能
フォーム作成機能
参加者のCSVエクスポート

Contact Form 7(コンタクトフォーム7)

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  • 申し込みフォームの作成に特化したプラグイン
  • 自動返信メールやサンクスページなどの設定も可能
  • 簡単な申し込みフォームであればコーディングの知識なしに作成可能
項目 内容
料金 無料
決済機能 ×
フォーム作成機能
参加者のCSVエクスポート

Event Organiser(イベントオーガナイザー)

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  • 予約機能に特化したプラグイン
  • GoogleマップやGoogleカレンダーとの連携
  • カレンダーの様々なテンプレートが用意されている
項目 内容
料金 無料
決済機能 ×
フォーム作成機能 ×
参加者のCSVエクスポート ×

My Calendar(マイカレンダー)

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  • イベント情報をカレンダーに表示させることのできるプラグイン
  • カテゴリーや場所ごとに複数のカレンダーを追加が可能
  • 日本語にも対応
項目 内容
料金 無料
決済機能 ×
フォーム作成機能 ×
参加者のCSVエクスポート ×

まとめ

今回は、イベント管理システムにできることや導入するメリット、おすすめのシステムを紹介しました。

イベント管理システムを導入することで、イベントを開催する際の業務を効率化することができます。業務を効率化することで、人件費の削減やイベントの成功率を上げることもできるでしょう。イベント管理システムの多くには、無料トライアルがあります。気になったツールを実際に導入する前に、無料でシステムの使用感を確かめることをおすすめします。