この記事は、2016年12月26日に公開した記事を再編集しています。

そろそろ2017年も終わりに近付いていますが、今年中に終わらせなければならない業務は片付けているでしょうか。年末年始は通常業務のほか、事務系の業務、取引先や上司などへの挨拶まわり、メール送信、年賀状対応……など、この時期ならではの業務が発生します。ただ、間違えてはならないのが、これらも列記とした重要な業務の1つだということです。

そこで今回は、年末年始の年賀状の出し方や挨拶メールの書き方・注意点をご紹介します。

気持ちよく一年を締めくくり、かつ、新しい年を迎えてコミュニケーションを円滑に進めるためにも重要です。特に、今年社会人になった方、ビジネスメール等のマナーに自信のない方など、ぜひ参考にしてみてください。
  

年末年始の挨拶について

年末年始に挨拶する意味とは

日本では年が明ける際には年神様と呼ばれる、神が各人の家を訪れるとされてきました。そのため、その神様の来訪を祝して年始には家人同士で挨拶を行うしきたりがあります。

ビジネスにおいても同様に、取引先や上司・同僚に対して年始の挨拶を行う文化が定着しています。また、年末年始の休暇前は、社内外問わず、年末に1年間お世話になったことを互いに感謝し合う「仕事納め」と呼ばれる催しものが行われる慣習になっています。

参考:
お正月と年神様|紀文のお正月
仕事納めの日に休むのって、非常識なの?|エン転職
  

ビジネスで年末年始に挨拶することの重要性

では、ビジネスにおいて、年末年始に挨拶するのにはどのような意味合いがあるのでしょうか。

リクルートマネジメントソリューションズが行った調査では、ビジネスにおいて年末年始の挨拶を「積極的に行いたい」と考えている人は全体の56.3%にのぼります。季節柄の挨拶ではあるものの、ビジネスにおいても重要視されていることがわかります。

上司や同僚などの社内に対しては、同じ仕事をともにした仲間として1年の感謝を述べたり、年始に改めて来年度の抱負を宣言したりすることで、円滑な人間関係につながります。また、顧客や協力企業など社外の取引先への挨拶は、挨拶としての意味合いだけではなく、貴重なコミュニケーションの機会ともなります。

普段は、用事がなければ話せないような取引先であっても、年末年始の挨拶を理由としてコミュニケーションをとれば、思わぬ商談の機会に恵まれることもあるかもしれません。

参考:
年末年始の挨拶どうしてる?効果はあるの?|リクルートマネジメントソリューションズ
  

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年末年始の挨拶で注意すべき10項目

1. 本来はメールで済ませないことを念頭におく

本来、年末年始の挨拶は、年賀状を送付するか、直接取引先にうかがって挨拶するのが基本です。

しかし、うかがったものの担当者が不在により挨拶できない、そもそもスケジュールの都合上うかがうことができない、年賀状の準備が間に合わなかったなど、様々なケースがあります。このような場合、メールでの挨拶が必要となります。

2. 年末年始の挨拶を済ませるべき時期

年末年始の挨拶メール・年賀状を送信する時期は、「クリスマス前後から松の内(※)」までに、というのが基本です。
※松の内:新年1月7日まで
  

年末

職種や企業によっても異なりますが、2017年の仕事納めは、28〜29日に設定している企業が多いようです。メールで挨拶を済ませる場合は、取引先の休暇状況を把握した上で、迷惑にならないタイミングで送信するようにしましょう。
  

年始

年始の場合、年末年始の休暇明けから松の内(1月7日)までに挨拶を行います。ですが、職種や企業によって仕事初めは業務が重なって忙しいという場合もあるでしょう。年末の挨拶同様、相手の迷惑にならないタイミングで送信することが大切です。
  

番外編【送り忘れてしまったら……】

年末年始の時期を過ぎてしまった場合は、「寒中見舞い」として挨拶メールを送信するか年賀状を出すようにしましょう。

3. 年賀状をいただいた場合はメール返信で済ませない

年賀状をいただいた場合は、メールで返信することは避けてください。年賀状をお返しすることが基本マナーです。

ただし「年賀状をいただき、ありがとうございました」と書くのは避けてください。「年賀状をもらったから返した」という印象を与えかねないからです。「ご挨拶が遅れてしまい、申し訳ありません」と一言添えて年賀状を出しましょう。
  

4. 一斉メールはしない

メールで挨拶する場合、注意すべきポイントは「文面が同じになってしまうこと」ではなく、一斉送信することは極力避けることです。仮に一斉送信してしまうと、挨拶する意味がなくなってしまいます。面倒でも、1人ひとりを訪問するような気持ちで個別にメールを送信しましょう。
  

5. 宛先の誤字に注意する

メールで挨拶する場合、文面が変わらないため、宛先の名前を間違えてしまうというミスが起こりがちです。誤送信は情報漏洩にもつながります。送信前に必ずチェックして、ミスがないことを確かめるのは基本です。特に、年末年始の挨拶メールは間違いが起きないように注意しましょう。

なお、Gmailの場合、送信後すぐであれば相手にメールが届く前に削除することも可能です。あらかじめ、送信取り消し機能を設定しておくこともオススメです。設定方法は、以下の記事の「5. 送信取り消し機能」でご紹介しています。

参考:
知らなきゃ損!新社会人におすすめのGmailの活用術10選|ferret
  

6. 基本的なビジネスメールのマナーを守る

年末年始の挨拶メールも、ビジネスメールの1つです。敬語の使い方や文章の構成、件名の書き方など、基本的なビジネスメールのマナーを踏まえて作成しましょう。

詳しいビジネスメールのマナーについては、以下のferret内の記事でご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

参考:
ビジネスメールで失敗しない!覚えておくべきマナー集とやりがちなダメ文法|ferret
  

7. 休業期間・営業開始日・緊急連絡先を伝える

年賀状・メールを問わず、年末年始の挨拶には休業期間・営業開始日・時間などの情報を記載する必要があります。記載しておくことで連絡が取れない期間がはっきりするので、万が一連絡が取れなくても相手を不安にさせる心配がありません。また、緊急に対応しなければならない事案がある可能性もありますので、連絡が付きやすい緊急連絡先もあわせて記載しておくと、非常に親切です。
  

8. 自社の社長・上司・先輩にも忘れずに

取引先だけではなく、自社の社長・上司・先輩に対する礼儀も忘れてはいけません。

社長・上司・先輩との距離感によっては、取引先等へ送信するメールや年賀状ほど硬くなくても問題ありませんが、挨拶すること自体は忘れないようにしましょう。
  

9. SNSで済ませない

SNSの普及により、ビジネス上に付き合いのある人ともSNSでつながっている方も多いでしょう。だからといって、SNS上で不特定多数に向けて年末年始の挨拶を行うのは言語道断です。

プライベートであればそれでも構いませんが、ビジネス上で付き合いのある方々には、年賀状・メールで挨拶するようにしましょう。
  

10. 慣れていない方はテンプレートを活用する

「時候の挨拶などをどのように書いたらいいのかわからない」といった方は、テンプレートを活用するのも一手です。メール用やFAX用など、利用するツールに合わせてテンプレートが用意されているので、自分の利用用途に合わせて選択しましょう。
  

年末年始の挨拶のテンプレートが豊富なサイト・記事10選

基本的な年末年始挨拶メールのテンプレートをご紹介します。どのようなメールにすればよいのかお悩みの方は、以下のテンプレートサイトなどを利用してみましょう。
  

1. BB-WAVE 挨拶メール文例集

年末年始の挨拶メール術 ~コピペして使えるメール文例~___BB_WAVE.png
https://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/nenga_mail/

こちらのサイトでは、年末年始の挨拶文を紹介しています。年末と年始ともに、社内・社外・関係会社それぞれの定型文が紹介されているので、自分の利用用途に合わせて選択してください。また、年始の挨拶は英文も用意されています。海外の取引先に送信する場合などに活用してみるといいでしょう。
  

2. biz-ocean

年末年始に関する使いやすいテンプレート、挨拶状|無料ダウンロードは書式の王様.png
https://www.bizocean.jp/doc/category/201/

こちらのページでは、年末年始に関連するテンプレートが豊富に用意されています。年末年始の挨拶状のほか、社外の取引先に対する営業日のお知らせも掲載されているので、FAXや郵送で一斉に文面を送信する際に活用しましょう。
  

3.Office活用総合ソフト

新年ご挨拶FAX用紙___Microsoft_Office_活用総合サイト___無料テンプレート公開中___Microsoft_Office___楽しもう_Office_ライフ.png
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=12275

Microsoftが公開している公式のOfficeテンプレートサイトです。仕事納めの挨拶や新年の挨拶として、取引先に送信するFAX用紙のテンプレートがPowerPoint形式で用意されています。Word形式による年賀状のテンプレートも複数公開されています。
  

4. ビジネスメールの書き方

挨拶の文例_社交メール____ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~.png
http://email.chottu.net/example/communication/aisatu.html

こちらのサイトでは、年末の挨拶・年始の挨拶それぞれのビジネスメールのテンプレートが公開されています。年末の挨拶では年末年始休暇・仕事納めのスケジュールを簡単に説明しており、顧客から社内まで広く利用できます。また、年始の挨拶では仕事初めのスケジュールを案内しているほか、来年度発売する予定の新商品の案内も含まれています。
  

5. メール例文.com

【社外】年末年始挨拶メール___メール例文.png
http://mail-reibun.com/shagai/gai_nenmatu/

こちらのサイトでは年末年始の挨拶として利用できる、ビジネスメールのテンプレートが10種類ほど提供されています。時候の挨拶を含む丁寧な内容のメールから、年末年始の営業時間を知らせる事務的な内容に特化したものまで、用途や送る相手に合わせて様々なテンプレートが用意されています。
  

6. MLWEB

すぐに使える年始のあいさつ文例___実務BOX___MANAGEMENT_LEADER.png
http://www.mng-ldr.com/business/2012/12/21/post-32.php

こちらのサイトでは、「経営者から社員に向けて」「部門長から部下に向けて」の2つの挨拶の事例が紹介されています。サイトでは挨拶文として紹介されていますが、挨拶に織り込むべき内容もまとめて紹介しているのでビジネスメールでも参考になるでしょう。
  

7. HOMETEN

年末年始例文特集!|ブログ___ホームページテンプレート___HOMETEN.png
https://www.hometen.net/blog/special_winter/

こちらのサイトでは、店舗やネットショップで利用できる年末年始の挨拶テンプレートを提供しています。日本語だけではなく、英語や中国語(簡体字・繁体字)の挨拶文も年末・年始それぞれに用意されています。
  

8. U-NOTE

新年の挨拶はビジネスメールで!「年頭・年始の挨拶」の書き方と例文【社内・取引先】|U_NOTE__ユーノート_.png
http://u-note.me/note/47487701

こちらのサイトでは、年始の挨拶として利用するビジネスメールのテンプレートを公開しています。社内向け・社外向けそれぞれのシチュエーションで合計5パターンのテンプレートが用意されているので、自分が利用したいシーンや挨拶に含みたい内容を考慮して選択してください。
  

9. BerlizBlog

英語で新年の挨拶!気のきいたフレーズ等50選.png
http://www.berlitz-blog.com/happy-new-year

海外の取引先や英語圏の同僚に挨拶をしたい場合、どのように表現したらいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。こちらのサイトでは対面で行う挨拶から、メッセージカードやメールに記載する挨拶文まで、年始の挨拶に使える文章表現を紹介しています。

短い文章表現が50種類紹介されているので、相手に合わせて利用する言葉をわけてみるのもいいでしょう。
  

まとめ

年末の業務を確実に済ませて気持ちよく年始を迎えるためにも、年末年始の挨拶は欠かせない業務です。基本的なビジネスメールのマナーを守ることは重要ですが、あまり堅苦し過ぎても相手が返信に困ってしまう場合もあります。

相手と自分の距離感をよく考えつつ、ご紹介したポイントに注意しながらテンプレートなども活用して、気持ちのよい挨拶を心がけましょう。