編集者は、ライターが執筆した原稿に対して校正や編集を行い、フィードバックを行います。原稿の性質にもよりますが、インタビューなど細かな表現の確認が必要な原稿では1記事あたり複数回の原稿のやり取りを行うことも珍しくありません。

原稿にWordやテキストエディタを利用している場合、やり取りが面倒だと感じたことはないでしょうか。ライターからメールやメッセンジャーで送られてきた原稿をダウンロードし、校正・編集を行い、再度メールに添付して送信するというように、原稿のやり取りだけでも複数の工程が発生します。

Googleが提供する文書作成ツール「Googleドキュメント」であれば、上記のような手間を解消することができます。
修正した原稿がリアルタイムに反映され、メールやメッセンジャー不要でライターに原稿を共有できるという特徴があります。

今回は、Googleドキュメントの便利な機能をご紹介します。
編集者の業務を効率化できる機能を12種類厳選しました。ぜひ参考にしてみてください。

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編集者の業務を効率化するGoogleドキュメントの便利機能12選

原稿の校正作業を効率化

1.見出し・目次機能

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Googleドキュメントで見出しを設定する際、メニュー内の「表示形式」から「見出し1」「見出し2」と簡単に見出しを設定することができます。
またショートカットキー「command+option1~6」を利用すれば、フォントサイズを気にせず見出しを分類できるのが特徴です。

そして、メニュー内「挿入」から「目次」を読み出すことで、設定した見出しへのジャンプリンクを挿入することができます。数ページにも及ぶ文章を確認する際、任意の見出しまでワンクリックでジャンプできるというメリットがあります。執筆後のチェックや、編集を行う際便利です。

2.ドキュメントの概要

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また、上記で紹介した「目次」の簡易的な機能として、「ドキュメントの概要」があります。
目次機能は、本文中に見出しのジャンプリンクを挿入するのに対して、ドキュメントの概要は、原稿の左隣に見出しの一覧が表示されます。

形式として目次が不要な場合や、原稿に直接手を入れない場合に便利な機能です。各見出し部分をクリックすることで、各見出しへジャンプします。目次機能と機能面で類似するため、好みで利用するのも良いでしょうい。

3.提案モード

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提案モードは、文章校正を行う際に便利な機能です。原稿内に追記や取り消し線を表示させることができます。使い方は非常に簡単です。まず、該当の文章をマウスで選択し右クリックします。

表示されたメニューから「編集内容を提案する」で提案モードに切り替わります。提案モードで追記を行うと、原稿の右側に吹き出しで追記した箇所が表示されます。

4.コメント機能

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コメント機能は、「提案モード」に近い機能ですが、文中に直接追記せず指示出しを行う機能です。文章構成の修正や、大まかな内容への指示を使う際に利用できるでしょう。

使い方は、提案モード同様に該当する文章をマウスで選択します。
すると、原稿の右端に吹き出しマークが表示されるので、そのマークをクリックしてコメントを記入します。

記事の編集作業を効率化

5.データ探索(検索機能)

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データ探索は、原稿内にある単語や専門用語をGoogle検索できる機能です。本文で使われている言葉が正しい意味で使われているかどうか、内容確認を行う際に便利でしょう。

メニュー内の「ツール」から「データ探索」をクリックすると原稿の右側に検索結果が表示されます。
また、Googleドライブに保存されているドキュメントから調べることもできます。

6.Keep メモ帳と連携

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Googleが提供しているメモ帳サービス「Google Keep」と連携することができます。
原稿に関するメモや引用箇所などをKeepにメモしておくことで執筆時にブラウザ の別窓でKeepを起動せずに参照できます。

メニュー内の「ツール」から、「Keep メモ帳」をクリックすることで起動できます。

7.脚注

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原稿内で引用した単語や文章の出典や、執筆した文章の補足情報を追記する際「脚注」機能が便利です。
該当する文章をマウスで選択し、「挿入」から「脚注」をクリックすることで入力できます。

また、ショートカットキーにも対応しており文章選択後に「command+option+F」で脚注を入力できます。

8.オフライン編集

「オフライン編集」は、インターネット接続できない環境で文章の執筆や編集を行う際に便利な機能です。
Googleドライブの設定(ギヤマーク)から、「オフライン同期」のチェックボックスをクリックするだけでオフラインでの編集が可能になります。

オンラインになった際に一気に同期されるため、PCやスマートフォンなど別々の端末からオフライン作業を行った場合、変更が重なってしまう可能性があるため編集時には注意が必要です。

9.変更履歴を表示

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もし、「原稿を誤って上書きしてしまった」「修正したものの、以前の内容の方が良かった」という状況になってしまった場合は、Googleドキュメントで入力した変更履歴から復元することができます。

メニュー内の「ファイル」から「変更履歴を表示」をクリックすることで、過去に入力した情報が時系列に表示されます。
該当する変更箇所を選択し、「この版を復元」をクリックすることで復元できるのが便利なポイントです。

10.音声入力

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原稿執筆時、タイピングが面倒なときや簡単なメモを入力したい場合は「音声入力」が便利です。
メニュー内にある「ツール」から「音声入力」を選択します。

表示されたマイクのマークをクリックし、喋りかけることで文章が自動的に入力されます。
言葉の変換精度は高く、ハッキリとした発音で喋りかければ自然な文章に仕上げることができるでしょう。

ライターとの連携を効率化

11.共同編集者に共有・添付

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ライターと編集者の間で原稿のやり取りを行う際、「共有」機能を利用することで、原稿ファイルの添付メールを送らずに共有できます。
編集画面の右上にある「共有」という青いボタンをクリックし、相手のメールアドレスを入力するだけで、同一の原稿をリアルタイムで変更・修正を行うことができます。

また、編集権限の度合いも「編集者」「コメント可」「閲覧者」と指定できるため、原稿への思わぬ上書きを防ぐこともできるでしょう。

12.形式を指定してダウンロード

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共有する相手がGoogleドキュメントを利用出来ない場合、ローカルファイルとしてダウンロードできます。

メニュー内にある「ファイル」から「形式を指定してダウンロード」を選択し、「Word(.docx)」「テキストドキュメント(.txt)」「PDF」、「EPUB形式」など複数のファイル形式からダウンロードすることが可能です。

まとめ

Googleドキュメントを利用することで、ライターが執筆した原稿の校正・編集がリアルタイムに行えるため、メールやメッセンジャーでの原稿のやり取りする工数を削減できるでしょう。

また、ライターに新たな文章を追加してもらいたい時は提案モードを使うことで、簡単に指示を出すことができます。ほかにも、文章を編集しながら単語や用語の表記を検索できるなど、Googleならではの機能もあります。

もし、Wordやテキストエディタでの編集業務に負担を感じるのであれば、Googleドキュメントを活用してみてはいかがでしょうか。