社会人になると、報連相の重要性を実感する機会が多いのではないでしょうか。
しかし、報連相が重要だということはわかっていても、どのように実践すればいいのかまでは理解できている人は多くないようです。社会人になって間もない方々は、なかなかクセ付けできずに悩まれている方は少なくないと思います。管理職の方々の中にも、組織内に報連相を根付かせることに苦労されている方も多いでしょう。

今回は報連相の基礎から守るべきポイント、活発に行われるようになる仕組みづくりの方法を解説します。

目次

  1. 報連相とは
    1. 報告の定義
    2. 連絡の定義
    3. 相談の定義
  2. 報連相はなぜ重要なのか
  3. 報連相を怠るとどうなるのか
  4. 報連相を行う際のポイント
  5. 報連相は目的を理解して行おう

報連相とは

報連相とは、報告・連絡・相談の頭を取った略語で、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本とされています。
まずは、これら三つのキーワード(報告・連絡・相談)の定義を理解しましょう。

1.報告の定義

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報告とは、任務を受けた者がその状況を告げ知らせることを意味します。特にビジネスの分野においては、上司からの指示・命令・依頼に対して、部下が状況報告・結果を共有する意味で使われます。

例えば、上司から「資料を作成してほしい」という依頼を受け取れば、作成した資料を提出するか、作成できないと伝えるか、など何かしらの報告をしなければなりません。その意味で、報告とは義務的なコミュニケーションと言えます。

2.連絡の定義

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連絡とは、情報を知らせることを意味します。特にビジネスの分野においては、関係者全員に事実を周知する意味で使われます。大事なのは、事実のみを伝えることで自分の意見などは必要ありません。

例えば、仕事の進行過程において何か突発的な問題が発生した時、関係者に対して「問題が発生している」事実を共有することで、意見を仰ぐこともできます。

3.相談の定義

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相談とは、物事を決定する際に他の人に意見を求めたり、話し合いをすることを意味します。ビジネスにおいて、経験したことがない事態に直面することは多々あります。判断を間違えると取り返しの付かないことになりかねません。そんな時に、上司や先輩、同僚などに相談することで判断材料を増やし、正しい判断ができるように相談を行います。

では、報連相はなぜ重要とされるのでしょうか?もう少し詳しく見ていきましょう。

報連相はなぜ重要なのか

ビジネスを一人で行っている場合を除いて、ビジネスにおけるコミュニケーションは、ほぼ報連相で成り立っています。
チームでビジネスを行っている場合、意思疎通は非常に重要です。意思疎通ができていないとトラブルの原因になりますし、ビジネスのスピードも遅くなります。
では、報連相を怠ると何が起こるのでしょうか。

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仕事はチームで行うことが多いため、関係者も複数人になることが多いでしょう。
そして、計画はそれぞれの関係者が計画どおりに仕事を進める前提で立てられています。
そのため、何かのトラブルがあるなどして計画どおり進まないことがわかった時点で報連相を行わないと、対策を打つことができません。
対策を打てば、事故やクレームなどトラブルの発生や採算性の悪化などの対応を行え、マイナスの結果を避けられる可能性が高まります。

報連相を行う際のポイント

報連相を行う際のポイントは、上司などの相手に伝えるべきことを簡潔に、結論から話すことです。
起きた出来事をダラダラと伝えてしまうと、結論を聞くのが最後になり、余分な情報も入ってしまうため、話の要点が分かりづらくなってしまいます。
まず結論から話し、伝えるべきことをまとめることで、相手に話の要点が伝わりやすくなるでしょう。

報連相は目的を理解して行おう

報連相は、上司から部下への指示や命令から始まることが多くあります。
しかし、その指示や命令の目的を理解しておかないと、相手が求めている内容ではない報連相をしてしまうことがあります。

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目的の重要性を上手く表した話として、三人のレンガ積みの話があります。

とある町の建築現場で三人の男がレンガを積んでいました。そこを通りかかった人が、男たちに*「何をしているのか?」と尋ねました。
すると、一人目の男は、
「レンガを積んでいるのさ」と答え、二人目の男は、「食うために働いているのさ」と答えました。そして、三人目の男は、明るい表情でこう答えました。「後世に残る大聖堂を造っているんだ!」*と。

一人目の男は単に命令を遂行しているにすぎず、二人目の男は、行動の目的を理解していない状態で、ともに自分で考えることもなく作業しているので工夫をすることは期待できません。三人目の男は、指示によって行動の目的を理解しているので、「これでいいのか」「もっといい方法はないのか」と考え自主的に行動することができます。

報告は義務的なコミュニケーションですが、連絡と相談は自発的なコミュニケーションのため、なかなか活発に行われないということがあります。そのためにも、自分が今なぜそれを指示されているのか、どういう目的で行われているのかを理解することで、必要に応じて連絡、相談をしなければならないことがわかります。

まとめ

報連相を怠ると、仕事ができない人と上司に思われることも多く、新社会人なら必ず身につけておきたいものでもあります。

しかし、その報連相も勘所を押さえなければ意味がなく、今回紹介したようななぜそれを行うのかというポイントをしっかり理解することが重要です。
ぜひ、社会人の必須スキルの報連相を皆さんも実践していってください。