作業効率がグンと上がる！“カンバン方式”を採用しているツール5選

“カンバン方式”という言葉をご存知ですか？
トヨタ自動車で“ジャスト・イン・タイム”を推進した大野耐一さんが取り入れた生産管理の方法です。

生産管理を合理的に行うことができるカンバン方式は、タスクやプロジェクトの進捗を把握するのにも有効です。

最近ではカンバン方式を取り入れたタスク管理ツール、プロジェクト管理ツールも多くみられます。

今回は、フォーム作成・顧客管理ツール「formrun」を手がける株式会社ベーシック提供のもと、カンバン方式を採用したツールを5つ紹介します。

カンバン方式とは？

そもそも「カンバン方式」とは、トヨタ自動車が実践している生産管理方式です。

もともとスーパーマーケットで使用されている、商品名、品番、置き場所などが明記された商品管理用のカードからヒントを得ているため「スーパーマーケット方式」とも呼ばれています。

「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」という“ジャスト・イン・タイム”の考えのもとに、トヨタではこの商品管理用のカードを「カンバン」と呼んで生産管理の道具として利用し、製造ラインの後工程が前工程に部品を調達しに行く際に、何が使われたかを伝える手段としました。

参考：
トヨタ | トヨタ生産方式 | ジャスト・イン・タイムについて

カンバン方式のツールのメリット・デメリット

メリット

タスクや案件を一覧で把握することができる

ボード上に並んだカンバン（タスクや案件が書かれたカードのようなもの）の内容や数によってやらなければいけない業務の種類や量がわかるため、自分が現在どれだけのタスクを抱えているのかひと目でわかります。

任意の情報でグルーピングができる

リストと呼ばれる箱（サービスによって呼び方は異なります）の名称を変えることによって、カテゴリや優先順位ごとにまとめて管理することができます。

また、タスクの進捗状況を管理する箱を作り、そのタスクのステータスを管理することも可能です。

チームでのコミュニケーションが活発になる

ボードはチーム単位で共有することができるので、それぞれのタスクの進捗状況をメンバー全員が把握できるようになっています。
タスクに対してコメントを送れるほか、画像や動画を共有することも可能なので、そうした機能を活用し、メンバーとの意思疎通に役立てましょう。

デメリット

時系列の把握が難しい

カンバン方式のインターフェースは、時系列でのタスクの進捗管理がしづらいという弱点があります。

タスクに順番があり、前の工程がどの程度進んでいるのかも併せて確認したい場合には、別途管理が必要です。時系列で管理するためにガントチャート機能を備えているツールもあります。

タスクの大きさが把握しづらい

割り当てられているタスクの数はカードの数によって一目で分かりますが、1つのタスクの大きさ（負担）がどれくらいなのかが見えません。

したがって、タグ付けや色分けをすることによって、タスクの大きさをイメージさせるような工夫をすると良いでしょう。

カンバン方式で使えるツール5選

formrun

無料で使えるメールフォームと顧客管理 | formrun (フォームラン)

formrunは無料で使えるフォーム作成・顧客管理ツールです。
デザインテンプレートとクリックによる項目追加で、簡単にお問い合わせフォームを作成できます。

フォームに回答したお客様のステータス管理をカンバン方式で行える上、ツール上でメールも対応できます。
チーム単位で顧客対応ができるので、対応漏れや顧客対応の属人化を防ぎたい方におすすめです。フォームの作成やメールの送信が無制限で行える月4980円のSTARTERプランも用意されています。

Trello

Trello

Trelloは無料で使えるプロジェクト管理ツールで、ボード上のカードをドラッグ＆ドロップで動かすことで、タスクを管理できます。
タスクごとにタグや期限を設定することができるため「いつまでに、誰が、何をする」をチーム内で確認するのに役立つツールです。
特徴として、拡張機能が使えるプラグインが様々用意されていて、生産性を計測したり、ガントチャートで進捗管理したりと、ユーザーの用途に合わせてカスタマイズできるという点が挙げられます。

Wrike

Wrike - プロジェクト管理

5名まで無料で使えるプロジェクト管理ツールです。高機能な有料版は月49ドルから利用できます。
タスクの表示方法を「リスト」「ボード」「テーブル」の3種類から選ぶことができ、「ボード」表示がいわゆるカンバン方式です。

特徴としては、タスクを「プロジェクト」と「フォルダ」という2種類の概念で管理することができることが挙げられます。それに加えて、エディタが充実しているため、表現の自由度が高いのも特徴です。

有料プランでは、タスクの作業時間を計測・集計できるタイムトラッキング機能や、タスクを時系列で管理できるガントチャート機能をつかうことができるので、興味のある方は全ての機能が無料になっている14日間の試用期間を利用してみると良いでしょう。

Jooto

タスク・プロジェクト管理ツールJooto(ジョートー)

13万人が利用しているタスク管理ツールです。ボード2つ、ユーザー2名まで無料で使うことができます。

iOS・Android対応のスマホ用のアプリがあり、Windows・Mac OSにも対応しているため、パソコン、スマホ、 タブレット、どのデバイスからも接続可能です。

カードを色分けしてタスクの種類ごとにカテゴライズすることもできます。そのほか、サブタスクの設定やチェックリストの作成ができます。
アプリが便利なので、パソコンよりもスマホを利用する方にはおすすめです。

JIRA

Jira | 課題 & プロジェクト追跡ソフトウェア | アトラシアン

JIRAはTrelloを提供しているアトラシアン発の課題管理ツールです。
カスタマイズや、他の開発ツールとの統合もできるため、エンジニアやデザイナーのいるプロジェクト向けのツールと言えます。

「⁠カンバン」「⁠スクラム」などの機能でアジャイル開発に使われることが多いようですが、
プロセス管理に優れていることから、人事や財務、法務、マーケティングなど様々な部門で利用されています。

月額10ドルの有料プランでは10ユーザーまで利用ができます。関心のある方は、まず7日間の無料トライアルに申し込んではいかがでしょうか。

まとめ：カンバン方式で生産性を高めよう

カンバン方式のツールはドラッグ&ドロップで動かせるので直感的に操作でき、ボードによって全体を把握できるのが特徴です。

この方式で管理することで、タスクやプロジェクト、顧客の状況を漏れなくチームメンバーと確認することができます。

従来のようなリスト形式の管理方法に課題を感じている方は、今回ご紹介したようなツールを取り入れてみるのも良いかと思います。

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