コロナ禍において、もっとも利用者が急増したツールZoom。ビジネスシーンでのオンライン会議や打ち合わせはもちろん、プライベートでのオンライン飲み会でも大活躍していることでしょう。

そんなZoomですが、ビジネスシーンで使える多くの裏技が存在します。Zoomを使う機会が増える一方で、リアルな世界とは違う面倒くささを感じている人も、これから紹介する裏技を使えば、快適なZoomライフを送ることができるでしょう。

カレンダーと同期してミーティングをスケジュールする

ビジネスシーンにおいては、毎日の朝礼や定例会議などはもちろん、臨時の会議や打ち合わせ、取り引き先との商談など、Zoomを使う機会が多いと思われます。そうなると、スケジュールの管理がたいへん。大事な商談をすっぽかしてしまったら一大事です。

そんなうっかりミスを予防することができる機能がZoomにはあります。さまざまなカレンダー機能と同期させることができるのです。

現在スケジュールを同期させることができるのは以下のカレンダー。

  • Googleカレンダー
  • Microsoft 365
  • iCal形式対応カレンダー

一度Zoomとカレンダーを統合すれば、Zoom上でミーティングの予定を入力して「スケジュール」をクリックすると、設定したカレンダーに予定が登録され、ミーティングの前に通知されるようになります。

資料ファイルの共有

Zoomではパソコン上の任意の画面を共有する機能がありますが、そのほかにパソコン上やファイル共有サービス上にあるファイルを共有することも可能です。

ファイルを共有したい場合は、チャット画面を開き「ファイル」をクリック。そして使用中のファイル共有サービスまたは「パソコン」をクリックしてログインすれば、ファイルをチャット上で共有できます。

現在対応しているファイル共有サービスは以下になります。

  • Microsoft OneDrive
  • Box
  • Google Drive

Slackと連携

ビジネスチャットツール「Slack」と連携させることができます。SlackとZoomを連携すると、Slackのチャット画面上からZoomのミーティングにスムーズに移動しオンラインミーティングを開始することができます。

普段からSlackを利用している企業などでは、Zoomと連携させることで便利になるでしょう。ただし、この機能が使えるのはZoomのPro、Business、Education、APIのいずれかのプランを利用している必要があります。

リモートコントロール

Zoomにはリモートコントロール機能があります。この機能を使用すると、通話相手のパソコンの画面を遠隔で操作することができます。

たとえば、パソコンの操作に不慣れな人に使い方を教えるときや、不具合を解消するときなどにこの機能を使えば便利です。

ミーティング内に小部屋を作る

Zoomでは、一度に大人数で通話をすることができます。しかし、あまりにも大人数では議論が行えない場合もあります。そんなときは「ブレイクアウトルーム」という機能を使いましょう。

この機能は、Zoomのミーティングルーム内に最大50の小部屋を作成できるもの。たとえば、全体ミーティングのあとにチームごとの個別ミーティングを行いたい場合などに便利です。この機能を使用するには、ユーザーグループを編集する権限を持つ管理者が設定をする必要があります。