今働いている職場では、マニュアルの整備はされていますか?

忙しい職場であるほど、マニュアルが古い状態であったり、そもそも存在もしないこともあると思います。
マニュアルは作成時の負荷こそありますが、長期的なメリットをもたらしてくれます。

今回は、マニュアルのメリットから作成のコツ、使いやすいマニュアルのテンプレートをご紹介します。

マニュアル作成の2大メリット

1.品質担保

マニュアルがあることで業務が標準化され、品質が担保されます。
業務の標準化ができていないと作業が属人化され、担当が変わったり状況が変わったりするだけであらゆる問題が発生する可能性があります。

“その人しかできない仕事”が増えてしまうことで組織全体の成長が鈍化するのです。

2.業務効率化

もう1つは効率化です。作業を習熟している人が記録した手順に従えば、一番効率的な方法で着手できます。

また、同じ手順で実施した作業内容だと分かれば、その後にチェックしなければいけない箇所も特定され、より効率化を図ることが可能です。

業務マニュアルの種類

業務マニュアルと一口に言っても、複数の種類があります。
例えば教育用マニュアルです。意外と整備されていない企業が多く、業務を教える人によって、バラつきが出てしまうことがあります。

理想的な話で言えば、教育用マニュアルに加え、教える必要がある項目を網羅した「教える側のマニュアル」も整備しましょう。
より効率的に教育できるようになるでしょう。

また、チェックシートと統合した実用的なマニュアルもいいでしょう。
一つ一つの手順が小さく、説明自体も簡易なものであれば、チェックシートがそのままマニュアルの役割を果たします。

ややアナログな方法ではありますが、プリントアウトしてチェックしながら業務を進めていくことで、抜け漏れがなく、手順を追わせることができるでしょう。

マニュアル作成のコツ

業務によって、マニュアルの形態は多岐にわたるものと思いますが、共通して気を付けなければいけないポイントがあります。
それが5W1Hです。
「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」と、具体的なアクションを明示しておくことが重要です。

せっかくマニュアル通りに作成しても、もともと使用するデータの期間(あるいは作業曜日)が間違えていたり、提出する場所(格納先)を間違えていたりしたら、作業自体が無意味です。

初動は手間ですが、これらをきちんと網羅したマニュアルを整備しておくことで、引き継ぎが発生する時にも、滞りなく業務を存続させることができます。

マニュアル運用のコツ

業務マニュアルは、運用・メンテナンスが重要です。
記載されている内容が古いままだと、いずれ使われないものになるでしょう。

これも5W1Hを使って、どのように更新をかけていくのか、また周知をかけていくかを明確にしなければいけません。
「誰かがそのうちやってくれるだろうだ」と、放置されるのは目に見えています。

そのため、担当者を設け、情報収集・追加する周期や、その周知フローも明記しておきましょう。
情報収集先も、ネット上にあるものであれば、脚注しておくと便利です。

マニュアル作成にOffeceソフトを使う場合のメリット・デメリット

業務マニュアルを作成するツールは、誰もが編集できるソフトで作られていると参加意識を高くすることができます。
OSでWindowsを使っている部署なら、やはりOfficeが一番良いでしょう。

特に管理職の方やエンジニアの方にとっては、項目を列挙したり、並び替えなどができるExcelが便利です。
ただ、ネット上にテンプレートが多いのはWordです。
すぐにある程度体裁が整ったものを作る際には、Wordが良いこともあるでしょう。

PowerPointは、作図機能が優れているので、フローなど視覚に訴えたい資料を作る際には、PowerPointが一番優れています。

以下、Offeceソフト別にテンプレートをまとめました。