遠隔コミュニケーションを円滑に進める4つのポイント

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1.定期的に対面でのコミュニケーションをする

出社してでもビデオチャットでも構いませんが、定期的に顔を合わせてコミュニケーションをしましょう。
お互いに顔を合わせてコミュニケーションをとる場を設ければ、テキストのみのコミュニケーションよりも思考のすり合わせがしやすくなります。たとえ働いている場所が異なっていても同じ方向を見て業務に邁進できるでしょう。

また、顔を合わせてコミュニケーションすることは、お互いの信頼関係を強固にすることにも一役買ってくれます。顔が見えない相手とやり取りに比べて、お互いに顔を知っている相手とのやり取りには非言語的コミュニケーションがとれるため、より親密度が高まるからです。

参考：
Rubin, Z. (1970). Measurement of romantic love. Journal of personality and social psychology, 16(2), 265.

2.わかりやすいメッセージを心がける

テキストでのコミュニケーションは、対面で話すときに比べて内容が正確に伝わりづらい場合があります。

例えば、対面であれば「さっきの話だけど〜〜」で伝わるようなことであっても、テキストのみのコミュニケーションだとどの事象を指しているのかわかりにくいでしょう。

テキストを整理したりリマインドや引用機能を活用したりなどで、相手に伝わりやすいメッセージを送るように心がけてみましょう。

3.少しでも不明な点があれば確認を

わかりやすいメッセージを心がけたとしても、常に正確に伝わるとは限りません。勘違いをしたまま進めてしまうリスクを防ぐために、「懸念点はすぐに確認すること」が重要です。

少しでも懸念点があるときは、躊躇なく必ず確認作業を行いましょう。

4.明るい言い回しを心がける

テキストでのコミュニケーションは、どうしても冷たく淡白な印象を与えがちです。ただ必要な情報を伝えているだけだと相手が圧迫感や不安を感じてしまう場合もあります。

最も避けるべきことは、それによりメッセージを誤解して受け取られることです。

コミュニケーションする相手にもよりますが、「！」や絵文字、顔文字などを利用してコミュニケーションに温かさを加えてみるのもひとつの手でしょう。

シチュエーション別におすすめのコミュニケーションツール

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現在リモートワークが徐々に浸透しつつあるため、様々なコミュニケーションツールが存在します。

ただしすべてのケースにおいて万能に使えるというわけではなく、それぞれに強みと弱みがありますので、ケースに応じてどのようなコミュニケーションツールを使うべきか検討してみましょう。

業務連絡用ツール

日々の業務連絡やチャット上でのミーティング、比較的小さいサイズのファイルのやり取りなどであれば、ChatWorkやSlack、LINE、Facebookメッセンジャーなど、普段から使用しているチャットツールを使用しましょう。

基本的にはどのツールを使用しても問題ありませんが、企業で一括導入している場合もあるため、どの手段が最適かあらかじめ聞いておくとよいでしょう。場合によっては、コミュニケーションを取る相手に合わせて使い分けも必要になります。

ChatWork
Slack
LINE

会議用ツール

多くの言葉が飛び交いコミュニケーションが最も活発に行われる会議の場では、できる限り対面に近いコミュニケーションを成立させることが重要です。

なるべく顔が見えていて、リアルタイム性が高いツールを選びましょう。

おすすめなのは、Skype、Zoom、Googleハングアウト、Appear.inなどのビデオチャットツールです。
相手の顔が見えるコミュニケーションツールを使うと、ほぼ対面のコミュニケーションと同等の質を確保できます。

Skype
Zoom
Appear.in
Google ハングアウト

ノートやメモ、ファイルの共有用ツール

アイデアメモや作成したノート、ファイルなどを共有する際は、共有したノートやファイルをいかに見やすく整えられるかやタイムレスに共有できるかが重要なポイントです。

その点でおすすめなのが、EvernoteやGoogleドライブ、Dropboxです。
Evernoteは、ノートブックやタグなどの分類方法を使い、まるで紙のノートのようにメモや議事録を取れるツールです。作成したノートはURLを発行して簡単に共有できます。
GoogleドライブやDropboxは、タイムレスな共有に加え、オフラインでも確認できたり整理して管理できたりする点も非常に便利です。

Evernote
Google ドライブ
Dropbox

雑談用ツール

新たなアイデアの想起、ストレスの軽減など、リモートワークにおける雑談の重要さは再認識されるようになっています。しかし、その雑談を業務用のコミュニケーションツールでしてしまうと、公私の切り替えがうまくいかず、業務に支障をきたす恐れがあります。

そこで、雑談をする際は、グループやスレッド、ツールを分けてみましょう。Remotty、Sococoなど、雑談に特化したツールを活用すると、小さなことでも気軽にメッセージを送りやすくなります。また、LINEやChatWork、Slackなどのグループで雑談専用のグループを作る手法もおすすめです。ビジネス以外のことでも、気軽に会話ができるでしょう。

Remotty
Sococo