Googleフォームの使用方法を徹底解説

2019年08月15日

ビジネススキル

日々ユーザーが使用しやすいようにとアップデートを続けているGoogleの関連サービス。
Googleドライブのサービスのひとつ、「Googleフォーム」もアップデートにより使用しやすくなっているサービスのひとつです。

Googleフォームを使用すれば、アンケートフォームや問い合わせフォームを手軽に作成できます。さらに、集計までも自動で行ってくれるため、分析にかける時間を多く確保できるというメリットもあります。

今回は、Googleフォームの使用方法と、アンケートを作成する際に最低限おさえておきたいポイント3つを紹介します。
一度操作方法を覚えてしまえばすぐに使いこなせるようになりますので、本記事を参考にフォームの作成方法をマスターしてみましょう。

Googleフォームとは
1. Googleフォームのメリット
Googleフォームでできること
1. フォームの作成・回答の集計
2. フォームを送信する・ホームページ等に埋め込む
Googleフォームのメリット・デメリット
アンケートを作成する際のポイント3つ
まとめ

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Googleフォームとは

Googleフォームとは、Googleドライブ上で使用する問い合わせやアンケートなどのフォームを簡単に作成することができる無料のツールです。
作成したフォームはそのままホームページなどに簡単に埋め込むことができ、HTMLなどの難しい知識も必要ないためすぐに使いこなせます。

Googleフォームのメリット

Googleフォームのメリットは、初心者でも簡単にフォーム作成ができるだけではありません。例えば、フォーム作成のときに苦戦するデザイン面。Googleフォームならテンプレートがたくさん用意されているため、知識がない方でもフォームデザインに苦労しません。

さらにスマートフォンにも対応しているレスポンシブデザインが採用されているので、回答者がパソコンでもスマートフォンでもストレスなく使用できます。
アンケートや問い合わせ内容などの集計はスプレッドシートで自動集計されるため、分析を行うためのデータ整理の時間を削減できます。

Googleアカウントを持っていれば面倒な登録作業をすることなく使えるのも大きな利点でしょう。

Googleフォームでできること

アンケート・問い合わせフォームなどで使用できる質問形式は、多岐に渡ります。
その中でも代表的なものが、以下の4つです。

・記述式
・チェックボックス式
・プルダウン式
・ラジオボタン式

これらの質問形式を組み合わせることで、ほとんどのアンケート・問い合わせフォームを作成することができます。

1.フォームの作成・回答の集計

まず、Googleドライブを開きます。
推奨ブラウザはGoogle Chromeです。
Googleドライブを開くと、画面左上に「新規」というびたんがありますのでクリックしてください。

フォーム作成画面が、新しいタブで自動で開きます。
「無題のフォーム」では、フォームにタイトルをつけることができます。
すぐ下の「フォームの説明」には、フォームの内容をテキストで入力してください。
「無題の質問」には質問内容を「オプション」には選択肢を入力します。

回答形式を変更したい場合は、step2画像の青枠部分をクリックしてください。
すると上画像のようにメニューが表示され、記述式、チェックボックス式などを選択することができます。

質問項目を増やす場合は、ボックス横の＋アイコンをクリックします。
または、ゴミ箱アイコン横のアイコン(画像赤枠部分)をクリックすると、コピーを作成することができます。
増やした質問項目を削除したい場合は、該当の質問項目のボックス内のゴミ箱アイコンをクリックしてください。

新しいセクションを作成したい場合は、ボックス横に表示されているメニューのうち、一番下のアイコンをクリックしてください。

ボックス横のメニューでは、質問ボックスを増やす以外にも画像や動画の挿入も可能です。
質問内容によっては、画像や動画を使用したほうが回答者に質問の意図が伝わりやすいケースも多々あります。
メニューのうち、上から3番目が画像、4番目が動画の挿入ボタンですので、必要に応じて使用しましょう。

質問に対して必ず回答がほしい場合は、ボックス右下の「必須」をクリックして機能のオン/オフを切り替えてください(画像青枠部分)。
ここで「必須」をオンにすると、質問に対して回答しなければ先に進むことができなくなります。

回答に応じてセクションを移動させたり選択肢の順番を変更したいなどの場合は、ボックス内の右下に表示されているアイコン(画像赤枠部分)をクリックします。
するとメニューがプルダウンで表示されますので、使用したいものを選択してください。

「回答に応じてセクションを移動」を選択すると、ボックス内の表示が変わり「次のセクションに進む」という表示が出ます。
ここをクリックすると、どのセクションに移動させるのかを選択することができますので、回答の選択肢ごとに設定してください。

フォーム画面上部のメニューでは、フォーム全体のカラーを変更したり設定を行ったり、プレビューを確認することができます。
画像赤枠部分のアイコンはそれぞれ左から、以下の意味を表します。

・カラーパレット：フォーム全体のカラーを変更する
・プレビュー：回答者に見えるフォーム画面のプレビュー
・設定：フォームに関する設定が可能

上記で紹介したメニュー中でも、特に「設定」についてはフォームを送信する前に確認しておく必要があります。
「設定」アイコンをクリックすると、フォームの設定ができる画面が表示されます。

ここではメールアドレスの回収の有無や回答者が行える操作制限、フォームの進行バーの表示の有無、質問の並び替え、テスト形式への切替(切り替えると、質問に点数が割り当てられて自動採点を行うことができます)などの各種設定が可能です。
設定後は「保存」をクリックすることを忘れないように注意してください。

フォーム画面には「回答」というメニューがあります。
ここをクリックすると、フォームに対する現在の回答状況を確認することができます。
「回答」を開くと、質問に対する回答が自動で集計されていることがわかります。
「個別」をクリックすれば、すべての回答をひとつひとつ見ることも可能です。

2.フォームを送信する・ホームページ等に埋め込む

作成したフォームを送信する方法です。
フォーム上部に表示されている「送信」をクリックします。

「フォームを送信」というボックスが表示されますので、ここで送信方法を選択してください。
画像赤枠部分のメニューは、左からそれぞれ以下の意味を表します。

・メールでフォームを送信する
・リンクをコピーして共有する
・ホームページなどに埋め込む
・Google＋、Facebook、Twitterのいずれかで共有する

リンクをコピーする場合は、URLを短縮することもできます。

ホームページなどにフォームを埋め込む場合は、表示されているHTMLをホームページ上の表示させたい場所に埋め込んでください。
フォームの幅や高さは、数字(単位：ピクセル)で調整することができます。

Googleフォームのメリット・デメリット

Googleフォームでは簡単にレスポンシブ対応したフォームが作成し、簡単にデータの集計が可能ですが、その一方で問い合わせの対応管理には適していません。そのため、用途に応じた使い分けをするとより効率的な運用が可能となるでしょう。

アンケートを作成する際のポイント3つ

フォームを使用してアンケートを作成する際に、最低限注意したいポイント3つをご紹介します。
的確な調査を行うためにも、以下でご紹介するポイントは必ずおさえるようにしましょう。

1.質問項目を絞る

あまりに質問項目が多いと、回答者の負担になってしまい正しい回答が得られない場合があります。

2.選択肢形式を使用する

アンケート内容や質問項目にもよりますが、なるべく選択肢形式を採用することをおすすめします。
記述式の場合は詳細な情報を得やすいですが、テキストを入力する、ということが回答者の負担になってしまう可能性があるからです。
あらかじめ、予想される回答を選択肢として用意しておき、選択肢以外の回答が出そうな場合は「その他」の選択肢を用意してテキストを入力できるようにしておきましょう。

選択肢形式にすると、回答者の負担を減らすことができるだけではなく、質問者側も集計しやすくなるというメリットもあります。