「毎日のタスクに追われて一向に残業が減らない」
「忙殺されていてなんのために働いているのかわからない」
ビジネスに関わってきた方なら、一度はこのような思いを持ったことがあるのではないでしょうか。

このような非効率的な仕事が続くのは、日々のPDCAサイクルを回せていないからかもしれません。
計画(P)や行動(D)はできていても、振り返り(C)や次のアクション(A)には繋がっていないと実感されている方も多いのではないでしょうか。

今回は、累計発行部数7.6万部『自分を劇的に成長させる!PDCAノート』著者 岡村拓朗氏による「残業0につながるPDCAの回し方」について講演内容をお届けします。

登壇者紹介

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岡村 拓朗
1995年大学卒業後、コンビニエンスストアチェーン本部へ入社。地方営業所勤務時代に現場で使われていた「仮説検証サイクル」からPDCA思考を叩き込まれる。2003年外資系ヘルスケア企業へ転職し、100時間以上の仕事漬けの毎日を送り、体重も10キロ以上激太りしてしまうが、PDCAノートをはじめとした独自の仕組み化のメソッドを使うことで業務効率化を実現し、年収2.3倍、残業ゼロ、13キロのダイエットを達成。2015年より会社公認で副業活動を開始。あなたの時間を創り出す仕組み化コンサルタント」として積極的に活動している。PDCAを回すためのノート活用術についてまとめた『自分を劇的に成長させる!PDCAノート』は2017年6月時点で累計7.6万部を突破。
引用:岡村 拓朗 | フォレスト出版

PDCAを続けるのに「習慣化」が必要な理由

みなさん、じゃんけんはご存知ですか?それでは今からじゃんけんをするので後出しで勝ってみてください。
これは勝てますよね。

それなら次は負けてみてください。こちらも、後出しをすれば確実に負けられるはずです。これは先ほどより、かなり遅くなりましたね。どんな感じでしたか?

[参加者]
かなり抵抗感がありました。

そうですね。なんとなくモヤモヤというかイラッとしたと思います。
これは自分では負けようという意識があるのに「じゃんけんは勝つものだ」という無意識な力が働いているためです。このように無意識の領域を生かして習慣化してしまえば、楽に動くことができます。逆に意思の力はあてになりません。

成長するためには何かを変える必要があります。では、何を変えていけばいいのか。
今のみなさんは、色々なものから選びとられた結果だと考えてみてください。
結果を変えるには原因を変える必要があります。例えば、毎日豪華な食事を取っていたら太ってしまう。それが原因と結果です。

今のあなたという結果をもたらした原因は「環境」です。
大前研一さんが人生を変えるには3つの方法があると述べています。
1つは付き合う人。例えば友人関係を変える方法です。2つめは場所です。住む場所や会社のような場所、あとはそれこういった講演会の場もその1つです。
3つ目は時間。朝起きてそのまま会社に行くのではなく、駅の中にあるカフェで朝活をやるといった今までになかった時間を作る方法です。
さらに、自分はパソコンやペンといったツールも含むべきだと考えています。

今挙げたような環境を変えなければ、自分は変わりません。

普通のフレームワークはあてはめるだけで使えるのにPDCAは使えないのはなぜ?

フレームワークというのは「仕事のレシピ」です。料理で例える「今から何を作ろうかな」「どうしたら作れるんだろう」といちいち考えたらきりがありません。
でもレシピを見たら、この通りやればいいとわかります。

仕事をするときは必ず何かしらフレームワークを使っていると思います。3C分析や4P分析、SWOT分析など世の中には様々なフレームワークが存在します。
このようなフレームワークは、枠にあてはめていけば考えることができるので、多くの方が利用できているでしょう。

では、ビジネスにおいて一般的なフレームワークであるPDCAではどうでしょうか。
これは知っているのに、使えない。PDCAを行おうと思っても、PDDDDで終わったり、Pで終わったり、枠として見えているはずなのに取り扱えないというのが今までのPDCAの問題でした。

このPDCAの回し方をノートというフレームワークにあてはめることで、習慣化できるようにしたのが『PDCAノート』です。

残業を0にするための 5倍速の仕事術

PDCAを回していくことで残業0を実現するための仕事術を紹介します。

1.「残業0」をゴールにしない。
2.「やった」という小さな事実を積み重ねていく
3.行動してから修正する。

これには上記のように3つポイントがあります。

1.「残業0」をゴールにしない。

残業0を実現するには、残業0を目指してはいけません。目指すのはその先です。仕事の先にある実現したいことができるようになったら、仕事が回るようになっていると思います。

例えば「仕事を効率化したいです。」「残業減らしたいです。」という声に対して「じゃあそうなるとどうなりますか?」と問いかけると「いい仕事ができます。」と答えが返ってきます。でも「いい仕事ができたらどうなるんですか?」と問いかけると「いい仕事ならいいんじゃないんですかね」で終わってしまいます。

働き方革命という話の中では、残業の長さが問題になっています。でも、そこは問題ではありません。

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出典:わくわく著者イベント『自分を劇的に成長させる!PDCAノート』岡村拓朗さんのスペシャル読書会!

例えば、石をつむ職人という例えです。Aさん、Bさん、Cさん、Dさんがいたとして
Aさんは石を作っている。Bさんは壁を作っているという。Cさんは教会を建てているんだよと言います。でも、Dさんは人間の心を癒せる空間を作っているんですよと言う。
これは同じ作業をしているのに言っていることが異なるという例です。

Aさんは石を積むという単純な作業というレベルでしかものを見ていない。次にBさんは壁を作るという手段レベルです。次にCさんは教会を立てるという目標です。
その点、Dさんはなぜこの仕事をやるのという目的がわかっている。
何をやるというレベルは我々やっていると思います。壁を早く作るために、石をどうやったら積むかを考えている。

では、Dさんはなぜそんな考え方ができるんでしょうか。
Dさんは人生の中での何か明確な目的を持っているのかもしれません。
例えば「誰もかが笑顔で過ごせるような社会にしたいなぁ」のような想いがあるからこそ、目の前の仕事に向き合った時にこれ作ったら人々が笑顔になるかもしれないと考えるのでしょう。こうなると仕事も楽しくなりますし、自分も成長できます。

2.「やった」という小さな事実を積み重ねていく

努力を積み重ねない限り、成長はもたらされません。
だからこそ、1回や2回やったくらいでうまくいかなったとしてもそれは当たり前です。
逆に1回2回でうまくいくことは、成長する目標じゃない可能性が高いでしょう。

とにかく試行錯誤を繰り返すことが大切です。もし失敗しても「できないことを見つけた」「失敗じゃなく成長の伸びしろ」と考えましょう。
PDCAの中で、行動を振り返る時に「できなかった」で振り返ってしまう人がいるんですが、「できなかった」は解釈論にすぎません。
その一方では、何かをやったという事実があるわけです。そういう「やった」という小さな事実を積み重ねていくことが大事なんです。

3.行動してから修正する

1回2回やったくらいではうまくいかない。でも、実際やってみるとギャップがある。それを埋めることを考えましょう。

例えば、セミナーを開催したいと思ったら、すぐに実行します。その際に8人集めたかったのに2人しか来なかったとしましょう。それなら、なんで2人しか来なかったんだろうと原因を考える。そのギャップがわかったら「次はこうしよう」と行動の精度が上がっていきます。これは、行動しないことには永遠にわかりません。

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出典:わくわく著者イベント『自分を劇的に成長させる!PDCAノート』岡村拓朗さんのスペシャル読書会!

例えば、仕事を5倍するには、100%ではなく20%という思考で考えましょう。
1つのタスクに時間をかけて100%にするより、プロセスごとに20%ずつ終えて、とりあえず完成させましょう。
また、仕事を終える時間を決めないと永遠に仕事を行うようになります。1時間なら1時間と決めておきます。
また、時間の管理でいえば、退社時間を予定に入れるのも有効です。
「私は今日6時に退社するんだ」と考えると、それまでに仕事を終わらすにはどうしたらいいだろうと考えるでしょう。ぜひ「仕事20%で仕事5倍速の法則」は覚えておいてください。

まとめ

国をあげて「働き方改革」が推進されている中、今目の前にある作業をいかに効率よく終わらせるかに集中してしまって、結果として仕事のレベルも自分自身も成長していないと感じている方もいるかもしれません。

岡村氏はフレームワークを使って、PDCAサイクルをまわしていくだけでなく、その軸となるワンゴール(1つのゴール/目的)を設定することが重要だと著書の中で述べています。

「効率のいい働き方の先に実現したいことは何なのか」「そのために今何をすべきなのか」を日々のタスクとして落とし込んでいくことが、PDCAサイクルを回す最初のきっかけになるのかもしれません。