コロナ禍において、もっとも利用者が急増したツールZoom（ズーム）。ビジネスシーンでのオンライン会議や打ち合わせはもちろん、プライベートでのオンライン飲み会でも大活躍していることでしょう。

そんなZoomですが、ビジネスシーンで使える多くの裏技が存在します。Zoomを使う機会が増える一方で、リアルな世界とは違う面倒くささを感じている人も、これから紹介する裏技を使えば、快適なZoomライフを送ることができるでしょう。

カレンダーと同期してミーティングをスケジュールする

ビジネスシーンにおいては、毎日の朝礼や定例会議などはもちろん、臨時の会議や打ち合わせ、取り引き先との商談など、Zoomを使う機会が多いと思われます。そうなると、スケジュールの管理がたいへん。大事な商談をすっぽかしてしまったら一大事です。

そんなうっかりミスを予防することができる機能がZoomにはあります。さまざまなカレンダー機能と同期させることができるのです。

現在スケジュールを同期させることができるのは以下のカレンダー。

  • Googleカレンダー
  • Microsoft 365
  • iCal形式対応カレンダー

一度Zoomとカレンダーを統合すれば、Zoom上でミーティングの予定を入力して「スケジュール」をクリックすると、設定したカレンダーに予定が登録され、ミーティングの前に通知されるようになります。

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資料ファイルの共有

Zoomではパソコン上の任意の画面を共有する機能がありますが、そのほかにパソコン上やファイル共有サービス上にあるファイルを共有することも可能です。

ファイルを共有したい場合は、チャット画面を開き「ファイル」をクリック。そして使用中のファイル共有サービスまたは「パソコン」をクリックしてログインすれば、ファイルをチャット上で共有できます。

現在対応しているファイル共有サービスは以下になります。

  • Microsoft OneDrive
  • Box
  • Google Drive

Slackと連携

ビジネスチャットツール「Slack」と連携させることができます。SlackとZoomを連携すると、Slackのチャット画面上からZoomのミーティングにスムーズに移動しオンラインミーティングを開始することができます。

普段からSlackを利用している企業などでは、Zoomと連携させることで便利になるでしょう。ただし、この機能が使えるのはZoomのPro、Business、Education、APIのいずれかのプランを利用している必要があります。

リモートコントロール

Zoomにはリモートコントロール機能があります。この機能を使用すると、通話相手のパソコンの画面を遠隔で操作することができます。

たとえば、パソコンの操作に不慣れな人に使い方を教えるときや、不具合を解消するときなどにこの機能を使えば便利です。

ミーティング内に小部屋を作る

Zoomでは、一度に大人数で通話をすることができます。しかし、あまりにも大人数では議論が行えない場合もあります。そんなときは「ブレイクアウトルーム」という機能を使いましょう。

この機能は、Zoomのミーティングルーム内に最大50の小部屋を作成できるもの。たとえば、全体ミーティングのあとにチームごとの個別ミーティングを行いたい場合などに便利です。この機能を使用するには、ユーザーグループを編集する権限を持つ管理者が設定をする必要があります。

美肌モードを利用する

在宅勤務の場合、自宅からオンライン会議に参加する機会が多いことでしょう。特に女性の場合、自宅にいるのにオンライン会議のためにメイクをしたりするのは面倒だと感じる人も多いはず。

そこでZoomの美肌モードを使いましょう。これは、Zoomが使用者の顔を自動認識して肌を美しく見せてくれる機能です。

使用するには、Zoomの設定画面を開き「ビデオ」の項目からWindowsの場合は「外見を補正する」、macOSの場合は「ビデオフィルタを適用する」をチェックします。これでいつもより肌がきれいに映るはずです。

Zoomを使いこなしてビジネスをスムーズに！

緊急事態宣言が解除されたところもありますが、急に以前のような生活に戻るということはあり得ません。つまり、これからもZoomを使ってビジネスを進めるというシーンが多いということ。もしかしたら、今後はこれが当たり前になるかもしれません。

となると、これまで以上にZoomを使いこなすスキルが必要になるはず。ここで紹介した裏技を駆使すれば、もしかしたら業績アップが狙えるかも？

参照：
Web会議ツールZoomの最低限知っておきたい機能13選や便利な使い方のこと｜NECネッツエスアイ

Slack で Zoom を利用する｜Slackヘルプセンター

ブレイクアウトルーム入門｜Zoomヘルプセンター

外見を補正する（美肌機能）｜日商エレクトロニクス株式会社

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