日々様々なWebサービス、クラウドサービスが充実していく中で、ファイルのやりとりの仕方も変化してきました。ビジネスシーンでのファイルの共有にはオンラインストレージが使われることが増えています。

そこで今回は、「オンラインストレージサービスの4つの利便性とは」と題して、オンラインストレージに関連した基本情報はもちろん、利便性や活用する上での注意点をまとめていきます。また、主な代表的なサービスを3個ご紹介します。

ぜひ本記事で得た情報を、普段の業務にお役立てください。
　　

オンラインストレージとは

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普段から個人的にオンラインストレージを使っている人は多いのではないでしょうか。iPhoneユーザーであればiCloudが初期の段階で設定され、活用されています。

オンラインストレージは、クラウド上にファイルをアップロードすることで、様々なデバイスでアクセスができます。写真や音楽、テキストファイルなどを入れて、PCからでもスマートフォンからでも気軽にアクセスすることが可能です。

また、オンラインストレージにアップロードされたファイルに対して他人にもアクセスを許可することで、ファイルを簡単に共有することができます。

オンラインストレージが活用される前は、USBメモリやCD-ROMなどのフィジカルなデバイスにデータを入れて受け渡しをしていました。しかし、クラウド上に上がっているファイルは、共有リンクを送るだけで簡単に受け渡しが可能です。リンクからオンラインストレージにアクセスしてもらい、ダウンロードしてもらうことでファイルの受け渡しがインターネット上だけで解決します。
　　

オンラインストレージの4つの利便性

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オンラインストレージにはネット上のファイル置き場ですが、様々な活用方法がありとても利便性に優れています。
　　

ファイルの共有、持ち出しが簡単

オンラインストレージ上にアップロードされたファイルは様々なデバイスからアクセスが可能になります。

例えば、スマートフォンで撮った写真をオンラインストレージ上にあげ、PCで閲覧することができます。PCに保存されている動画や音楽ファイルをオンラインストレージにあげておくことで、スマートフォン本体に入れなくても気軽に持ち出すことが可能です。

また、前述のとおり、オンラインストレージを活用することで、それまでフィジカルなデバイスを介して行われていたデータのやり取りをオンライン上で完結させることができます。複数にアクセス権を付与することで、大人数のプロジェクトでも簡単にデータを共有することが可能です。ストレージのサイズさえ超えなければ、容量の大きいファイルでも格納が可能なので、メールで直接送ることのできなかった画像や動画ファイルなども簡単に共有することができます。
　　

共同作業がしやすい

共有ファイルを複数人で作業する際にも便利です。同じエクセルファイルをそれぞれが記入していく必要がある場合、1回ずつ更新したファイルをメールで送り合うと、先祖返りしてしまったり最新版がどれだかわからなくなってしまうこともあります。オンラインストレージに上げられた1つのファイルにそれぞれがアクセスして更新していくことで、共同作業が非常に楽になります。

また、オンラインストレージの中には、ファイルのバージョン管理ができるサービスもあり「1日前時点まで遡りたい」と言ったケースにも対応が可能です。
　　

ローカルとの同期が可能

オンラインストレージの中には同期機能を提供しているサービスが数多くあります。通常、ファイルを作成したらブラウザ経由でオンラインストレージにアップロードし、人から共有されたらブラウザ経由でダウンロードをするという手間があります。

しかし、ローカルとの同期機能を使えば、共有されたファイルはローカル上のフォルダ内に自動的に格納されます。また、そのファイルを更新して保存すれば、オンラインストレージ上とも同期されるので、最新版としてブラウザ経由で再度アップロードしなくても自動的に更新されます。
　　

ファイルのバックアップ

オンラインストレージはファイルの受け渡しだけでなく、バックアップファイルの置き場所としても非常に便利です。大切なファイルはPC本体の中に入れておくだけではなく、外付けHDDなどにバックアップしておくことは非常に重要です。

しかし、フィジカルなものに記録しておく以上、紛失や故障などのリスクがあります。オンラインストレージにもファイルをバックアップしておくことで、万が一のトラブルでもファイルを失うリスクを軽減することができます。また、不要なファイルをオンラインストレージ上に上げておくことで、PCの容量を削減することもできます。
　　

オンラインストレージを活用する際の注意点

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オンラインストレージを使う際にいくつか注意しなくてはいけない点があります。
　　

セキュリティ面

オンラインストレージは、サービスを運用している企業から提供される貸倉庫のようなものです。データを他社の管理するストレージに預けることになるため、抵抗感を持つ方もいらっしゃるでしょう。サービスしている企業側の事故による情報漏えいと言った被害のリスクがないとうわけではありません。

共有設定の誤りなど社内の人間による人為的な過失などが情報漏えいにつながってしまうリスクもあります。社外秘のデータを誤って社外の人にも共有してしまったり、ファイルの公開範囲の設定をミスしてしまい誰でもアクセスできる状態にしまうなど、様々なケースが懸念されます。それに加え、退社した人間に共有設定が残ってしまっているというケースも多々あります。
　　

共有先の会社がサービスを利用できない

クライアントやパートナー企業とファイルを共有しようとした際に、会社によっては活用したいオンラインストレージサービスの利用自体が禁止されているケースもあります。各会社の情報セキュリティポリシーによって、オンラインストレージと言ったクラウドサービスが使えないだけではなく、指定のUSBメモリ以外はパソコンに差してはいけないと言ったルールがある企業さえ存在します。

大容量のファイルをやりとしなければいけないプロジェクトの際には、ファイルの受け渡し方法は事前にしっかり確認しておきましょう。
　　

主なオンラインストレージサービス

Dropbox

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https://www.dropbox.com/

Dropboxはオンラインストレージの代表格として広く知られています。個人向けとチーム向け（ビジネス向け）の2パターンが用意されています。ファイル自体の保存期間は無期限で、誤って消してしまったファイルは一定期間保存されており簡単に復元ができます。

個人向けプランの無料版だと2GBまでとなっていますが、月額料金費用を払えば1TBまで増やすことができます。また、チーム向けプランでは、必要に応じてさらに容量を確保することが可能です。
　　

Google Drive

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https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google DriveはGoogleが提供しているオンラインストレージです。Googleアカウントを作成した時点で、自動的に利用が可能になります。ファイルのストレージとして活用できるだけでなく、WordやExcelというったオフィスソフトのクラウド版であるGoogle DocsやGoogle Spreadsheetなどのサービスが併せて利用可能です。クラウド上にエクセルファイル（Spreadsheet）を用意し、チームメンバーと共有することで、業務がスムーズに進みます。

Box

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https://www.box.com/ja-jp/home

BoxもDropboxなどと同じくビジネス向けのプランが用意されているファイルストレージです。ビジネスプランにすれば容量が無制限になるためファイルのバックアップなどにも便利です。無料のパーソナルプランでも10GBの容量を利用できます。
　　

まとめ

冒頭でも触れたように、私たちが普段の生活の中で無意識のうちに活用し、会社や自宅のPCだけではなく、手のひらに収まっているスマートフォン。ここまでの話の中でPCにしろ、スマートフォンにしろ、ビジネスシーンのファイルの共有等にはオンラインストレージが便利なことは一目瞭然です。

日々、様々なWebサービス、クラウドサービスが充実していく中で、ファイルのやりとりも簡単で、多くのユーザーから支持されています。

オンラインストレージは利便性も高く、様々な活用用途があります。ぜひ、本記事を通じて、自分にあったサービスを選定し、賢く活用してみてはいかがでしょうか。