営業先や協力企業などメールで連絡を取り合う機会が多いビジネスパーソンにとって、メールの確認作業や作成は効率的に行いたいものです。

今回は、Gmailから「Gmail Labs」として提供されている、ビジネス向けの機能を10個紹介します。

Gmail Labsとは、Googleがリリース前に試験的に運用している機能であり、ワンクリックで全てのメッセージを既読にできるボタンやGoogleカレンダーの表示機能などが提供されています。ビジネスに役立つ機能も多いので、活用すれば業務の効率化もはかれるでしょう。
  

Gmail Labsとは

「Gmail Labs」とは、Gmailがリリース前に試験的に運用している機能の総称です。あくまで試験的な機能なので、仕様が変更されたり、提供が中止されたりといった可能性があるので気を付けてください。
  

Gmail Labsを設定するには

Gmail Labsは、Gmailの設定画面から設定できます。

スクリーンショット_2017-06-27_13.20.24.png

歯車のアイコンをクリックして「設定」を選択してください。

設定___kuriki_basicinc.jp___Basic.inc_メール.png

「Labs」のタブをクリックすると、上記のように機能が一覧で確認できます。
「有効にする」を選択すれば、その機能がGmalに反映されます。

参考:
[Gmail Labs を有効にする|G Suite 管理者 ヘルプ] (https://support.google.com/a/answer/117099?hl=ja):blank
  

Gmail Labsの便利な機能10選

2017年6月27日現在、Gmail Labsでは17の機能が提供されています。その中でも、ビジネスに利用しやすい機能を10個ピックアップして紹介します。
  

1. Google カレンダー ガジェット

Googleカレンダー.png

Google カレンダー ガジェット」はGmailの左側にGoogleカレンダーの情報を表示する機能です。今日の予定だけではなく、1ヵ月分のカレンダーも表示できます。

「追加」をクリックするだけでGoogleカレンダー上に新規の予定を作成できるので、メールで送られてきたミーティングや商談の予定をカレンダーに入れたい時に重宝するでしょう。
  

2. カスタム キーボード ショートカット

キーボードショートカット.png

Gmailは、特定のキーをタイプするだけで操作が行える"キーボードショートカット"を基本機能の1つとして提供しています。「カスタム キーボード ショートカット」は、キーボットショートカットに利用するキーを自分で自由に設定できる機能です。
  

3. クイック リンク

昼食付きパワー半導体セミナー_7_7開催_TMEICやInfineon_Technologies_AGが登壇【BPセミナー】___kuriki_basicinc.jp___Basic.inc_メール.png

「クイックリンク」はGmailの左側のメニューへ、特定のメールへのリンクを設置できる機能です。よく参照するメールをクイックリンクとして保存しておけば、必要になるたびにメールを検索する手間が省けます。
  

4. スマートラベル

スマートラベル.png

「スマートラベル」はメールの受信画面から一括送信メール・通知メールなどを自動的に分類する機能です。一括送信メールはデフォルトで受信トレイから除外されます。メールから直接ラベルが選択できるので、素早く分類が可能です。
  

5. テキストを選択して引用

引用.png

送信されてきたメールの文章の一部を引用して返信したいと思ったことはありませんか?テキストを選択して引用する機能を利用すれば、上記のように特定の文章だけを返信メールに引用できます。
  

6. マルチ受信トレイ

マルチ受信トレイ.png

「マルチ受信トレイ」は、受信トレイ上に複数のメールグループを一覧表示できる機能です。表示するメールグループは「スター付きのメール」「下書き」「ラベル」などの条件から、自分で自由に設定できます。
  

7. 既読ボタン

既読ボタン.png

「既読ボタン」はメールを選択した際に「既読にする」というボタンが表示される機能です。基本設定では、メールを既読にするには「その他」メニューから既読にするを選択する必要があります。その手間を少しでも省きたい人にとって重宝するでしょう。
  

8. 未読メッセージ アイコン

スクリーンショット_2017-06-27_14.32.01.png

「未読メッセージ アイコン」は、タブに表示されるアイコンに未読メールの数が表示される機能です。バージョン6以降のGoogleChrome、バージョン2以降のFirefox、Operaに対応しています。Internet Explorerなどの他ブラウザでは利用できないので注意してください。
  

9. 確認済み送信者を示す認証アイコン

信頼的できる送信者からのメールに限り、Googleからの認証アイコンが表示される機能です。「信頼できる送信者」とは下記の2点を満たしているアドレスに限られます。

・長期に渡って大量のメールを送信しており、大部分の Gmail ユーザーがそれらを迷惑メールではないと判断している。
・電子メールの認証機関「DMARC」の拒否ポリシーを公開している。つまり、ドメインは認証済みメールのみを送信するものとし、ドメインから送信された未認証メールは拒否される。
引用:[確認済み送信者を示す認証アイコン|Gmail ヘルプ] (https://support.google.com/mail/answer/3070163):blank

具体的にはGoogleウォレット、eBay、PayPalなどが認証されています。こうした事業者の名義で送信されてくるメールに対して認証アイコンがついているか確認することで、なりすましのメールを見抜けるでしょう。
  

10. 返信定型文

スクリーンショット_2017-06-27_14.55.16.png

メールの作成画面から、返信用の定型文を設定できる機能です。複数種類の定型文が設定できるので、返信したい相手によって用いる文章が異なる場合にも活用できるでしょう。
  

まとめ

Gmail Labsでは、受信したメールを一括で既読にできる「既読ボタン」や一括送信メールを自動的にラベルとしてわける「スマートラベル」など、業務の効率化につながる機能が提供されています。また、未読メッセージアイコンを利用すれば、営業先からの返信のような重要なメールが送られてきた際にも、見逃さずに済むでしょう。

取引先やサービス事業者になりすましてウィルス感染したファイルを送りつけてくる事例が増加している中、認証アイコン機能を追加すると信頼できる送信元なのかを確認できます。まだ試験的な段階ではありますが、こうした機能を活用することで、より安全にGmailを利用できるでしょう。

参考:
[なぜ? ウイルスメールがよく届く曜日とは :|読売新聞(YOMIURI ONLINE)] (http://www.yomiuri.co.jp/science/goshinjyutsu/20170120-OYT8T50028.html):blank