仕事をする中で、メールや資料作成など文章を書く機会はたくさんあります。ビジネスで文章を書くときに大切なのはきれいな文章かどうかではありません。文章を読む人が読みやすいと感じ、内容を理解しやすいかどうかです。

文章のわかりやすさを左右するのが表記ゆれです。表記ゆれがある文章は読みづらく、せっかく力を入れて取り組んだ内容であっても理解されないことになりかねません。
表記ゆれを統一すると文章がわかりやすくなり、仕事ができる好印象になるかもしれません。

今回は表記ゆれの概要や、表記ゆれをふせぐためのポイントをご紹介します。

表記ゆれとは

一つの意味を表す言葉に、複数の表記がされていることを表記ゆれといいます。複数の表記が混ざっていると、読み手はそれぞれの表記によって違う意味が含まれているのではないかと考えながら読むことになります。表記ゆれを統一したほうが、読み手の負担が減りわかりやすい文章になるでしょう。

参照: 
この漢字はひらく?サイトの表記ゆれを防ぐ、知っておきたい文章マナー。|ビリオンプランのスタッフブログ
表記揺れ(ヒョウキユレ)とは - コトバンク

表記ゆれの具体例

漢字

文章の中で単語をすべて漢字に変換すると、日常ではあまり使わない漢字で読みづらいことがあります。また漢字の送りがなのつけ方にも違いがあります。

猫
ねこ
ネコ

行う
行なう

カタカナ

英語をアルファベットではなくカタカナで表記するときは、それぞれの読み方によって濁点がつかなかったり、小文字を表記しないことがあります。

ベット
ベッド

コミニケーション
コミュニケーション

数字

数字は漢字表記、全角表記、半角表記があります。

午後七時
午後7時
午後7時

英単語

英単語をそのままアルファベットで表記するのか、カタカナで表記するのかという違いがあります。

Web
WEB
ウェブ

文末

文末が言いきり型か、ですます型かで読み手に与える印象が変わります。

〜だ
〜です

参照:
キーワードの表記揺れにどのように対策・対応するべきか? | SEO対策Q&A [SEO HACKS]
表記の揺れとは?その種類と、回避・修正するためのWordを使ったテクニック|トイロハ

表記ゆれがあると何が起こるのか

文章が読みにくくなる

同じ意味を表す語句でも、表記ゆれがあると読みづらくなります。

会社に出社するときに、スーツを着ている人もいればカジュアルな服装を着ているヒトもいる。

上の例文には、人間を意味する「ひと」を、「人」と「ヒト」の2つで表す表記ゆれがあります。
今回は短い例文ですが、長い文章になってくると、文脈がより複雑になります。意味の違いを表すためにことなる表記を使っているのか予測しながら読まなければいけないので、読み手には大きな負担になってしまいます。

内容がわかりにくくなる

読みづらく、表記ゆれに気をとられてしまうと、内容を理解するまでにいたらないことがあります。文章は内容をわかりやすく伝えるためのツールの一つであって、書くこと自体が目的ではありません。どのような表記であればわかりやすくなるのかという視点が大切です。

SEOに影響をおよぼす可能性がある

表記ゆれがあると、キーワードによっては検索結果が変化する可能性があります。

表記ゆれ ねこ.jpg
ねこ、ネコ、猫でそれぞれ検索した結果です。大きく目立った変化はありませんが、それぞれ検索順位が少しずつ違います。
このように、検索するキーワードによって検索順位が異なる場合があります。
特定のキーワードSEO施策をおこなうときは、キーワードの表記の仕方にも注意しておきましょう。

表記を統一するときのポイント

表記ゆれを統一するときは、以下の4つのポイントがあります。

読み手に合わせる

読み手が自分しかいない日記であれば、いくら表記ゆれがあっても構いません。表記を統一するのは、読み手に内容をわかりやすく理解してもらうためです。
読み手に一番わかりやすい表記はなにかを考えてみましょう。

一定のルールを作る

読み手に合わせる方法にくわえて、あらかじめ書き手側で表記ルールを統一するという方法があります。一つのメディアの記事を数名のライターで執筆しているときなど、書き手が複数いる場合に有効です。

表記ゆれをチェックできるツールを利用する

文章をチェックできるツールが使用できます。
長い文章の表記ゆれを統一したいときにオススメです。

文章を書いた後に目視で確認する

文章チェックツールで大部分の表記ゆれをチェックしたら、最後に目視でも確認しておきましょう。ツールを使っても抜け漏れがないとは言い切れません。書いた本人や第三者に確認してもらうといいでしょう。

参照:
うっかりミスを防ぐために!文章作成時に誤字・脱字を少なくする10のポイント

表記ゆれを統一できるツール

表記ゆれを統一できるツールをご紹介します。

文字列一括置換え

文字列置換え.png
http://etc.webclap.com/string_replacer/

長い文章での表記ゆれを一つ一つ手動で修正するのは時間がかかります。このツールで語句を指定すれば、一括で表記ゆれを統一できます。

表記ゆれも含めて文章校正で役立つツールが下記の記事に掲載されているので、参考にしてみてください。

参照:
文章作成業務が多い方は要チェック!文章校正を補助してくれる無料ツールまとめ
文章校正ツール3選 ~ライターにおすすめ! 誤字脱字・表記ゆれを手軽にチェック~|トイロハ

まとめ

長い文章や複数の文章をチェックするときには一括で確認できるツールが便利です。ツールを使っても抜け漏れがある場合もあるので、文章を書いたあと自分や第三者の目視で確認しましょう。
Yahoo!で検索するときは、検索する語句を「”」で囲むと表記ゆれを含まない検索ができるので利用してみてください。

参照:
Yahoo!検索ヘルプ 「表記のゆれ」について

表記ゆれを統一すると、読みやすくわかりやすい読み手に親切な文章になります。文章を読む相手のことを考え、表記の仕方を考えてみましょう。