年末年始に休暇を取る企業も多くありますが、ホームページは変わらず稼働し続けます。

企業の活動はストップしていて出勤している人もいないのに、ホームページは公開されているという状況は、しっかり前準備をしておかないと思わぬトラブルを生む可能性があります。

今回はホームページ担当者が年末年始の休業前にチェックするべき項目をまとめました。

「休暇中なのに対応しなければいけない状況になった」
「年が明けて業務に戻ってみたら、予想外のトラブルが発生していた」
という事態を避けるためにも、管理や顧客対応についてしっかりチェックしておきましょう。

顧客対応に関するチェック項目

1.休暇のお知らせは出したか

会社概要などの企業の情報を記載したコーポレートサイトでは、会社全体で休暇に入る旨を掲載しましょう。

ネットショップのように顧客が利用するホームページの場合も、商品の発送や受注処理が遅れる場合は告知が必要です。

・休暇の期間
・休止している業務の内容

この2つの内容をおさえて、ホームページのトップやニュースリリースでお知らせを行います。
メルマガやSNSの運用を行っている場合は、必要に応じてそちらでも案内しましょう。

2.休暇中の問い合わせ対応の準備はできているか

ホームページで問い合わせ受付を掲載している場合は、休暇中にどのように対応していくかを社内で確認します。

一部の窓口や担当部署に問い合わせを集中させる場合や、受付時間や内容を狭める場合は、休暇のお知らせと共に告知するようにしましょう。

メールやSNSを受付用に利用している場合であれば、自動返信機能を利用するのも便利です。こちらの記事でメールとSNSの自動返信ツールの紹介をしているので、参考にしてみてください。
年末年始の休日出勤をゼロにする！メール・SNSの自動返信ツールまとめ

「対応してくれると思ったのに、全然連絡できない」と顧客からクレームが来ないよう、顧客がわかりやすいように周知するのがポイントです。

管理に関するチェック項目

3.決済システムなど運営に関わるシステムのバージョンは最新のものにしているか

ホームページによっては、決済システムや予約システムなど、複数のシステムを組み込んでいます。それらのシステムで古いバージョンを利用していると、セキュリティ面の対応が劣り、不調をきたしやすい脆弱な状態になってしまいます。

そのためホームページに関わるシステムが、それぞれ最新版になっているかどうかを確認しておきましょう。
また、連休中にシステムのアップデートが行われるかどうかも事前にチェックしておく必要があります。
アップロードの際にシステム側でトラブルが起これば、システムが利用できなくなるだけでなくホームページ自体に影響を与えてしまう場合もあります。

4.情報持ち出しルールは決めているか

業務を止めたくないからと、仕事用のパソコン機器やUSBメモリに保存したデータを自宅に持って帰る人もいるでしょう。
重要なデータが流出したり、思わぬデータの送信を行わないように、持ち出しにあたってルールを決めて管理しなくてはなりません。

ホームページの管理画面へのログイン情報を保存したまま、パソコンを公共の場に置くのも危険です。
休みの間は管理画面を操作できる人を制限するか、パソコンにログイン情報を残したままにしないようにしましょう。

参考：
[年末年始における注意喚起｜独立行政法人情報処理推進機構]
(http://www.ipa.go.jp/security/topics/alert231221.html)

5.サーバーの保守担当は決まっているか

ホームページを自社サーバーで運用している場合、サーバーの保守作業がきちんと行われ続けているかも確認しましょう。年末年始で通常よりも人員が少ないなど、危険性が潜んでいる場合もあります。

6.サイバー攻撃への対策は行っているか

決済システムや予約システムなど外部のシステムを利用している場合は、提供している企業が標的型のサイバー攻撃に対してどのように対策を行っているかをチェックします。

標的型のサイバー攻撃とは、悪意をもって特定の企業にインターネット上で攻撃を行い、システムのダウンなどの損害を与えることです。

独立行政法人情報処理推進機構では、サイバー攻撃への対策チェックリストを公開しています。外部のシステムだけでなく自社のチェックにも使えるので、連休に入る前に今一度チェックしておきましょう。

情報窃取を目的としたウェブサイトへのサイバー攻撃に関する注意喚起｜独立行政法人情報処理推進機構