GoogleはWebサービスからアプリ、プロダクトに至るまで、様々なものを世の中に送り出しています。その中でユーザーやチームメンバーの声を集約するのに一役買ってくれるサービスの1つがGoogleフォームです。

フォームHTMLの知識だけではなく、サーバー側の知識も必要になるため、初心者がフォームを作成するのは敷居の高いものでした。しかし、Googleフォームを使うことで、誰でも簡単に高度なフォームを作成することが可能です。

しかも、Googleフォームは非常に汎用性が高くカスタマイズできる余地が存分に残されているため、基本的な使い方だけでなく、応用テクニックを知っておくと便利な場面もすぐにやってくるはずです。

そこで今回は、Googleフォームが便利になる「知っておきたい」アドバンステクニック5選をご紹介します。どれも便利で、使い方を覚えれば簡単に操作できるものばかりです。ここで、仕事で差が付くアドバンステクニックを押さえておきましょう。
  

1. テストを作成する

Googleフォームはアンケート機能だけではなく、正解を設定してテストを作成することができます。授業や新人研修などを担当している場合には、Googleフォームを利用したテストを実施することで、学習者がどの程度内容を理解しているかを確認することが可能です。

それでは、手順を確認していきましょう。
  

Step1. 設定で「テストにする」を有効化

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Googleフォームで送信ボタンの左側にある歯車アイコンの「設定」をクリックし、「テスト」タブでテストにするを有効化します。
  

Step2. オプションを設定

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オプションには、成績の表示回答者が表示できる項目を設定可能です。成績の表示で「送信直後」を選択すると、テスト結果は自動的に問題作成者に送信されます。一方、「確認後に手動で表示する」を選択した場合は、テストの回答者が問題作成者に回答を送るかを選択できるようになります。

回答者が表示できる項目では、回答後に正解・不正解や全体の合計点数を表示するかどうか、決めることができます。
  

Step3. テストの問題を作成

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続いて、テストの問題文を作成します。テスト問題は、通常のGoogleフォームの利用方法と同じで、「記述式」「ラジオボタン」などのコンポーネントを決めて、選択式の場合には選択肢を用意します。
  

Step4. 正解を追加して点数を設定する

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Googleフォームのテスト機能をオンにしている場合は、各設問の下に解答集を作成というリンクが出てくるのでクリックします。記述式やチェックボックスの場合、複数の回答を設定することができますが、ラジオボタンの場合は正解を1つ選択します。

右上には点数を設定する欄があるので、正の整数で点数を入力します。
  

Step5. 回答へのフィードバックを追加

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この問題が「正解」だった場合と「不正解」だった場合に、それぞれ別のメッセージ(フィードバック)を表示することが可能です。フィードバックは正解の設定画面にある「回答に対するフィードバックを追加」のリンクをクリックすることで設定できます。
  

Step6. 送信

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上部の「送信」をクリックすることで、テストの作成を完了することができます。テストはメールやURLリンク形式で配布できるほか、HTMLWebサイトにコピーすることも可能です。
  

FAQ:テストの回答を確認するには?

フォームでテストを開き、上部の「回答」をクリックすると、全体の集計が確認できます。回答を個別で確認するには、「個別」をクリックします。
  

2. 質問や選択肢をランダムに並べ替える

アンケートや調査を行う際に、質問や回答の順序を並べ替えれば、回答内容が偏らず、より正確なデータを集めることができます。同様に、テストを作成する際にも、設問の順序を入れ替えることで、受けるたびに順番が変わるオンラインテストを作成することができます。
  

Step1. 質問の順序を並べ替える

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質問の順序を並べ替える場合には、Googleフォームで送信ボタンの左側にある歯車アイコンの「設定」をクリックし、「プレゼンテーション」タブで質問の順序を並べ替えるをクリックします。
  

Step2. 選択肢や回答のオプションを並べ替える

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Googleフォームでは、ラジオボタンなどの複数選択肢やリスト、グリッドなどをランダムに並べ替えることができます。各設問の右下に表示されている三点リーダーをクリックして、選択肢の順序を並べ替えるをクリックします。
  

3. サイトにフォームを追加する

Googleフォームページに遷移するよりも、サイト内にフォームを設置し、必要事項や質問内容などを収集するのをサイト内で行いたいこともあるでしょう。その場合、Googleフォームで作成したフォームWebサイトブログに埋め込むことができます。

この方法を使えば、特別な知識やスキルを必要とせずに登録フォームや応募フォームなどを設置することが可能です。フォーム自体を変更・更新すれば、埋め込み先のフォームも連動して更新されるので、メンテナンスコストも下がるというメリットもあります。
  

Step1. 必要なフォームを追加

通常フォームを作成するのと同じ方法で、Googleフォームに質問を追加します。新規フォームを作成するには、Googleドライブで「新規」>「その他」>「Googleフォームをクリックします。作成したフォームの変更は、自動的に保存されます。
  

Step2. 回数を1回に制限

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こちらはオプションとなりますが、Webサイトフォームを公開する場合には、不特定多数の人に公開されるので、「設定」>「全般」から回数を1回に制限するにチェックを入れておくといいでしょう。

ただし、こちらにチェックを入れると、回答者のGoogleへのログインが必要となります。アカウントを持っていない方には、作成してもらう必要があります。
  

Step3. 埋め込みコードを取得

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フォームの入力事項を設定したら、フォームの右上にある「送信」ボタンをクリックします。次に、「送信方法」タブの一番右にあるHTMLソースコードのアイコンをクリックし、Webサイトの幅をクリックします。高さは自動で設定されます。設定が終わったら、ソースコードをコピーして、Webサイトに移植すれば完了です。

なお、WordPressの記事投稿画面では、テキストタブでソースコードを貼り付けることができます。フォームはレスポンシブ対応しているため、スマートフォンでも問題なくアクセスすることが可能です。
  

4. アンケートの回答によって次の質問を分岐させる

男性と女性で質問項目を変えたり、回答している世代によって質問項目を分岐したりしたい、ということもあるでしょう。Googleフォームなら、ユーザーの回答にもとづいて、異なる質問や追加の質問をすることもできます

これにより、ユーザーが特定の回答を選んだ具体的な理由を調べることができたり、異なるユーザー属性やセグメントに対して異なる質問を表示したりすることが可能です。
  

Step1. 必要なフォームを追加

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通常フォームを作成するのと同じ方法で、Googleフォームに質問を追加します。新規フォームを作成するには、Googleドライブで「新規」>「その他」>「Googleフォームをクリックします。作成したフォームの変更は、自動的に保存されます。

なお、質問の分岐はフォームパーツの種類が「ラジオボタン」「プルダウン」のどちらかの選択式回答方式にする必要があります。
  

Step2. ユーザーの誘導先を選ぶ

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各設問の右下に表示されている三点リーダーをクリックして、回答に応じてセクションに移動をクリックします。すると、各選択肢の右に「次のセクションに進む」のプルダウンが登場するので、選択肢ごとにユーザーの誘導先を選びます。

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以上の設定で、アンケートの分岐が可能です。
  

5. フォームでの新しい回答をメールで受け取る

問い合わせフォームや社内の庶務事項申請などをGoogleフォームで作成している場合には、できるだけ早く、可能であればリアルタイムで回答を受信したいものです。

Googleフォームで設定をすることで、メール通知を受け取ったり、回答がGoogleスプレッドシートに記録された時に自動的にメールを受け取ることができます。1つのフォームを多数の人に送信した場合には、メール通知を1日に1回受け取るように設定することで、受信トレイがメールで溢れるという心配もなくなります。
  

方法1. 「メール通知を受け取る」を設定

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最も簡単な方法をご紹介します。Googleフォームの編集画面の回答タブを開き、右上に表示されている三点リーダーをクリックして、新しい回答についてのメール通知を受け取るをクリックします。左下に「メール通知は有効になっています」というポップアップが表示されれば、完了です。
  

方法2. Googleスプレッドシートから設定

回答を収集するためのGoogleスプレッドシートに設定を加えれば、より詳細にメール通知を設定することができます。

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Googleフォームの編集画面の回答タブを開き、右上のGoogleスプレッドシートアイコンをクリックします。まだ、回答が設定されていない場合には、新しいスプレッドシートを作成するか既存のスプレッドシートを利用するかを選択することが可能です。

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メニューで「ツール」>「通知ルール」をクリックし、ユーザーフォームを送信したときのオプションを選択します。この時に、いつメール通知を受け取るかを選択します。保存をクリックすれば、完了です。
  

まとめ

フォームの作成やデータの受信は、HTMLのようなフロントエンドだけではなく、サーバー側のバックエンドの知識も必要なため、以前は初心者には敷居が高いものでした。しかし、Googleフォームを使えば、高度なフォームを簡単に作成することができ、様々な用途のフォームを短時間で共有することができるのです。

Googleフォームは非常に便利なGoogleのサービスの1つですが、応用の余地が広いため、今回のようなテクニックをマスターすれば一目置かれるようになるかもしれません。ほかにも背景を設定したりページブレイクを差し込んだりするなど様々な応用例があります。

ぜひ、今日からGoogleフォームを使いこなしてみましょう。
  

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