当社の会議の変化

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当社はビジネスチャットを利用してから働き方に実に様々な変革が起きました。

会議については、今までご紹介したことを通じて幾つか劇的にかわったことがあります。
　　

1. 「情報共有のためだけに存在する会議」がほぼ絶滅した

会議の決定事項がノートで、Todoがタスク機能で可視化されることが習慣になると、情報共有だけの会議が馬鹿らしくなります。さらにタスクの中で更にコミュニケーションすることで、新たなタスク、そして議論事項が生まれ、良いエコシステムとして機能している実感があります。
　　

2. 非同期型のコミュニケーションの比重が増えることで今までの会議の何がムダだったのかに皆気づくことが出来た

顔と顔を合わせて同じ時間を共有する会議。本来はものすごいエネルギーが生まれるコミュニケーションの場です。それが「ムダ」「長い」「多い」と散々に言われるような不満の元になってしまうのは全て”非同期型のコミュニケーションで解決出来るはずの部分を同期型のコミュニケーションである会議で行っていたから”という点に気付かされました。これはビジネスチャットでのコミュニケーションが増えれば増えるほど明確に意識できる点です。
　　

総括

1. 会議前の事前共有は一方通行ではなく、しっかりフィードバックを返そう！

事前共有に対して反応することで、ムダな会議が無くなったり意識と方向性がまとまったり、結論が出しやすくなる効果があります。ビジネスチャットだと非常に手間なく簡単に反応できます。

2. 会議後のアウトプットは業務やプロジェクトに紐付けた形で可視化すること！

会議の結果やTodoはビジネスチャットで業務やプロジェクトに紐付いた形で可視化。文脈も共有できるので不参加や途中から参画する新入社員も素早く情報把握が可能です。
　　

まとめ

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スリーエムジャパン株式会社の調べによると、「会議で結論を出すための工夫をしている」人はわずか13.5％であり、しかし会議に費やす平均時間は年間159.1時間もあります。

参考：
http://www.mmm.co.jp/office/post_it/meetingsolution/reports/result_04.html

つまり多くの企業にとって社内コミュニケーション、しいては会議をテコ入れすることは業務効率化に大きな効果があると言えるでしょう。私個人としては、面と向かって議論することは好きですし、はっきり言えばムダな会議は実際には存在しないと考えています。しかし、”ムダと感じる会議”が多くあるのかなとも考えています。

ビジネスチャットはあくまで会議をより有意義にするための緩衝材のような存在です。ビジネスチャットを通して、非生産的な”ムダに感じる会議”を一刻も早く消滅させるための一助になったら幸いかと存じます。