伝わる文章に必要な要素　【1】情報を過不足なく効率良く伝える文章構成は？

最低限必要な項目のみを記載した文章であれば、相手に余計な疑問を抱かせることなく一度で情報を伝えることができます。
情報が多すぎるとごちゃごちゃした文章になり結局何が言いたいのかわからなくなってしまったり、逆に少なすぎると相手に疑問を抱かせてしまい、その疑問を解消するために無駄なコミュニケーションコストが発生してしまいます。

情報を効率よく伝えるためには、3つのポイントをおさえる必要があります。

1.「５W１H」よりも「６W３H」

文章作成や報告、プレゼンなど、あらゆる場面で意識するべきと言われている「５W１H」です。

【5W1H】
・ WHO（誰が）
・ WHEN（いつ）
・ WHERE（どこで）
・ WHAT（なにを）
・ WHY（なぜ） 
・ HOW（どのように）

５W１Hでも十分なのですが、ビジネス用の文章であれば「５W１H」に「WHOM（誰に対して）」「HOW MUCH（いくら）」「HOW MANY（いくつ）」を加えた「６W３H」を意識すると良いでしょう。

【6W3H】
・WHO（誰が）
・WHENあ（いつ）
・WHERE（どこで）
・WHAT（なにを）
・WHY（なぜ）
・WHOM（誰に対して）

・HOW（どのように）
・HOW MUCH（いくら）
・HOW MANY（いくつ）

2.伝わりやすい語順を覚える

６W３Hを踏まえたうえで、どのような順番で情報を羅列すれば最も伝わりやすいかも覚えておきましょう。

【伝わりやすい語順】
1.いつ
2.どこで
3.誰が
4.誰に
5.何を
6.どうした

例文で検証してみましょう。以下の2つの文章のうちどちらのほうが理解しやすいでしょうか。

1.昨日、渋谷の貸会議室で、株式会社ベーシックがFerret会員に向けて特別セミナーを行った。
2.特別セミナーを、株式会社ベーシックが渋谷の貸会議室でFerret会員に向けて、昨日行った。

個々人により多少の感覚の違いはあるのかもしれませんが、1つ目の文章の方が理解しやすいと感じるのではないでしょうか。

情報の内容によってはあえて順序を入れ替えてある1つの項目を強調させる場合もありますが、新聞やテレビなどほとんどのメディアは上記の順序を踏襲して情報を伝えています。

3.「てにをは」は文脈によって使い分ける

伝わりやすい語順を理解したら、今度はそれぞれの情報の繋がりをわかりやすくするための「てにをは」の使い方を理解しましょう。
「てにをは」はなんとなくの感覚で流してしまいがちですが、少し使い方が違うだけで文章に違和感が生じてしまう場合があります。違和感があるかどうかは、その文章単体ではなく文脈のなかで読み取るようにしましょう。

例えば

「私は鈴木です」
「私が鈴木です」

の2つの文は、それぞれ単体で見れば特におかしくはありません。

しかし、

「鈴木さんはどなたですか」
という問いかけに対して、
「私は鈴木です」

と返答すると少し違和感があります。

「私が鈴木です」

であれば、質問に対しての返答だとすんなり認識できます。
逆に、

「あなたのお名前を教えてください」
という質問に対してであれば、
「私は鈴木です」

と返答すると自然です。
（「鈴木です」と返答した方が自然ですが便宜上このような表記にしました。）

ただ、最低限、同じ助詞を連続で使用するのは極力避けましょう。

「鈴木さんが、Ferretが開催した特別セミナーに参加した」

だと少し読みづらい文章になってしまいます。

「鈴木さんは、Ferretが開催した特別セミナーに参加した」

という風に、できるだけ助詞は分散させるようにしましょう。

いずれにせよ文章を作成したあとは一度読み直し、前後の文章の繋がりがおかしくないかを確認しましょう。