引継書作成のポイント

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1. 業務や作業の繋がりを明確に把握しておく

引継書を作成する際は、業務同士の関係性や仕事の流れを把握した上で作成しましょう。

例えば、「メールマガジンの作成」という業務でいうと、メールマガジンを作成する前に、本文中に掲載する文章の内容やURLを関係部署に事前に確認しておく必要があるかもしれません。あるいは「メールマガジンの送信先である顧客リストの更新」といった関連するほかの業務もあるでしょう。

このような業務同士の関わりやつながりを引継書に落とし込んでおくことで、なぜその業務を行う必要があるのかが明確に伝わり、後継者が正しい判断を行えるようになります。
  

2. 業務・作業に関わる関係者を明示する

引継書には社内外の関係者の氏名・連絡先を記載しておくようにしましょう。また、その業務自体は行ったことはなくても、似たような業務を行っている人や同じツールを使ったことがある人を記載しておけば、何かわからないことがあった時に相談すべき相手がわかります。
  

3. 手順は丁寧に記載する

業務の手順は細かく丁寧に記載します。特に自分だけが知っていて、無意識で行っているものには注意が必要です。

手順に抜けがないかどうかチェックするにはMECEの手法を使うのが有効です。

MECEとは、「お互いに重複せず、全体に漏れがない」ことを指すフレームワークであり、抜け漏れがないように物事を整理する際に用いられています。おおよその業務の手順を項目でまとめたら、それぞれの手順の間に抜けがないかどうか、MECEを用いてチェックしてみるといいでしょう。

参考:分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法|FUJI XEROX

MECE(ミーシー)とは?ロジカルシンキングとフレームワークの基本を理解

MECE(ミーシー)とは?ロジカルシンキングとフレームワークの基本を理解

ロジカルシンキングの基本と言われる概念の1つ「MECE(ミーシー)」。今回は「MECE」を既存のフレームワーク(3C、4Pなど)を用いながら具体例を交えて解説します。

  

引継書テンプレート10選

引継書の書き方に迷ったら、テンプレートを参考にしてみるのも一手です。

ここでは10個の無料テンプレートを紹介するので、自分の引き継ぐ業務の量や質に合わせて、最適なものを見付けましょう。

1. 引き継ぎ書|Office スタイル カタログ

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http://origin2.cms.ms.akadns.net/ja-jp/office/2013/stylecatalog/word/word06.aspx

WordやExcelといったOfficeシリーズの公式サイトが公開しているWord形式のテンプレートです。画面上部に業務全体の流れが記載されており、ステップの1つずつにゴールと細かい作業内容を記載するスペースが用意されています。画像を挿入するようになっているので、手順がよりわかりやすいようにスクリーンショットのような画像を用意しておくといいでしょう。

また、テンプレートの利用方法を解説した動画が公開されています。使い方がわからない方はこちらも合わせて参考にしてみるといいでしょう。

  

2. 業務引継書テンプレート|経費削減実行員会

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http://econavi.owners.ne.jp/template/file/022-00000001048

業務の手順ごとに箇条書きでまとめるExcel形式のテンプレートです。手順ごとにチェックボックスが用意されているので、実際に業務を行いながら利用するのに適しています。また、押印欄も複数用意されているので、社内で承認が必要となる業務の引継書にも使いやすいでしょう。

なお、ダウンロードにあたっては会員登録が必要となるので注意してください。
  

3. 業務引継シート01(社内業務引継ぎ用)|bizocean

業務引継シート01(社内業務引継ぎ用)|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/104468/

Excel形式で、業務の内容を箇条書きするだけのシンプルな引継書です。手順に合わせて上から記載したり、関係する業務をまとめて記載したり、自分の用途に合わせて利用できます。
  

4. 業務引継ぎシート(社内業務向け)02|bizocean

業務引継ぎシート_社内業務向け_02|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/515371/

業務の内容や引継日、後継者などを記載したExcel形式の引継書です。引継を行う業務について詳しく書くというよりも、引継を行った事実をまとめるのに適しています。

上長にどのような引継を行ったか報告する際に利用するといいでしょう。
  

5. 業務引継ぎシート(社内業務向け)03|bizocean

業務引継ぎシート_社内業務向け_03|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/515372/

複数の後継者に引継を行う際に使えるExcel形式の引継書です。業務ごとに業務の内容や、引継を行った日、チェックを記載できます。

箇条書きのシンプルな書式なので、自分の利用用途に合わせて編集しやすいでしょう。
  

6. 事務引継書|ひな形の知りたい!

事務引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/463/

引継ぎの内容と、引継ぎを終えた内容を記載するだけのシンプルな引継書です。引継ぎを行う都度上長への報告が必要な場合などに利用できます。なおダウンロードにあたっては無料の会員登録が必要となります。

また会員登録を行ってもダウンロード数には制限があるので注意してください。
  

7. 引継書|ひな形の知りたい!

引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/259/

引継ぎの内容と引継ぎの日付だけを記載したシンプルな形式の引継書です。後継者は1名の場合を想定しており、複数の後継者に引き継ぐ場合は使いづらいので注意してください。
  

8. シンプルな引継書|ひな形の知りたい!

シンプルな引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/1017/

項目ごとに番号が印字されたExcel形式の引継書です。業務の内容と日付を記載できるので、手順や業務ごとに順を追って引継ぎを行う際に活用できます。

承認のための押印を行うスペースも用意されているので、上司への報告用としても利用できるでしょう。
  

9. 業務引継ぎシート(取引先訪問)|bizocean

業務引継ぎシート_取引先訪問_|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/104469/

取引先別に情報をまとめたExcel形式の引継書です。取引先の名前や担当者、引継内容を箇条書きで記載します。

複数の取引先を持っている営業職の方が引継ぎを行う際に活用できるでしょう。
  

10. 営業引継書フォーマット(A4 excel)|Conemaga

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※このWebサイトは現在公開されていません。

取引先の引継ぎに特化したExcel形式の引継書です。引継ぎの内容や先方の担当者の名前といった基本的な情報だけではなく、決裁ルートなど営業特有の情報も記載できます。

競合の情報などを記載する欄もあるので、自分の持っている情報を細かく記載したい場合にも役立つでしょう。