知らなきゃ損！新社会人におすすめのGmailの活用術10選

新社会人となり、そろそろ配属部署が決定した方も多いのではないでしょうか。
社会人となって最初に行うことの一つとして、Gmailの使用開始準備があります。

今回は、特に新社会人にオススメしたい、Gmailの活用術10選をご紹介します。

学生時代も使用していたから今更、と思う方もいるかもしれませんが、学生時代と社会人とではGmailの使用場面も使用頻度も大きく異なります。
知っているだけで作業効率が上がり、一歩先を行く社会人になれますので、この機会にぜひマスターしてください。

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1.署名の設定

ビジネスメールを書く上で欠かせない要素のひとつに、自分の連絡先や氏名等を明記する「署名」があります。
署名は、メール上の名刺のようなものです。
会社名や所属部署名、氏名、メールアドレスなどを盛り込んでください。

ここでは、署名を設定する方法をご紹介します。

step1.

Gmailを立ち上げて、メールの受信画面にある歯車のアイコンをクリックします。
プルダウンでメニューが表示されますので、その中から「設定」をクリックしてください。

step2.

設定画面が開きます。
少し下にスクロールすると、署名を記入する欄が表示されますので、この中に必要事項を入力してください。
入力後、一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックします。
以上で設定完了です。

2.デスクトップ通知の設定

デスクトップ通知の設定をしておくと、新着メールや重要なメール、チャットが届いた際に見逃すことなくチェックすることができます。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。

step2.

少し下にスクロールすると、デスクトップ通知の項目が表示されています。
通知したいものにチェックを入れたら、画面下までスクロールして「変更を保存」をクリックしてください。

3.ラベルやフィルターを使用してメールを整理

情報を整理する際によく用いられるのが、フォルダです。
Gmailでもフォルダを使った整理は可能ですが、それ以上にオススメなのが「ラベル」です。
ラベルは、メールに対して複数つけることが可能です。

step1.

Gmailの受信画面で、ラベルをつけたいメールを1通開きます。
画面上部に表示されているいくつかのボタンのうち、ラベルのアイコンをクリックしてください。
するとプルダウンでメニューが表示されますので、その中から「ラベルの管理」を選択します。

step2.

ラベルを設定する画面が表示されます。
画面を下にスクロールし「ラベル」の項目で新しいラベルを作成したり、既存もラベルを編集するなどして必要なラベルを準備します。

step3.

メールの画面に戻り、step1でクリックしたラベルのアイコンを再度クリックして、つけたいラベルを選択してください。

4.不在通知の設定

企業の定休日や祝日など、対応ができない日であってもメールが届くことはあります。
このようになんらかの事情で長期間メールを見ることができない場合でも、メールを送信した相手はその事情を察知することはできません。

そこで、不在通知の設定をしておくと、メールが届いた際に送信元に自動返信をすることができます。
返信メールには、いつメールの返信が可能なのか、緊急連絡先などを明記しておくようにしましょう。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。

step2.

画面下までスクロールすると、不在通知の項目が表示されます。

不在通知をオンにして、不在通知を送信する期間を設定し、懸命・メッセージの文面を入力してください。
入力後、画面下の「変更を保存」をクリックします。

5.送信取り消し機能

メールを送信した後に誤りに気がついて送信を取り消したい、という場合があります。
送信ボタンをクリックするまえに繰り返し文面をチェックすることは大前提ですが、どれだけ注意してもミスが起きてしまう可能性は大いにあります。

Gmailには、メールを送信した後指定した時間内であれば、送信を取り消すことができる機能が搭載されています。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。

step2.

下にスクロールすると、送信取り消しの項目が表示されています。

「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れ、取り消せる時間を5秒、10秒、20秒、30秒のいずれかから選択してください。
設定後、画面一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックしてください。

6.自動転送設定

Gmail宛に来たメールを、キャリア(docomo、au、softbankなど)のメールアドレスなどで受け取りたい場合、自動転送設定をしておくことができます。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。
画面上部に表示されているタブの中から「メール転送とPOP/IMAP」をクリックしてください。

step2.

「転送」の項目が表示されていますので「転送先アドレスを追加」をクリックしてください。
すると、転送先のアドレスを入力する画面が表示されますので、任意のアドレスを入力してください。

「次へ」をクリックすると、転送することを確認する画面が表示されます。
問題なければ「続行」をクリックしてください。
これで完了です。
転送先として設定したメールアドレスに、確認のメールが届きますのでチェックしておきましょう。

7.ショートカットキー

Gmailには、ショートカットキーが存在します。
慣れるまで少し時間が必要ですが、慣れてしまえば少しでも効率よく作業を行うことができますので、この機会に覚えておくことをオススメします。

ショートカットキーについては、以下のGoogleのヘルプページを参考にしてください。
Gmail のキーボード ショートカット｜Gmailヘルプ

8.スレッド機能設定

Gmailのデフォルトでは、スレッド機能は有効になっています。
有効になっていることで、同じタイトルのメールは以下のようにひとつのスレッドにまとめられます。

このままでも問題ない場合は特に設定する必要はありませんが、ひとつひとつ独立して表示したい場合のみ設定が必要です。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。

step2.

少し下にスクロールすると、スレッド表示の項目が表示されます。
ここで通知をオフにしてください。
設定後、画面下の「変更を保存」をクリックしてください。

9.2段階認証を使用したログイン

不正アクセスが原因で、情報漏洩やウイルス感染などが起こってしまう可能性があります。
個人情報や社外秘の漏洩で、莫大な損害が発生しないとも限らないため、注意する必要が有ります。

Gmailで不正アクセスを防ぐためには、2段階認証を使用してログインするという方法があります。

step1.

以下のURLからGoogleアカウントのログイン画面にアクセスして、2段階認証を行いたいアカウントのユーザー名・パスワードでログインしてください。
https://www.google.com/accounts/Login?hl=ja

アカウントの管理・保護・安全対策の画面が表示されます。
この中から「Googleへのログイン」を選択してください。

step2.

画面を少し下にスクロールすると「アカウント復旧オプション」という項目が表示されています。
ここで「予備の電話番号」をクリックしてください。

step3.

再度ログインのパスワードを入力すると、予備の電話番号を追加する画面が表示されます。
そのまま「予備の電話番号を追加」をクリックしてください。

step4.

電話番号を入力してください。
この際、国旗のアイコンが日本になっていることを確認するようにしてください。
電話番号を入力したら「確認」をクリックしてください。
続けて「コードを取得」というボタンが表示されますので、クリックします。

step5.

しばらくすると、入力した電話番号宛にSMSが送信されてきます。
メール内に記載されている確認コードを入力してください。
これで完了です。
もしも不審なアクセスなどがあった場合は、設定した電話番号宛にメールでのお知らせが届きます。

10.マルチアカウントでのログイン

Gmailのアカウントを複数持っている場合、同じパソコンのブラウザ上で複数アカウントにログインすることはできません。
ひとつのブラウザで複数のGmailアカウントにログインする場合は、事前に設定が必要になります。

step1.

Gmailを立ち上げて、受信画面から歯車のアイコンをクリックして設定画面を開きます。
画面上部に表示されているタブの中から「アカウントとインポート」をクリックしてください。

続いて、表示された画面上のうち「アカウントへのアクセスを許可」の項目で「別のアカウントを追加」をクリックしてください。

step2.

アカウントを設定する画面が表示されますので、追加したいメールアドレスを入力して「次のステップ」をクリックしてください。
すると確認画面が表示されますので、問題なければ「メールを送信してアクセスを許可」をクリックしてください。

まとめ

メールは職種に関わらずかなりの頻度で利用します、
長い時間使用するツールだからこそ、少しでも効率よく使う方法を習得して他の業務に時間を多く割けるように工夫する必要が有ります。

今回ご紹介した活用術は、どれも簡単な設定をしておくだけでGmailを便利にしてくれるものばかりです。
本格的に業務が始まる前に、必要に応じて設定しておきましょう。

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