Googleフォームで自動返信メールを設定する方法と届かない際の対応方法

更新日: 2021年08月13日

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「Googleフォーム」は、無料で使えるにも関わらず、十分な機能を持ったフォームを作ることができます。自社のWebアンケートや、受付フォームとして利用している方も多いのではないでしょうか。

Googleフォームでは、フォームへの入力を完了したユーザーに対して自動返信でユーザーに送信完了を知らせることができます。

ただ、Googleフォームの自動返信の設定がわからないという人も多いかもしれません。

この記事では、Googleフォームで自動返信メールを設定する方法を紹介するとともに、自動返信メールが届かない時の対策や、返信メールの例文も併せて紹介します。Googleフォームの自動返信を設定するという方はぜひ参考にしてください。

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Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は主に2種類
Googleフォームから自動返信メールが届かない時の原因3つ
自動返信メールの例文サンプル(活用シーン別テンプレート)
Googleフォームの自動返信メールの不便なポイント
メールの自動返信にも最適！Googleフォーム以外のおすすめツール
より便利なフォーム自動返信をするにはツールの活用が有効

Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は主に2種類

Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は、以下の2つです。まずは、それぞれどのような特徴があるか見ていきましょう。

Googleの編集画面で行う方法
-「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを追加して設定する方法

Googleフォームで設定する方法では、回答者に回答内容の自動返信ができるため、回答内容を確認してもらう程度で良いのであれば、この方法で十分事足りるでしょう。

「Email Notifications for Google Forms」を使用した設定方法では、より丁寧な自動返信メールを送ることができます。回答内容はもちろん、「件名」や「本文」を作成できる点が異なります。

例えば、フォームに回答してくれた人へのお礼文や、回答を受け付けたという確認のメールなどを文章で作れます。このように丁寧なメールを送ることで、回答が届いているかわからないという不安を防げますし、今後どのような対応がされるかも理解してもらえます。

1.Googleフォームからメールを自動返信する設定方法① Googleフォームの編集画面から設定

Googleフォームで自動返信メールを設定する方法を解説します。まず、自動返信を設定したいGoogleフォームを表示し、右上にある「歯車マーク」をクリックします。

フォームの設定画面が表示されるので、「メールアドレスを収集する」「回答のコピーを送信」にチェックを入れましょう。そうすると、「回答者がリクエストした場合」と「常に表示」のラジオボタンが表示されるので、どちらかを選択して保存をクリックします。

これでGoogleフォーム上での自動返信メールは設定できました。念の為、しっかり設定ができているかテストすることをおすすめします。

また、「回答者がリクエストした場合」を選択すると、回答者が任意に自動返信を希望するかしないかを選ぶことができます。アンケートフォーム下部に「回答のコピーを自分宛に送信する」という項目が表示されます。

そして「常に表示」選択すると、入力されたメールアドレス宛に回答内容が自動返信されます。アンケートフォーム下部には、「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」と表示が変わっているかを確認しましょう。

Googleフォームからメールを自動返信する設定方法②アドオンを使って設定

続いて、アドオン使った自動返信メールの設定方法をステップごとに紹介していきます。Googleフォーム上の設定よりやや複雑ですが、難易度はそこまで高くないので安心してください。

1.アドオンを追加する

Googleフォーム右上の「その他」から、「アドオン」をクリックします。表示されたページの検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力すると、該当するアドオンが表示されるのでインストールしてください。

クリックすると、「インストールの準備」というタブが表示されるので、そのまま「続行」をクリックし、アカウント認証を行います。

2.Email Notifications for Google Formsをクリックしてアドオンを設定する

インストールが完了したらフォームに戻り、右上にあるジグソーパズルのマークをクリックすると、「Email Notifications for Google Forms」が追加されています。こちらをクリックして設定していきましょう。

「Create Email Notification」をクリックします。

「Google Forms Rule」の画面に切り替わったら、まずはルールの名前を入力します。特に指定がなければ「自動返信メール」で良いでしょう。

次に、返信するためのメールアドレス（Sender's Email）、送り主の名前（Sender’s Name）を入力します。

参考までに、管理者への通知メールが不要であれば「通知先メールアドレス（Email Address(es) to Notify）」は空欄でも問題ありません。

3.自動返信するメールの内容を入力する

次は、自動返信メールの内容を作成していきます。

設定画面中間にある「Use a visual editor」を選択し、「Edit」をクリックして編集をしていきましょう。

「Email Template Designer」という画面が表示されるので、編集していきます。「Email Subject」には件名、「Email Message Body」には本文を入力していきます。

返信メールの内容にフォームで入力した回答を引用したい場合は、「Add Form Field」をクリックすると挿入できる変数の一覧を確認できます。

例えば、{{All Answers}}という変数を挿入すれば、フォームの入力内容がメール本文内に表示することも可能です。この他にも名前を引用したり、回答日時を引用したりすることもできます。

返信メールの内容を入力した後は、必ず「Save」を忘れずにクリックしてください。

元の画面に戻るので、「Edit」の2つ下にある「Notify Form Submitter?」には必ずチェックをし、「Submitter’s Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択しましょう。これにより、回答者が入力したメールアドレス宛に、自動返信メールを送ることができます。

全ての設定ができたら、1番下にある「SAVE RULE」をクリックして設定完了です。

4.動作テストが正常であれば完成

設定が完了したら、正常に作動するかテストを行うことをおすすめします。

この際に、送信先のメールアドレスと同じアドレスでテストをしてしまうと、自動返信メールが届かない場合があるので注意しましょう。

スプリクトを使ったGoogleフォーム設定はGASの専門知識が必要

Googleフォームの自動返信メールは、GAS（Google Apps Script）を使用して設定することもできます。この方法では、より柔軟に送信のタイミングや返信メールの内容を編集することができます。

しかし、スクリプトを書く必要があり、やや難易度が高くなるため今回は割愛します。興味がある方は調べてみてください。

Googleフォームの自動返信で送信元になるアドレスはフォーム作成者

Googleフォームの初期設定は、初期設定では、自動返信機能の送の信元ががフォーム作成者の自身のGmailアドレスです。です

返信の送信元アドレスは変更が可能です。フォーム作成が完了したら、会社の代表アドレスなど、適切な連絡先を設定しましょう。

送信元の変更は、Gmaiの設定画面(画面右上の歯車マークをクリック)から実施可能です。

【アカウントとインポート】をクリック→画面中央の【他のメールアドレスを追加】をクリック→使用したいアドレスと名前を登録します。

その後、入力したアドレス宛に承認用のURLとパスコードが届きます。
届いたパスコードを入力、承認用URLをクリックした後、スクリプトエディタに書き込みをしたら変更完了です。

コードの【var admin = “アドレス@△△.com”】部分に変更したアドレスを記載。【var admin_name =”担当者や企業名などを入力”】箇所は、自社が設定したい名前に変更してください。

Googleフォームから自動返信が届かない？原因と解決方法

自動返信メールの設定をしたにも関わらず、自動返信メールが届かない場合があります。もし同じような現象で困っている方は、これから紹介する3つの原因に当てはまらないか確認してみましょう。

1.メールアドレスの入力ミス

回答者がGoogleフォームへのメールアドレスを間違って入力していると、当然ながら自動返信メールは届きません。初歩的なミスですが、意外とこのケースはよくあります。

回答者がメールアドレスの入力を間違わないよう、確認用のメールアドレス欄を設けるなどの対策を講じることで、ある程度は防げる場合があります。

しかし、確認欄を設けることで入力欄が多くなり、入力を負担に感じてしまうことも考えられるため注意しましょう。

2.送信先のメール設定で迷惑メールに分類されている

送信先のメール設定によっては、自動返信メールが届かないことがあります。これに関してはフォーム上の問題ではなく、送信者のメールツールの設定に関する問題です。

具体的には、メールツールのフィルタリングによって、迷惑メールとして見なされてしまう場合が考えられます。この場合、メールを受信しても迷惑メールフォルダに格納されてしまうため、気づかない場合が多いのです。

対策としては、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性がある旨を、自動返信メールに記載しておくと良いでしょう。

3.アドオンの機能制限で上限オーバーしている

アドオンを追加して自動返信メールの設定をした場合、機能制限があるプランを利用していると、自動返信メールが届かなくなる可能性があります。

現にアドオンを利用していて自動返信メールが届かない方は、このようなメッセージが送られてきてはいないでしょうか。

「The free version of the Google add-on can email up to 20 responses per day and you seem to have exhausted the limit for the day.」

これはつまり、「無料版では1日20通の自動返信メールしか送れない」ということです。1日20通以上自動返信メールを送る必要がある方は、有料版に切り替えることをおすすめします。

自動返信メールの例文サンプル(活用シーン別テンプレート)

自動返信メールの設定ができたら、早速メールの内容を作成していきましょう。ここでは、いくつかの用途に合わせた自動返信メールの例文を紹介します。例文を参考にし、自社用に微調整して活用してください。

セミナー申し込み

件名：〇〇セミナーの申込完了通知

本文：
※このメールはセミナーへの申込が完了した方への自動返信メールです。

△△様
お世話になっております。
〇〇セミナー運営の××です。

この度は【〇〇セミナー】にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナーのお申し込みを、下記の内容で承りました。

会社名　　　：〇〇
お名前　　　：〇〇
ご希望日時　：〇月〇日
受講料　　　：〇〇円（税込み）
お支払い方法：〇〇

▼資料送付先▼
--------------------------------------------------------
セミナー名：
セミナー詳細URL：
セミナー受講料：
開催日時：
開催場所：
最寄り駅：
--------------------------------------------------------

それでは、会場でお会いできることを楽しみにしております。
万が一ご予定がつかなくなった場合は、下記の「お問い合わせ先」までご連絡ください。

━━━━━━━━━━━━
お問い合わせ先
━━━━━━━━━━━━
〇〇株式会社セミナー事務局
Mail :○○○○○○○○@○○.○○
Tel :11-2222-3333

会員登録

件名：【サービス名】会員登録完了のお知らせ

※このメールは会員登録が完了したお客様への自動返信メールです。返信はできません。

△△様
この度は◯◯への会員登録ありがとうございます。

登録内容をお送りしますので、下記内容にてご確認ください。

メールアドレス：○○○○○○○○@○○.○○
マイページURL ：○○○○○○○○co.jp

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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▼◯◯公式ページ
https://○○○○○○○○○.co.jp

▼◯◯公式Twitter
https://twitter.com/○○○○○○
▼◯◯公式Facebook
https://www.facebook.com/○○○○○○○
▼◯◯公式Instagram
https://www.instagram.com/○○○○○○

お問い合わせ先：○○○○@○○○○.co.jp
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お問い合わせ

件名：【会社名】 お問い合わせありがとうございます。

＜△△　△△＞様

この度は、弊社サイトにお問い合わせをいただき、
誠にありがとうございます。

お問合せいただい内容は次の通りです。
担当者より、あらためてご連絡させていただきますので、
今しばらくお待ちください。

※お問い合わせのご返答は１営業日〜３営業日程お時間をいただくことがございます。
予めご了承下さい。

===【お問い合わせ内容】====================
[お問い合わせ項目]：お問い合わせ・ご相談
[お名前]：△△　△△ 様
[会社・店舗名]：◯◯株式会社
[メールアドレス]：○○○○○○○○@○○.○○
[電話番号]：11-2222-3333
[サイトURL]：https://○○○○○○○○○.co.jp
[お問合せ内容]：〇〇について
===========================================

以上、何卒よろしくお願い申し上げます。


【会社情報】
株式会社 ◯◯
〒111-2222
◯◯県◯◯市◯◯町00-11
TEL・FAX：11-2222-3333
URL :https://○○○○○○○○○.co.jp
MAIL :○○○○○○○○@○○.○○

資料請求

件名：【◯◯スクール】資料を請求いただき、ありがとうございます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

※本メールは◯◯スクールへ資料をご請求された方にシステムより自動送信しております。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

△△　△△様

この度は、◯◯スクールの資料をご請求いただきまして、誠にありがとうございます。
早速、資料発送の手配をさせていただきます。

ご要望の資料については、以下の住所宛に届くように郵送させていただきます。
近日中に届くように郵送させていただきますので、今しばらくお待ちくださいませ。

なお、交通事情や運送会社の配達状況等により遅れる場合がございます。
また、ご住所の不備等がございましたら、ご連絡させていただく場合もございます。
5日以内にお手元に届かない場合は
お手数ですが下記のフリーコールへご連絡の程お願いいたします。


◆お電話でのお問い合わせ

資料がお手元に届かない場合や
受講に関するご質問・ご相談等はお気軽にお問い合わせください。

フリーコール：1111-22-3333
電話受付時間：平日9:00～21:00　/　土・日曜・祝日9:00～18:00

今後とも◯◯スクールをよろしくお願いいたします。

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◯◯スクール本部
サポートチーム

Tel 1111-22-3333
Fax 1111-22-3334
HP https://○○○○○○○○○.co.jp
Mail ○○○○○○○○@○○.○○

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求人応募

件名：【株式会社〇〇】求人応募の申込を受付いたしました

※このメールは自動返信メールです。

△△様
お世話になっております。
〇〇株式会社の××です。
この度は、弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
ご提出頂いた応募資料を元に、書類選考をさせて頂きます。


選考結果に関わらず、○日以内に結果をメールにてお送り致しますので、
今しばらくお待ちくださいませ。

採用に際して、ご不明点等ありましたら以下のご連絡先までお問い合わせくださいませ。
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〇〇株式会社　人事部
担当：◯◯
電話番号：11-2222-3333
メールアドレス：○○○○○○○○@○○.○○
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【会社情報】
株式会社 ◯◯
〒111-2222
◯◯県◯◯市◯◯町00-11
TEL：11-2222-3333
 URL :https://○○○○○○○○○.co.jp
MAIL :○○○○○○○○@○○.○○