Salesforceを爆速更新！Excelでデータ編集できる「VyNDEX」を試してみた

Salesforce利用時の悩みといえば？

まず、Salesforce利用時に起こりがちな課題を確認しましょう。

弊社の営業チームはSalesforceで案件管理を行っています。
実際に利用しているメンバーに、Salesforceを利用しているなかで感じる不満をマネージャー、メンバーそれぞれの立場から聞いてみました。

マネージャーサイド「データを一度に把握することが困難」

・案件の全体感を把握しづらい

チームが抱える案件全体の進捗状況を把握するには、どのフェーズの案件がどれだけあるのかなど、サマリー情報を一覧で確認するのが効率的です。
Salesforceの場合、案件の進捗状況は各案件ページでしか確認できないため、全案件のデータを一度に確認することはできません。
弊社の営業チームはSalesforceのデータをエクスポートし、サマリー情報を確認できるようなスプレッドシートを作成し、そこにチームメンバー入力してマネージャーが管理するという運用体制を敷いていました。

メンバーサイド「データ更新作業に手間がかかる」

・案件ごとにページを開いて更新しなければいけないので、入力作業に時間がかかる
・ネット環境がないと更新できないので、外出時にすぐ入力できず漏れが発生しやすい
・Salesforceと全体数字を管理しているシート、どちらにも進捗状況を記入しなければならず、二度手間が発生している

実際に入力する機会の多いメンバー側は、さらに多くの課題を感じていたようです。
情報を更新する際は案件ごとのページに遷移しなければいけないため、「案件ページに移動→入力→次の案件ページに移動→入力・・・」というようにページ移動の手間が発生します。
特に新規顧客開拓のため、架電数（コール）を多く行うインサイドセールス側は大量の案件を抱えているので、なおさら負担が大きいようです。

一方、訪問営業を担当するフィールドチームの場合、*「オフライン状態では更新できないため、外出時ネット環境がない場所では更新ができず、入力漏れが発生する」*という声も挙がりました。

インサイド、フィールド双方とも、マネージャーが管理するシートも更新しなければいけないので、Salesforce上の更新＋サマリーシートの更新をセットで行わなければならず、二度手間に感じるメンバーが多数いました。

上記のような課題感は弊社だけでなく、Salesforceを利用している営業チームの多くが感じているのではないでしょうか。

これらの課題を一度に解決できるのが、ExcelでSalesforceを爆速更新できる*「VyNDEX」*です。

月額980円でSalesforceを爆速更新できる「VyNDEX」とは

http://www.wingarc.com/cloud/vyndex/

VyNDEXはSalesforceをより効率的に利用するためのサポートツールです。
Salesforce上で管理しているデータをExcelにエクスポートし、Excel上で更新した情報をSalesforceに反映することができます。
1アカウント月額980円と安価で導入できるため、業種を問わず、多くの営業部門のSalesforceユーザーに利用されています。

VyNDEXを導入するメリット

VyNDEXを導入するメリットは大きく2つあります。

・使い慣れたExcel上でSalesforceのデータを更新できる
・Salesforce上の複数企業のデータを一括更新できる

使い慣れたExcel上でSalesforceのデータを更新できる

通常、Salesforce上で商談情報を更新する際は以下の手順を踏みます。

 1.ログイン
 2.商談ページへ移動
 3.情報更新
 4.保存

VyNDEXの場合、導入準備が完了していれば以下の手順で更新作業が完了します。

 1.Excelを開く
 2.商談情報を更新
 3.保存（Salesforce上にも反映）

VyNDEXを導入すれば普段使い慣れているExcelでSalesforceの商談情報を更新することができます。
ネット環境が無い場合でもExcelで情報を更新できるうえ、ネットに繋がったタイミングで書き込みを行えばSalesforce上の情報も更新されます。

Salesforce上の複数企業のデータを一括更新できる

通常のExcelと同じように情報を記入し、VyNDEX用の保存ボタンを押すだけでSalesforce上の情報が更新されます。
Excel上では商談情報が一覧で表示できるため、「商談ページへ入って更新、また別の商談ページへ移動して更新・・・」という作業の無駄を省くことが可能です。

毎日数十件の商談情報を更新する必要がある営業マンにとっては、作業を大幅に削減することができます。

VyNDEXの具体的な利用方法

では、実際にどのようにVyNDEXを利用すればいいのか、導入準備から情報更新までの具体的な手順を解説します。

1.VyNDEXを購入する

https://appexchangejp.Salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3A00000DqCs2UAF

まずは上記のSalesforce AppExchangeページからVyNDEXを購入します。
※14日間の無料トライアルもあります（トライアルはこちらから）

2.VyNDEXを追加したExcel上でSalesforceにログイン

VyNDEXはExcelの拡張機能なので、ダウンロードするとExcel上にVyNDEXの操作メニューが表示されます。
左上の「ログイン」ボタンから、Salesforceアカウントにログインします。

ログインするとSalesforceとExcelが連携され、Salesforce上のデータをExcel上に落とし込めるようになります。

3.Excel上に表示させたいデータを落とす

左上の「オブジェクトを選択」をクリックすると、Excelにエクスポートしたいデータを選択する画面が表示されます。
Excel上でどのようなデータを確認したいのかをチームで事前に決めておきましょう。
　
　

データエクスポート画面.png
データを落とすとこのように表示されます。
この状態であれば、商談情報の進捗状況を一度に確認・更新できます。
通常のExcelのようにクロス集計やグラフ化が行えるので、データの可視化をスムーズに行えます。

4.Excel上で情報を更新する

データ変更画面.png
Excel上でデータを更新すると、更新箇所に色が付きます。
　
　

書き込み.png
商談情報を一度に更新し、どこを更新したか確認してから、左上の「書き込み」をクリックします。
するとExcel上のデータがSalesforceに反映されます。

オフライン状態で書き込みした場合は通常のExcelと同じように上書き保存しておき、オンラインになった段階で「書き込み」すれば、そのタイミングでSalesforceにデータを反映できます。

「書き込み」の隣にある「読み込み」ボタンをクリックするとSalesforce上のデータがExcelに反映されます。
よってマネージャーは、チームメンバーがデータ更新したことを確認してから「読み込み」するだけで最新の進捗状況を確認できます。

営業チームが実際に利用してみると？

実際に弊社の営業チームがVyNDEXを利用したところ、マネージャー、メンバー双方が感じていた課題が解消されて確認作業や入力作業の時間が大幅に減ったと実感したようです。

マネージャーサイド：「全体を把握しやすくなった。サマリーを見るために使っていたスプレッドシートも不要に」

Salesforceの弱点である情報の一覧性の低さを解消できるVyNDEXを利用した結果、全体数字を把握しなければいけないマネージャー側は大きなメリットを感じたようです。

「全体の営業状況を把握するためにSalesforceとは別でスプレッドシートを利用していましたが、Salesforceと連携したExcelがあれば不要です。Salesforceのデータを読み込むだけでExcel上の情報が更新されるため、サマリーシートとSalesforce上のデータの整合性を確認する必要もないので管理の手間が省けました。」

これまでは、メンバーがスプレッドシートに手動で入力した内容と、Salesforce上のデータに齟齬がないかを確認する作業が必須でした。間違いがあるかどうかを確認する作業は時間も体力も消費します。しかし、Salesforce上のデータをそのまま読みこむ機能があれば整合性を確認する必要はありません。

メンバーサイド：「作業時間が短縮され、ヒューマンエラーも減った」

メンバー側からは、「とにかく作業時間が減った」という意見が多く、特に商談情報をページの移動なく一度に更新できる点にメリットを感じているようでした。
また、以下のような声もありました。

 「Salesforceだと、入力して保存するとき、たまに間違えて"キャンセル"をクリックしてしまう時があります。キャンセルをクリックすると入力データは消えてしまうのでまた打ち直さなければいけません。Excelであれば間違えて入力データを消してもすぐに復元できるので、ヒューマンエラーによるロスが減りました。」