Office製品と言えば、WordやPowerPoint、Excelなどがありますが、忘れてはならないのがOneNoteで、テキストはもちろん、写真や動画なども保存することができる無料のノートツールです。

図形や表なども自由に保存できることに加えて描画ツールも搭載されているため、ただのノートアプリとしてだけではなく、アイデアや企画などをまとめるためのフリーノートとしても使用できます。

今回は、OneNoteを使用している方にオススメしたい、ちょっとした小技10選をご紹介します。

どれも難しい操作ではありませんが作業効率をあげてくれる便利な機能ばかりですので、OneNoteを使用しているのであればぜひマスターしてみてはいかがでしょうか。

なお、本記事内でご紹介しているのは「OneNote 2016(以下、OneNoteと表記)」、スクリーンショットで使用しているデバイスはWindows10です。
  

OneNoteユーザーにオススメの便利機能10選

1. 動画を埋め込む

YouTubeなどの動画のURLをコピーして貼り付けると、OneNote内に動画を埋め込むことができます。この機能を使用すれば、動画を見ながらメモを取ることができるほか、OneNote内で2つ以上の動画を同時に動画を再生することも可能です。
  

step1.

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まずYouTubeを開き、OneNoteに埋め込みたい動画のURLをコピーします。
  

step2.

2.png
続いて、OneNoteを起動して動画を埋め込みたいファイルを開き、ファイル上で右クリックをしてstep1でコピーしたURLをペーストします。
  

step3.

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URLをペーストすると、自動的にファイル上に動画名・サムネイル・再生画面が表示され、再生可能になります。
  

2. PDFファイルでエクスポートする

例えば、Windowsユーザーが作成したOneNoteファイルをMacユーザーに送信する場合、文字化け防止などの観点からファイルを変換する、PDFファイルでエクスポートするなどの配慮が必要となります。特にPDFファイルでエクスポートしておけば基本的にはデバイスを問わずに書類を確認することができるため、ビジネスマンであればエクスポート方法を覚えておくことをオススメします。
  

step1.

4.png
PDFファイルでエクスポートしたいファイルを開き、画面上部のメニューから「ファイル」を選択します。
  

step2.

5.png
画面左側にメニューが表示されますので「エクスポート」をクリックしてください。
  

step3.

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さらにメニューが表示されますので、エクスポートしたい範囲を「ページ」「セクション」「ノートブック」のいずれかより選択します。「ページ」は開いているページ1枚を、「セクション」は指定したセクション全てを、「ノートブック」は指定したノートブックすべてをエクスポートします。範囲を選択したら形式を「PDF」に設定し「エクスポート」をクリックして完了です。
  

3. ノートコンテナーを結合・分割する

OneNoteでは、テキストや写真などのコンテンツを自由に配置してオリジナルの「ノートコンテナー」の作成が可能です。

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「ノートコンテナー」とはテキストを入力する、写真や動画などを挿入するなどの際に自動で生成される枠のことです。作成したノートコンテナーはドラッグ&ドロップで好きな一に配置できるほか、分割や結合することでノートをより見やすく工夫することができます。
  

step1.

8.png
ノートコンテナーを分割する方法です。まずコンテナー内の分割したい部分(テキストの一部や写真など)を選択状態にします。
  

step2.

9.png
「Shift」キーを押したまま、選択状態にしたコンテンツを配置したい場所へドラッグ&ドロップすると、コンテナーを分割して異動させることができます。
  

step3.

10.png
結合する際は、分割されているコンテナーの枠を、結合させたいコンテナーの近くまでドラッグ&ドロップしてください。
  

step4.

11.png
コンテナーが結合されると、上の画像のように同じコンテナー内にドラッグしたテキスト(写真や動画などについても同様)が表示されるようになります。
  

4. 画面を切り取って挿入する

PCの画面全体、または画面の一部を切り取ってOneNote内に挿入する機能です。この機能を使いこなせば、スクリーンショット機能として活用できるほか、撮影した画面にはメモなどを書き込むことも可能です。
  

step1.

12.png
まずは、スクリーンショットを撮影したいWebページやファイルを表示しておきます。この状態でOneNoteを起動して、作成したいノート上で画面上部に表示されているメニューから「挿入」を選択し「画面の領域」をクリックします。
  

step2.

13.png
自動的にスクリーンショットを撮影したい画面がOneNoteの上に表示され、同時に半透明になります。ここで切り取りたい範囲を選択してください。
  

step3.

14.png
撮影したスクリーンショットは、OneNote内に自動保存されます。
  

step4.

15.png
撮影した画像がOneNote内に表示された後、画面上部のメニュー画面「描画」をクリックすると描画ツールが表示されますので、画像内にメモを書き込むことができます。
  

5. リンクを使って共有する

OneNoteでは、相手にメールを送信してサインインしてもらい、ファイルの閲覧はもちろん編集権限を与えることなども可能です。しかし、メールアドレスを知らない場合やチームメンバー全員に共有したい場合、メールアドレスを使用した共有が難しい場合もあります。そこで共有リンクを作成することで、簡単にファイルを共有することができるようになります。
  

step1.

16.png
共有したいファイルを開いた状態で、画面上部のメニューから「ファイル」をクリックします。
  

step2.

17.png
すると画面左側にメニューが表示されますので「共有」をクリックしてください。
  

step3.

18.png
共有メニューが表示されますので「共有リンクの設定」をクリックします。さらに表示されるメニューで権限の設定も可能ですので、閲覧のみの場合は「表示リンクの作成」を、編集権限を付与する場合は「編集リンクの作成」をクリックしてください。
  

step4.

19.png
リンクが作成されますので、コピー&ペーストしてチャットツールなどを使用して共有してください。
  

6. メモを検索する

OneNoteを使用していると、メモやファイルの数が多くなってしまい必要なメモを探すだけで時間がかかってしまうことがあります。これでは作業効率を低下させて生産性を下げてしまいかねません。そこでキーワードを使用した検索機能を使用すれば、素早く該当のメモやファイルを見付け出すことができて非常に便利です。
  

step1.

20.png
OneNoteを起動して任意のファイルなどを開くと、画面右上に検索ボックスが表示されていますので、クリックしてください。すると検索範囲を指定することができます。なお、デフォルトでは「すべてのノート」での検索が可能になっています。
  

step2.

21.png
検索範囲を指定して検索ボックス内にキーワードを入力すると検索結果が表示されますので、該当のメモやファイルを開いてください。
  

7. 手書きの文字をテキストに変換する

描画で書かれた文字をテキストに変換できる機能です。特に読み方がわからない漢字をテキストに変換するときに活用できます。
  

step1.

22.png
ファイルを開いた状態で、画面右上のメニューから「描画」を選択します。線ツール(画像赤枠部分)で色ペンを指定し、マウスなどを使用して手書きでの描画を行ってください。描画をしたら「描画」メニューの中から「入力」を選択し、描画範囲を選択します。

選択した状態で「描画」メニューの中から「インクをテキストに変換」をクリックしてください。なお、この機能はテキスト以外にも数式にも適用することができます。数式を手書きで描画した場合は「インクを数式に変換」をクリックしてください。
  

step2.

23.png
これでテキストへの変換は完了です。
  

8. Officeで作成したファイルを画像イメージとして取り込む

WordやPowerPointなど、Office製品で作成したファイルであれば画像としてOneNote内に取り込むことができます。取り込んだ画像にはメモなどを直接書き込むことも可能ですので、例えば作成した企画書をOneNoteに取り込み、チームメンバーに共有してさらにメモなどを書き込むなどの活用ができます。
  

step1.

24.png
まず、OneNoteに画像として取り込みたいファイルを開き、画面上部に表示されているメニューから「ファイル」をクリックしてください。
  

step2.

25.png
画面左側にメニューが表示されますので「印刷」をクリックします。そのまま印刷に関する設定を行う画面が表示されますので、プリンターの一覧から「send to onenote2016」を選択して「印刷」をクリックしてください。
  

step3.

26.png
自動的にOneNoteが開かれ、ペーストする場所を選択できるボックスが表示されますので、指定してください。
  

step4.

27.png
画像がOneNote内にペーストされていることが確認できれば、完了です。
  

9. クイックノートを使う

クックノートは、電話応対の内容をメモするなど、サクッとメモを取る必要がある際に便利な機能です。OneNoteを起動せずにメモを取ることができますので、OneNoteユーザーはぜひ活用をオススメします。なお、クイックノート機能はWindows/Macを問わず使用できますが、OneNoteを起動せずにショートカットキーから利用する機能についてはWindowsユーザーのみ対応しています。
  

step1.

28.png
まずデスクトップ下に隠れているインジケーターの中からOneNoteのアイコンをクリックします。
  

step2.

29.png
デスクトップ上にメモ画面が表示されますので、入力してください。入力後は☓アイコンをクリックしてメモ画面を終了すると、OneNote内に自動保存されます。
  

step3.

30.png
作成したメモを確認する場合は、OneNoteを起動して「マイノート」をクリックし「クイックノート」を選択します。
  

step4.

31.png
「クイックノート」が表示され、作成したメモを確認することができます。
  

10. 用紙サイズの設定

OneNoteではページを紙の資料として印刷することも可能です。ただし、自由にテキストや画像を配置できるため、あらかじめ印刷したい用紙サイズを指定した状態で、テキストや写真などのノートコンテナーをレイアウトする必要があります。万が一、指定したサイズ外にノートコンテナーが配置されている場合、該当のコンテナーは印刷対象外となりますので注意してください。
  

step1.

32.png
印刷したいファイルを開き、画面上部のメニューから「表示」を選択し「用紙サイズ」をクリックします。
  

step2.

33.png
画面右側に用紙サイズを指定する画面が表示されますので、サイズを選択してください。
  

まとめ

企画書を作成する際、ご紹介した便利機能は、「スクリーンショットを埋め込む」「手書きメモを加える」「参考となる動画も埋め込んでノートを作成」「共有リンク機能でメンバーに共有する」というように組み合わせて活用することで、より自由に使いこなすことができます。

OneNoteは、まっさらな自由帳のようなツールです。何でも書き込むことができますので、ご紹介した便利機能を活用しつつ、ビジネスの様々な場面で使用してみてはいかがでしょうか。
  

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