引継ぎ書の作り方は？わかりやすくするコツと便利なテンプレート10選

更新日: 2020年09月02日

ビジネススキル

引継書作成のポイント

後継者も企業も安心の引継ぎ_004.png

1. 業務や作業の繋がりを明確に把握しておく

引継書を作成する際は、業務同士の関係性や仕事の流れを把握した上で作成しましょう。

例えば、「メールマガジンの作成」という業務でいうと、メールマガジンを作成する前に、本文中に掲載する文章の内容やURLを関係部署に事前に確認しておく必要があるかもしれません。あるいは「メールマガジンの送信先である顧客リストの更新」といった関連するほかの業務もあるでしょう。

このような業務同士の関わりやつながりを引継書に落とし込んでおくことで、なぜその業務を行う必要があるのかが明確に伝わり、後継者が正しい判断を行えるようになります。
　　

2. 業務・作業に関わる関係者を明示する

引継書には社内外の関係者の氏名・連絡先を記載しておくようにしましょう。また、その業務自体は行ったことはなくても、似たような業務を行っている人や同じツールを使ったことがある人を記載しておけば、何かわからないことがあった時に相談すべき相手がわかります。
　　

3. 手順は丁寧に記載する

業務の手順は細かく丁寧に記載します。特に自分だけが知っていて、無意識で行っているものには注意が必要です。

手順に抜けがないかどうかチェックするにはMECEの手法を使うのが有効です。

MECEとは、「お互いに重複せず、全体に漏れがない」ことを指すフレームワークであり、抜け漏れがないように物事を整理する際に用いられています。おおよその業務の手順を項目でまとめたら、それぞれの手順の間に抜けがないかどうか、MECEを用いてチェックしてみるといいでしょう。

参考：分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法｜FUJI XEROX

MECE（ミーシー）とは？ロジカルシンキングの基本フレームワークを例と共に解説

ロジカルシンキングの基本と言われる概念の1つ「MECE（ミーシー）」。今回は「MECE」を既存のフレームワーク（3C、4Pなど）を用いながら具体例を交えて解説します。

引継書テンプレート10選

引継書の書き方に迷ったら、テンプレートを参考にしてみるのも一手です。

ここでは10個の無料テンプレートを紹介するので、自分の引き継ぐ業務の量や質に合わせて、最適なものを見付けましょう。

1. 引き継ぎ書｜Office スタイルカタログ

スクリーンショット_2017-12-11_19.02.04.png
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13939

WordやExcelといったOfficeシリーズの公式サイトが公開しているWord形式のテンプレートです。画面上部に業務全体の流れが記載されており、ステップの1つずつにゴールと細かい作業内容を記載するスペースが用意されています。画像を挿入するようになっているので、手順がよりわかりやすいようにスクリーンショットのような画像を用意しておくといいでしょう。

また、テンプレートの利用方法を解説した動画が公開されています。使い方がわからない方はこちらも合わせて参考にしてみるといいでしょう。