無料で使えるOffice系ソフト「OneNote」ってなにができるの？基本情報と3つの特徴を解説

2019年08月01日

ビジネススキル

ExcelやWordなどOffice系のソフトをビジネスで使用している方は多いでしょう。
Office365というビジネス向けのプランでは、ExcelやWord、PowerPointだけでなく「OneNote」というソフトが含まれているのはご存知でしょうか？

OneNoteでは画像の貼り付けや文字入力などを利用して、メモやノートを作成できます。

しかし、知名度も低く、自由度が高すぎてどのように利用すればいいのかわからないという方もいるかもしれません。

今回はOneNoteの基本情報と3つの特徴について解説します。
OneNoteは資料の作成機能の豊富さだけでなく、リアルタイムで複数のメンバーと共有が行えるのも強みです。使い方がわからないままパソコン内の肥やししないよう、この機会にポイントをおさえて把握しましょう。

参考：
[Office 365 のすべての一般法人向けプランを比較する]
(https://products.office.com/ja-jp/business/compare-office-365-for-business-plans)

OneNoteとは

スクリーンショット_2017-03-06_20.40.51.png
https://www.onenote.com/?omkt=ja-jp

OneNoteはExcelやWordと同じく、Officeシリーズのソフトです。
Office365のBusinessプラン及びBusiness Premiumプランで標準搭載されているので、すでに利用しているという方も多いかもしれません。

また、OneNoteは有料プランに加入していなくても、Office365のアカウントさえあれば無料で利用することができます。
スマートフォン版やタブレット版も配信されているので、複数のデバイスを持っている人にとっても使いやすいでしょう。

OneNoteの構成

機能について知る前に、基本となるページ構成について先に知っておきましょう。
WordやPowerPointはページ単位、Excelはシート単位で構成されているように、OneNoteには「セクション」と「ページ」という概念があります。

セクションとページがOneNote内でどのように表示されているか見てみましょう。

onenote_(1).PNG

上記の画像で白いキャンバスの上部と右横に2種類のタブがあるのがわかるでしょうか。

上部に並ぶタブは「セクション」ごとに並んでいます。
セクションは「ページ」で構成されていて、表示しているセクション内のページは画面右側に一覧として表示されます。

なお、ページはExcelの「シート」同様、1ページのサイズは基本的に決まっていません。
そのため、横と縦に無限に広げていくことができます。

スクリーンショット_2017-03-06_21.29.07.png

「セクション」と「ページ」の関係性を図にすると上記のようになります。
このようにOneNoteでは1つのファイル（＝ノートブック）内に、セクション・ページという2段階のカテゴリ分けがされています。

この特徴を活用すると、複数の内容を含んだデータをまとめて1つのファイルにすることができます。

例えば「見込み客」「既存顧客」「離反顧客」のようなセクションを作り、セクション中に「A社」「B社」のように社名ごとのページを作れば情報を探しやすい顧客リストができるでしょう。

OneNoteの特徴

「文書をまとめるならWordでいいんじゃないの？」と思う方もいるかもしれません。
確かにWordでも、OneNote同様にページに文字の入力をしたり、ファイルや画像を貼り付けることができます。

では、OneNoteと他の文書作成ソフトとの違いはなんでしょうか。
3つの特徴を挙げてみましょう。

1.キャンバスのように要素を追加できる自由度の高さ

Wordの場合、ファイル内には基本となるテキストが存在します。画像や表はあくまでテキストの中に挿入されるものであって、あまり自由な配置はできません。
一方、OneNoteには基本となるテキストはなく、画像やテキスト、表などの要素を自由に配置できます。
また、ページも縦横と無限に広がっていくので、より自由度の高いツールと言えるでしょう。

OneNoteには他のOffice系ソフトとは異なる特長があります。

2.リアルタイムでの同期・共有

OneNoteのファイルをOneDriveに保存することでリアルタイムで編集内容がファイルに反映されるようになります。

OneDriveはファイルごとに共有設定を変えられるだけでなく、「編集可能」「アクセスのみ可能」のように権限も変更できます。

リアルタイムで保存されていくので「上書きしないまま閉じてしまった」というトラブルが防げるだけでなく、複数のユーザーと同時にファイルに書き込みを行えるメリットがあります。例えば、ミーティングをしながらメンバーごとの端末でアイディアを書き込んでいくといった使い方ができるでしょう。

また、クラウドサービスの「OneDrive」にデータを保存しておくことも可能です。「OneDrive」を通してPCで作成したデータを、タブレットやスマートフォンを使用して修正したり加筆できたりします。

参考：
[OneNote × 共有始めよう特集]
(https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/onenote_share/default.aspx)

3.動画やファイル挿入ができる豊富な作成機能

WordやExcelにも図や画像などの挿入機能がありますが、OneNoteのページ内にはそのような要素だけでなく、動画や写真、ファイルなど数多くの要素を貼り付けることができます。

onenoteファイル貼り付け.PNG

このようにExcelのファイルを貼り付ければ、クリックするだけで自動でExcelが立ち上がり、貼り付けたファイルに移動することができます。
また、貼り付けたファイルの印刷イメージも同時に挿入できるので内容を参照したい時にも重宝するでしょう。

Excelのファイル以外にも下記のようなデータを貼り付けることができます。

・画像
・表、Excelシート
・Word、PowerPointのようなOffice系ソフトのファイル
 ・音声データ（OneNote上で録音も可能）
 ・動画データ
 ・YouTubeのようなオンラインビデオ

複数の要素を1つのページにメモ書きと共にまとめられるので、パソコン内のフォルダを一覧にしてインデックス代わりにするといった使い方もできるでしょう。

また、手書きで文字を書き込むことも可能です。図や画像の注釈として利用するだけでなく、デザインイメージを描き込むときにも役に立ちます。

onenote_手書き.PNG

参考：
[OneNoteの特長と基本機能]
(https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/onenote/tips06.aspx)
楽しもう Office｜Microsoft

まとめ

OneNoteは、Office系のソフトの中でも近年になって登場したので慣れない方も多いかもしれません。どこにでも入力できるキャンバスのため、最初はどのように利用したらいいか迷うこともあるでしょう。

OneNoteは「セクション」と「ページ」という2つの要素で構成されています。ファイル内で「セクション」と「ページ」という2段階のカテゴリ分けができるので、議事録や名刺などのファイルが多くなりがちな書類をまとめるのに適しているでしょう。
複数のメンバーとリアルタイムで内容を共有し、編集できるのも特徴です。チームメンバー間でのファイルのやり取りを行う手間を省けるだけでなく、共有した内容をそのままエクスポートでWordやExcelなどの資料に落とし込めるのもメリットでしょう。

OneNoteはページ内で各要素を自由に配置できる、汎用性の高いツールです。
自分の所属するチームや業務の中で活用できるかどうか、機能や操作感を見ながら考えてみましょう。