Microsoftが公式に提供するOffice Onlineでは、従来のインストール型のOfficeにクラウド型ソフトの長所を取り入れ、クラウド上でファイルを作成・管理できます。

インストール版と比較して、リアルタイムで最新情報を更新できる点や、資料をダウンロードしなくても閲覧できる手軽さが特徴で、無料で利用できます。今回は、その中に含まれる「Excel Online(エクセルオンライン」を紹介します。

早速使い方を見ていきましょう

目次

  1. Excel Online(エクセルオンライン)とは
  2. Excel Online(エクセルオンライン)のメリット
  3. Excel Online(エクセルオンライン)への登録方法
  4. Excel Online(エクセルオンライン)の使い方
    1. ファイルの新規作成
    2. ファイルの保存
    3. ファイルのダウンロード
    4. ファイルの共有
      1. ユーザーの招待
      2. リンクの取得
  5. まとめ

Excel Online(エクセルオンライン)とは

Excel Online(エクセルオンライン)キャプチャ
Excel Online(エクセルオンライン)

Excel Online(エクセルオンライン)は、Microsoftが公式に提供するクラウド版のExcelです。従来のインストール型のExcelに比べると機能は制限されるものの、同様のブックをクラウド上にて無料で作成・保存・編集・共有できます。

Excel Online(エクセルオンライン)のメリット

Excel Onlineのメリットは、Excelがインストールされていないパソコンでも利用ができることです。通常、ExcelがインストールされていないパソコンでExcelで作成したファイルを受信しても、そのファイルを確認できません。Excelの代替ソフトを持って入れば似たような形で表示させることはできますが、オリジナルと比べると少し表示がずれていることも多々あります。

そのような場合、Excel Onlineを用いてブックを共有すれば、従来のExcelと同じような形で表示可能です。

また、クラウド型のため、招待すれば複数人での同時編集ができます。作成した文書はOneDriveで検索・管理でき、XLSX、ODS形式でダウンロードも可能です。

がっつりExcelを使用するのであればインストール版を購入する必要がありますが、「ちょっとしたExcelファイルを作成・確認・共有する必要がある」という場合は、無料で使えるExcel Onlineもおすすめです。

Excel Online(エクセルオンライン)への登録方法

Excel Online(エクセルオンライン)
https://office.live.com/start/Excel.aspx?ui=ja-JP

TOPページの「新しいアカウントにサインアップ」をクリックします。

Excel Online(エクセルオンライン)
メールアドレスとパスワードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

Excel Online(エクセルオンライン)
入力したメールアドレス宛に、4桁のセキュリティコードが届きます。

Excel Online(エクセルオンライン)
コードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

Excel Online(エクセルオンライン)
携帯電話の番号を入力し「コードの送信」ボタンをクリックします。国コードが表示されていますが、電話番号の冒頭の0は省略せず入力します。

Excel Online(エクセルオンライン)
アクセスコード入力欄が表示されますので、携帯電話に届いたコードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

Excel Online(エクセルオンライン)
登録が完了し、そのままログインします。

Excel Online(エクセルオンライン)の使い方

1. ファイルの新規作成

Excel Online
ブックを新規作成するには、「空白のブックを新規作成」をクリックします。

Excel Online
新規ブックが開きます。

2. ファイルの保存

Excel Online
Excel Onlineの文書は、作成した時点で「Book」という名前で自動保存されるため、保存ボタンはありません。ブックの名前を変更するには、上部の「Book」をクリックします。

Excel Online
別の方法として、ブックの保存場所と名称を指定して、コピーを保存できます。メニューバーの「ファイル」をクリックします。

Excel Online
「名前を付けて保存」をクリックします。

Excel Online
「名前を付けて保存」をクリックします。

Excel Online
保存先のフォルダを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

Excel Online
ファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

3. ファイルのダウンロード

Excel Online
メニューバーの「ファイル」をクリックします。

Excel Online
「名前を付けて保存」をクリックします。

Excel Online
ダウンロードできる形式別に2つのボタンがあります。ローカルのExcelで開ける形式でダウンロードするには、「コピーのダウンロード」をクリックします。

4. ファイルの共有

ブックを共有する方法は2種類あります。ユーザーを招待する方法と、リンクを取得して共有する方法です。前者は不特定多数の閲覧・編集を防ぎユーザー単位で権限を管理したい場合、後者は不特定多数がブックを閲覧・編集する場合に向いています。

1. ユーザーの招待

Excel Online
まず、ユーザーを招待する方法です。「共有」ボタンをクリックします。
Excel Online
宛先にメールアドレス、必要に応じてメッセージを入力し、「共有」ボタンをクリックします。

Excel Online
「受信者に編集を許可する」リンクをクリックすると、プルダウンが2つ表示され、受信者に編集を許可するかどうかと、受信者がMicrosoftアカウントを所持している必要があるかどうかを任意で選択できます。

Excel Online
共有が完了すると、「共有する相手」の欄にユーザーが表示されます。

Excel Online
共有されたユーザーには、メールで通知が届きます。

2. リンクの取得

2Excel Online
リンクを共有する方法です。「共有」ボタンから「リンクの取得」をクリックし、プルダウンから「編集」あるいは「表示のみ」を選択し、「リンクの作成」ボタンをクリックします。

Excel Online
共有用のリンクが生成されます。「別のリンクを作成」をクリックすることで、「編集」と「表示」でそれぞれ1つずつリンクを作成できます。

まとめ

Microsoftが公式に提供するクラウド版のExcel Online(エクセルオンライン)では、Excelブックをクラウド上にて無料で作成できます。

従来のExcelと比べると機能が制限されている点、計算量が多すぎるとスムーズに動かないという点には注意が必要ですが、基本的な表やグラフのみを使用する上では問題ありません。

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