テレビ会議・Web会議システムのデメリット

テレビ会議・Web会議システムの必要性や有効性をお伝えしてきましたが、デメリットがあることも忘れてはいけません。
こちらでは、主なデメリットを3つ紹介します。

カメラやマイクの性能によっては、参加人数に限界がある

テレビ会議・Web会議システムは、映像と音声を届けるカメラとマイクが命です。

機器の性能によって、カメラで映せる範囲や声を拾える範囲が異なるため、会議の規模に適した機器を導入しないと、スムーズな会議を実施するのは難しいでしょう。

インターネット環境によっては、通話が不安定になることも

インターネット環境で利用するテレビ会議・Web会議システムは、回線の状況に左右されやすいというデメリットがあります。

不安定な環境で会議を行っても、つながりにくい、映像や音声が途切れてスムーズにやり取りできないなど、ムダな時間が発生してしまいます。

その場の雰囲気が伝わりにくい

テレビ会議・Web会議システムは、人数が増えれば増えるほど、全体の雰囲気が伝わりにくいことがあります。

カメラやマイクの数を増やす、位置を工夫する、性能の高い機器を導入するなど、会議の様子が伝わりやすい環境を整えることが大事だと言えるでしょう。

テレビ会議・Web会議システムの比較ポイント

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1.導入しやすいか

テレビ会議・Web会議システムを比較するにあたって、導入のしやすさは極めて重要な比較ポイントです。

カメラやマイクなどの専用機器が必要なテレビ会議・Web会議システムの場合、社内で使えるようになるまでに費用や時間がかかってしまうため、抱えている問題がさらに深刻化してしまう可能性があります。

そのような状況を避けるためにも、初期費用が無料、パソコンやスマートフォンなどに専用ソフトをインストールするだけで導入できる、インターネット環境さえあればすぐに利用できるなど、手軽に導入できるテレビ会議・Web会議システムを選ぶことをおすすめします。

2.長期的に利用しやすい料金設定か

テレビ会議・Web会議システムの導入時には初期費用に注目してしまいがちですが、長期的にみて利用しやすい料金設定かどうかもしっかり確認しておきましょう。

月々の利用料金はもちろん、導入後に接続拠点や利用人数を増やすなどを仮定した際にかかる費用も確認しておくと安心です。

また、テレビ会議・Web会議システムの料金体系には、使った分だけ料金が発生する「従量課金制」と、利用状況に関係なく一定の料金が発生する「定額制」の2種類があります。

必要な時に必要なだけ利用したい場合には従量課金制、利用頻度や利用量が多い場合には定額制といったように、自社に合わせた選択が大切です。

3.映像や音声の品質が良いか

映像や音声の品質の良さは、テレビ会議・Web会議システムを快適に利用できるかを左右する重要なポイントです。

映像の品質は主に、解像度やfpsなどの数値で判断します。
解像度は鮮明さ、fpsは滑らかさに影響するため、できるだけ数値の高いテレビ会議・Web会議システムを選ぶと良いでしょう。

音声に関しては、ノイズやエコー、ハウリングを制御できるかどうか、安定した音声を届けられる出力調整ができるかどうかなどが比較ポイントとなります。

4.共有機能が充実しているか

テレビ会議・Web会議は、パソコンの操作画面や資料などを共有しながら行うことで、より正確な情報を届けることができます。

テレビ会議システムの場合はパソコン画面の共有機能のみであることが多いですが、Web会議システムの場合は接続先から資料データに入力できる共有機能が搭載されているものもあります。

サービスによっては追加料金が発生することがあるため、その点も注意して選ぶようにしましょう。

5.充分なセキュリティを確保できるか

テレビ会議・Web会議システムを選ぶ際は、いかに会議参加者が安心して社内の情報を共有できるかというセキュリティの点も考慮する必要があります。

特に、インターネットを介する場合には情報漏洩の危険性が高まるため、通信の暗号化やテレビ会議・Web会議への入室パスワード設定、IPアドレス指定、端末認証など、充分なセキュリティを確保できるかを確認しましょう。