BIツール活用のメリット

多くの企業で活用されているBIツールですが、やはり導入することによる明確なメリットが存在します。そこで導入をする前に、メリットについても見ていきましょう。自社の目的に合っているのかをイメージしながら確認することが重要です。

データの分析が容易になり課題発見を促進

BIツールは情報を整理しアクセスしやすい状態にしてくれます。その結果、自社の課題発見や次の施策に向けた分析作業を大きく助けてくれるでしょう。

複数のデータを参照して分析作業をおこなう場合、1つのデータだけでは必要な箇所は意外と少ないということもあります。

そのような時にBIツールを活用すれば、必要な情報だけを抽出することが可能なため、分析作業を快適に進めることができます。

分析作業はビジネスの指針を定めるうえで重要な要素です。その作業を大きく助けるBIツールの特徴を知ることで、多くの企業が活用する理由がわかります。

会社全体での目的意識が高まる

BIツールの情報管理システムを活用することで、会社全体の目的意識の向上も可能です。というのも同じ会社で働いていたとしても、実際に他部署の活動を知っているケースは多くないでしょう。そのため、会社というチームとしての目的意識が高まらないという問題が生じます。

もし会社内での情報共有がしっかりと図られているのであれば、部署間の連携が円滑になるだけでなく、それぞれの仕事による相乗効果も見込めるでしょう。何をしているのかをお互いに理解できていれば、会社全体としての生産性向上も可能です。

会社内の情報が整理されアクセスしやすい状況下では、他部署の活動内容についても知る機会が増えるでしょう。組織としてのあり方を再確認する手段としても、BIツールは有用な使い道があります。

煩雑な作業を大幅に削減できる

BIツールは集めた情報を整理、分析することが可能なので、Excelなどで手作業で作っていた資料作成の手間を大幅削減できます。

データをまとめて会議用の資料を作成するというシーンは、会社ではよくあることです。しかし、頻度に対してかかるエネルギーが大きいという問題があります。Excelなどで毎回作成するのは、かなり負担になることでしょう。

そこでBIツールの分析機能を活用します。集めた情報から必要な情報だけを抽出して、グラフや表データの形でレポートを作成することも可能です。より簡単に必要な資料を作成することができるので、これまで煩雑な作業に悩まされていた場合には、導入を検討してみるとよいでしょう。

浮いた時間は本当にやるべき業務に回すことができるので、会社としての動きもスムーズにすることが可能です。

BIツール活用の注意点

これだけメリットがあるBIツールですが、注意点も存在します。導入したあとに「知らなかった」となると、損をしてしまいかねません。そこで事前に確認しておいてほしい点について紹介していきます。

目的が明確でないと活用が難しい

なぜBIツールを導入するのですか。この質問に答えられるだけの目的がないのであれば、導入は一度考え直すことをおすすめします。というのもツールは活用して初めて真価を発揮し、成果につながるのです。目的なしに成果が出そうだからと飛びつくのは危険といえます。

まずはどのような課題があり、どのような目標があり、どのようなツールの効果を期待して導入するのかを明確にしましょう。この作業を間に挟むことによって、ツール導入後の満足度や成果が大きく変わるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

データの連携ができているかを確認

情報を集めて整理してくれるという大変便利なツールですが、データの連携ができていなければ意味はありません。ツールが管理できる状態になっているのかを確認することは、必ず意識しておくとよいでしょう。

使い始めは慣れない作業となるため、連携確認にエネルギーが必要となります。しかし気を付けることで、BIツールが必要なときの効果を数倍にすることが可能です。導入する前から、ツールとデータの連携が重要であることは覚えておきましょう。

必要なデータを揃える必要がある

膨大なデータをツールが管理して、分析作業までをおこなってくれる。一見便利に見えますが、肝心のデータは分析作業に必要なものが集まっているでしょうか。前提として目的達成につながるデータがあることは、BIツールを使いこなすためには必須条件です。

もしデータが不足している場合は、早急に必要なものを揃え、ツールとの連携を進めましょう。データ収集は、ツールの効果を最大化するために重要な工程です。ビジネスにおける課題を解決するためにも、準備を進めておきましょう。