社会人であれば誰もが一度はぶつかるのが「タスク管理方法」でしょう。

自分が抱えているタスクが増えてくると、多くの人はなにかしらのツールを利用して管理しようとします。
しかし、タスクを羅列することに終始して結局使わなくなってしまったという方は少なくないのではないでしょうか。

業務をスムーズに進めるためには、適切なタスク管理は不可欠です。
タスク管理が苦手な方にオススメなのが、国内で最も利用されている無料タスク管理アプリJooto」です。

今回は、Jootoの使い方と、タスク管理するうえでおさえておきたいポイントをご紹介します。

無料のクラウド型タスク管理アプリ「Jooto」とは

Jooto_SiteTop.png
https://www.jooto.com/
 
クラウド型タスク管理アプリ「Jooto」は個人でも複数人でも利用可能で、直感的な操作感が特徴です。
Windows・Mac OS・iOS・androidに対応しているため、パソコン、スマホ、タブレットなど、どのデバイスからも接続可能です。

2012年にリリースされて以降、多くの個人・企業から支持を得ています。
2017年3月の時点で約80,000名のユーザーに利用され、タスク管理アプリ業界では国内ナンバーワンのシェアを獲得しています。

Jootoでできること

jootoの主要な機能は以下の3点です。

1.「かんばん方式」でのタスク管理
2.外部ツールとの連携
3.アプリによるプッシュ通知機能(iOSのみ)

1.「かんばん方式」を応用したタスク管理

Jootoの管理画面は、トヨタが編み出したことで知られる生産管理方法「かんばん方式」を応用して構成されています。

「ToDoリスト」「進行中」「完了」が1度に把握できる画面構成となっており、3つの枠からタスクを自由に移動できます。
ホワイトボード上にタスクを記載した付箋を貼り、ステータスに合わせて付箋を移動させるイメージです。

2.外部ツールとの連携

登録したタスクをGoogleカレンダーやMac、iPhoneのカレンダー上でも確認できます。
プロジェクトデータはCSV形式でエクスポート可能で、EvernoteやSlackに出力することもできます。

3.アプリによるプッシュ通知機能

Jootoのスマホアプリを利用すると、手軽にタスクチェックができるだけでなく、プッシュ通知機能を利用したアラートを飛ばすことも可能です。

Jootoの使い方

ログイン画面.PNG
iOSアプリこちらからダウンロードします。androidはこちらから。
またPCでの利用の場合は、こちらのページからアカウント登録します。FacebookやGoogleアカウントでのログインも可能です。

 
ログイン後画面.PNG
登録すると、新規ボード作成画面に入ります。

 
新規ボード作成画面.PNG
プロジェクト名と概要を入力して「保存」をタップします。
 
ボードトップ画面2.PNG
プロジェクトのダッシュボード画面が表示されます。
まず、ToDoリストにタスクを登録しましょう。
ToDoリストの下にある「+」のボタンをタップすると、タスク登録画面が表示されます。
 
タスク詳細画面.PNG
登録したタスクをタップしてみましょう。
タスクの開始日や終了日、担当者など詳細設定を行う画面が表示されます。

 
タスクの移動画面.PNG
カードのように並んでいるタスクは、ロングタップ&ドラッグで簡単に他ステータスに移動できます。

 
ボードトップ画面3.PNG
プロジェクトには他メンバーを招待することもできます。(他メンバーもJootoに登録する必要があります。)
メンバー招待は、ダッシュボードの右上にあるアイコンをタップし、「チームメンバー」から行えます。

 
 

使い方はこちらの動画でも確認できます。(動画はPCでの利用となっています

3.タスク管理の目的は、「自分の行動を管理すること」

どれだけ便利なツールであっても、使いこなすことができなければ意味がありません。

タスク管理に自信がない方は、ツールを使う前にまずタスク管理の基本概念を理解しておきましょう。

タスク管理の目的は、タスクそのものを管理するのではなく、「自分の行動」を管理することです。
タスクを書き出して終わるだけでは意味がありません。

では、実際に行動に移せるタスク管理はどのように行えばいいのでしょうか。
以下より、おさえておきたいポイントを6つご紹介します。

1.頭の中にあるタスクを全て外に出す

自分の頭の中にタスクを留めていても、タスクの整理は難しいでしょう。

タスクを整理するためには、一度頭の外に出して可視化するのが合理的です。
今自分が抱えているタスクをとにかく書き出してみましょう。

書き出す際、漏れているタスクがないかどうか確認するプロセスも必要です。
タスクを書き出したら、関係者へ確認するなどして抜け漏れを防ぐようにしましょう。

2.「タスクが完了しているかどうか」を判断しやすいよう定量化する

どのようなタスクでも、最終的には完了させなければいけません。
タスクを完了ステータスにするためには、完了と判断できる状態にする必要があります。

完了したと判断するのは自分だけの場合もありますが、チーム単位で動く場合は誰が見ても同じ判断ができるよう、タスクを定量化させましょう。

例えば制作物作成のタスクであれば、「制作物を仕上げる」ではなく、「○日までにクライアントに納品する」と置くと完了の判断がしやすいでしょう。

3.2分以内できるものかどうかを選別する

タスクを書き出したら、「すぐできるタスク」と「時間がかかるタスク」に分類してみましょう。

タイムマネジメント技術「GTD(Getting Things Done)」を提唱したデビッド・アレン氏は、著書の中で「2分以内でできるタスクかどうかを判断し、できるものはその場で処理する」ことを推奨しています。(※1)

4.自分がやるべきかどうかを選別する

時間を要するタスクの処理に取り掛かる前に、そもそも「自分がやるべきタスクかどうか」を考えてみましょう。

タスクは完了されればいいので、必ずしも自分でやらなければいけないということはありません。

もし自分でやる必要がないと判断した場合は、外注でも社内で振り分けるにしても「誰に」「どのくらいの期間で」やってもらいたいのかを明確にしましょう。

5.タスクと日時を紐付ける

タスクを書き出してもそこで終わってしまうという人は、「時間」との紐付けが明確にできていない場合が多いのではないでしょうか。
タスクが発生した時は、必ず時間との紐付けを心がけましょう。

納期があるタスクに関しては誰でも時間を意識して設定しますが、納期がなく緊急性の低いタスクの場合は時間との紐付けが疎かになりがちです。

時間的な制約をつけなければ、取り掛かることもないまま放置されるタスクが溜まってしまいます。
どのようなタスクでも必ず開始時期・終了時期を決めるようにしましょう。

全てのタスクに時間的な制約をつけることで、タスクを処理する順番も決めやすくなります。
タスクがいくつもある場合、優先順位をつける手法もありますが、優先順位は主観的な要素が多く含まれ、人によって異なる判断がされる場合があるためあまりオススメできません。

優先順位ではなく「期限」を基準に機械的に処理した方がスムーズに進むでしょう。

6.「重い」と感じるタスクは細分化する

特に「時間がかかって重いな」と感じるタスクがあれば、一度細分化してみましょう。
1つのタスクを細分化し、細かく期限を決めることで進行状況を把握しやすくなります。
重いと感じるタスクは取り掛かりづらくもあるので、精神的な負担の軽減にもつながります。

Jootoはタスク管理の要点を全て網羅

Jootoはここまでご紹介したタスク管理のコツ全てを実践しやすい仕様となっています。

タスク登録時は細かい条件を指定する必要がないので、頭にあるタスクを全て書き出す作業に適しています。

期限や担当者は後からつけられるので、タスクの相関関係を見ながら詳細設定できるのも合理的です。

複数プロジェクトを登録できるため、1つのタスクを分解する際はそのタスク自体をプロジェクトとして登録するのも1つの手です。

スタートアッププランは完全無料。アプリ版の併用がオススメ

「スタートアッププラン」であれば完全無料で利用できます。
最大3個までプロジェクトを登録可能で、500MBまで利用できます。

個人で利用する場合にはスタートアッププランで十分でしょう。
アプリにはプッシュ通知機能があるため、より時間を意識してタスク管理を行うのであればアプリ版の併用をオススメします。

Jootoの新規登録はこちら
iOSアプリのDLはこちら
androidアプリのDLはこちら

参考:
※1:はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン