Dynamics 365とは？基本機能と導入するメリットを解説

人材不足やコロナ禍によるリモートワークなどが追い風となり、業務のIT化が進んでいます。あらゆる業務でシステムを活用することにより、場所や時間に縛られず、限られた人員で最大のパフォーマンスを発揮しやすい環境を作ることが可能です。

こうしたなか、世界的に指示されている人気ツールがビジネスアプリケーション「Dynamics 365」です。

本記事では、Dynamics 365の基礎知識とメリット、独自の強みや基本的な機能を解説します。ERPやCRMに興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

Dynamics 365とは？

出典：Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365とは、Microsoftが提供するビジネスアプリケーションであり、ERP（総合基幹業務管理）CRM（顧客管理）ツールです。

Dynamics 365によって、在庫管理や会計管理などの管理業務や営業先となる顧客管理を効率化することが可能です。ERPツールとCRMツールを別で導入するケースもありますが、Dynamics 365はこの2つが一体化しています。

ERPツールとしてヒト・モノ・カネの動きを総合管理して業務全体を効率化しながら、CRMツールとして売上を伸ばす営業業務を強化していくことで、より成長しやすい環境を作っていくことが可能です。

Dynamics 365を導入するメリット・強み

それでは、Dynamics 365を導入することによってどんなメリットがあるのか、Dynamics 365の強みを踏まえて具体的に解説します。

Microsoft Officeと連携できる

Dynamics 365はMicrosoft社が提供しているツールなので、当然ながらMicrosoft Officeとの連携に長けており、Microsoft Officeのアカウントをそのまま使用できます。

ワードやエクセルなど、日常業務で活用しているMicrosoft Office製品と連携させることによって、基幹業務や顧客管理などの営業業務の質とスピードが格段に上がるでしょう。人件費の節約にもつながり、企業の生産性を高めるのに効果的です。

また、いつでもどこでも連携できるのもDynamics 365の強みです。Microsoft 365のポータル画面上からDynamics 365にアクセスできるため、各メンバーが所有していた書類の共有も簡単にでき、リモートワークにも適しています。

カスタマイズしやすく柔軟性がある

Dynamics 365はカスタマイズしやすく、あらゆる状況に対応できる柔軟性の高さも強みです。一般的な業務システムだと、システムの基本機能に合わせて導入しなければならず、業界独自の慣習や自社ルールに適応できないことも多々あります。

しかしDynamics 365は、短時間でアプリケーションを開発できるビジネスアプリ・Microsoft Power Apps を使ってノンコーディングでカスタマイズすることが可能なので、専門知識が豊富なエンジニアでなくともカスタマイズできます。

また、MicrosoftはAIなどのIT技術強化に力を入れており、今後もDynamics 365の柔軟性は高まっていくと考えられます。そのため、Dynamics 365は長期的な活用が期待できるでしょう。

CRM機能が充実している

基幹業務は多岐にわたり、すべての業務をひとつのツールで対応するとなると限界がありますが、Dynamics 365は豊富なアプリケーションがあり、CRM機能が充実しています。

営業支援はもちろん、マーケティングやカスタマーサービス、フィールドサービス、プロジェクトオペレーション、流通・小売、人材管理など、さまざまなモジュールを活用することであらゆる業務課題を解決できます。

マーケティングオートメーションツールや在庫管理ツール、プロジェクト・スケジュールの進行管理ツール、オムニチャネルソリューションツール、人材管理ツールなどを検討している企業は、Dynamics 365だけ導入すれば複数のツールを導入しなくても対応できる可能性があります。

導入実績が豊富

どんなツールでも、導入する際は実績が気になるものです。導入してからスムーズに運用できるのか、本当に業務課題を解決できるのか、自社に合っているのかなど不安がつきものですが、世界的に指示されているDynamics 365は導入実績が豊富で、約200カ国20万社以上に導入されていて、業界トップのシェアを誇ります。

それだけのノウハウと知識が蓄積されているDynamics 365であれば安心できる、と多くの企業が新たに導入を進めており、大手企業から中小企業まで幅広く利用されている信頼性の高いツールだと言えます。

クラウド型と自社設置型がある

Dynamics 365を導入する際は、クラウド型と自社設置型の好きなほうを選べます。小規模で導入するなら、まずはクラウド型でオンラインでの利用をスタートするのがおすすめです。規模が大きくなって大人数での利用を検討するようになったら、自社設置型のへ移行するといいでしょう。

このように、自社に合った導入方法を選べるのもDynamics 365の特徴であり、支持される理由の一つです。

直感的に操作できるので導入から運用までがスムーズ

Microsoft社が提供しているDynamics 365は、WindowsやMicrosoft Officeと近いインタフェースになっているので、多くの社員が操作しやすいのも特徴です。

直感的に操作できるので、導入してから運用するまでの流れが非常にスムーズで、社内に浸透させやすいのもメリットでしょう。

リアルタイムで情報共有できる

Dynamics 365を活用することによって、各業務内容や進捗、顧客情報、活動履歴などさまざまな情報をリアルタイムで共有できるようになります。

社内で情報共有する手間やタイムラグなどが生まれず、属人化せずにスピーディーな対応が可能になるため、業務効率化はもちろん、営業活動においても大きなメリットが生まれます。

また、Dynamics 365は多種多様な業務に対応しているため、ありとあらゆる業務の一元化ができるようになります。企業の透明化に貢献し、場所や時間に縛られない強い組織を作れるでしょう。

Dynamics 365の基本機能

Dynamics 365の基本機能を大きく3つに分けて解説します。

営業管理

商談や顧客の管理、営業プロセスの標準化、分析・レポートといった機能により、営業現場の情報共有をスムーズにして、業務効率化によるコストカットと売上増を後押しする機能です。

Outlook連携では予定表やメールと連携でき、商談管理画面では商談情報を一元管理でき、さらには活動履歴や営業報告などを自動化することで業務負担を軽くできます。

また、顧客情報や活動履歴も一覧で確認できるため、営業業務において行うべきアクションをステージ別に標準化して「やることリスト」を作成し、自動でリマインドしたりすることも可能です。

顧客サービス

新規営業だけでなく既存営業もサポートするのが顧客サービス機能です。問い合わせ内容や契約情報、対応履歴などをまとめて、あらゆる顧客情報を一目で確認できるようになります。複数のチャネルをまとめて管理可能なので、混乱したりミスが起きたりするリスクもありません。

営業管理と同様に、ルールに基づいて業務を自動化し、やることリストを作成してリマインドを出すなどの機能もあります。

マーケティング支援

マーケティング業務やリード管理などを最適化する機能も充実しています。キャンペーン活動やリード管理などを一元化して、組織全体で対応できるようになり、営業へのホットリード送客もスムーズになるでしょう。

ダッシュボード上で簡単にマーケティングオートメーションを作成し実行できるジャーニーデザイナー機能や、HTMLメールを簡単に作成してリードの行動分析をするメールマーケティング機能、リードのスコアリングを行って、ホットリードをすぐに営業へ送客するリードスコアリング機能などがあります。

Dynamics 365は何役も兼ねる万能ツール

多種多様な機能があるDynamics 365は、多くの業務課題を改善し、業務効率化を実現できるツールです。自社に必要な機能があるかどうかなど詳しく確認したい場合は、Microsoftへ電話やチャットで問い合わせ連絡してみるといいでしょう。

Dynamics 365の活用によって、場所や時間に縛られず最適な行動が取れるようになるかもしれません。

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