もはや常識！新卒採用でのビジネスチャット利用4つのメリット

皆さんご存知でしょうか。ビジネスシーンにおいてコミュニケーションが占める割合は"60％以上"と言われています。

実はこれ、重要度という点では今も昔も変わっていません。かつてビジネスコミュニケーションの主役は電話でした。それが次第にメールになり、その後10年以上が経過した現在では、リアルタイムで即効性があり、より双方向なやり取りが実現できる「ビジネスチャット」に注目が集まっています。

本記事ではビジネスチャットが変えるワークスタイルという観点から、ビジネスチャットがもつ特徴を踏まえ、"ビジネスシーンにどのような影響を与えるのか" *"どのようなメリットをもたらすのか"*を実例を交えながらご紹介します。今回のテーマは"ビジネスチャットと新卒採用"です。
　　

新卒採用の現状と課題

今夏もそろそろ終わりを迎えようとしている今、なぜ"新卒採用"をテーマに？と思われた方も少なくないはずです。

ただ、実は各企業の人事部門の方にとっては将来を見据えた上でこの時期にどれだけ種蒔きできるかが重要となります。それが、秋冬にかけて旬を迎えるインターンシップです。つまり、翌年3月からピークを迎える"採用活動の準備"は、まさにこの時期から仕込みが始まります。
　　
さて、ここからが本題です。

新卒採用は近年「売り手市場」だと言われ続けています。採用予定数のデータを見てみると、16年卒実績→17年卒実績では8%増加。17年卒実績 → 18年卒予定では17.8%の増加が見込まれていて、ますます「売り手市場」である点が浮き彫りになっています。

参考：
2018年卒 マイナビ企業新卒採用予定調査

1990年初頭のバブル崩壊や2000年初頭のリーマンショックの影響から"就活氷河期"といわれた一昔前とは異なり、当時の方からすると羨ましい状況ではありますが、一方で採用基準を厳しくするという企業の割合は増加傾向にあります。

企業側からみると採用自体は売り手市場になり、より新たな優秀な人材の確保という面で各企業と厳しい戦いを強いられるようになりました。ただ、それでも採用基準自体は緩めずにより良い人材を求めていく方向性に変更はなさそうです。

採用を受ける側からみると、売り手市場かつ採用基準も引き締められている中で長期化する新卒採用期間により、多くの企業から内定をもらった上でしっかり吟味していくというスタイルが、今後も浸透していくことが予想されます。

・ 多くの内定企業から自社をいかに選んでもらうのか？
・ どうやって内定者をフォローするのか？

このように採用活動においても”コミュニケーション”が非常に重要であると考えられ、また課題と感じている企業も多いようです。また、そのため各企業では積極的に"内定辞退対策"に取り組む風潮がみられ、主に下記のようなコミュニケーション施策を実施しているようです。

1位　懇親会（飲み会）64.4%
2位　誓約書の提出　57.2%
3位　定期的なメール連絡 46.0%
4位　人事との面談 39.3%

こうした背景で、はたしてビジネスチャットはどのように寄与していくのでしょうか。

実例を交え、必ず知っておきたい４つのメリットを紹介します。
　　

採用におけるビジネスチャット利用4つのメリット

メリット1. メールのフォローは堅苦しい？　”エモい”やり取りを実現

従来多くの企業における新卒内定者や中途採用者とのやり取りはメールでなされてきました。しかし、メールでのやりとりには以下の課題が存在しています。

・ メールは読まれたかどうかがわからないのでタイムリーなフォローが難しい
・ メールはどうしても堅苦しい雰囲気になってしまう

採用活動はお互いの時間が限られた中での勝負でもあり、非同期型のコミュニケーションがまさに重要です。

返信がまちまちだったり遅かったりする事自体は大きな問題ではないものの、全く反応がわからない状況はスケジューリングの組み立てなどにも影響したりすることがあります。

チャットならば既読未読もわかりますし、既読がつかない人を個別にフォローしたり、スタンプなどで気軽なコミュニケーションを実現することでエモーショナルなサポートを実現できます。

堅苦しい定型文を使わずスタンプなどを使用するコミュニケーションはまさにこの”エモさ”が独特で、意識面にも大きな影響があることがわかっています。※弊社人事談

図1：内定者とのスタンプを使った連絡のキャプチャ
　　

メリット2. プライベートとの切りわけが難しいという課題の解決

実際のところLINE、Facebookの大きな普及によって無料のチャットやSNSツールを使って内定者とコミュニケーションをとっている企業はかなり増えてきています。

しかしながら、やはりプライベートで使うツールをこういった用途に使うと、以下のような課題が出てきてしまいます。

・ 無料のチャットツールはプライベートとの切りわけが難しい
・ 企業側と内定者側の双方に情報漏えいのリスク
・ 無料のチャットツールを利用すると入社後あるいは辞退時もお互いのリストに残り続けるので気まずい

普段使いされている無料のチャット、SNSツールの連絡可能なリストには友だち・家族・親戚など、多種多様なアカウントが入り乱れています。そのため、メッセージを誤った相手に送ってしまったり、投稿の公開範囲を間違えて大きな問題に発展するリスクも存在します。

そこでビジネスチャットの場合ならば、予め決められたアカウントでしか利用できないため外部に情報が漏れることがなく、またアカウントの停止・削除・機能制限などがカンタンにできる製品を選ぶことでこれらの課題を非常にシンプルに解決することが可能です。

図２：シンプルに社員を登録できる　管理画面のキャプチャ
　　

メリット3. 内定者同士のやり取りにも高い効果

無料のツールやメールなどで内定者同士、社員と内定者の交流を行おうとすると、どうしても”連絡先の交換”という一手間を踏む必要があります。

ビジネスチャットなら社員のマスターに加えることで登録後すぐに使い始めることができ、余計な手間がかからずスピーディーに交流をすることができます。

弊社の例で言うと入社前課題の進捗報告や議論、業界ニュースについて思うところを聞いてみるなど、企業側からも話題を仕掛けることで交流が上手く進み、結果的に早い段階でスムーズに社内の雰囲気や文化に慣れ親しむことができました。
　　

メリット4. 入社後もそのまま使える！公認ツールである意味

内定者フォローや採用時にのみ使える社内SNSも世の中には幾つか存在しますが、ビジネスチャットは入社後もそのまま使えるツールという点が優れています。

入社前にできた先輩社員とつながりをそのまま社内人脈として活用したり、プライベートで使っているものではなく「これから働く会社で使うツール」という意識は節度ある利用を促すことができます。

仕事時に常用できることでプライベートとビジネスでメリハリが生まれ、学生のうちからより仕事に向き合う意識を高めることも可能です。
　　

当社の採用活動の変化

当社もビジネスチャットを利用した採用を早い段階で始めており、幾つかの具体的な施策で成功をしています。

1. プロフィール写真とステータスの利用で直ぐに名前と顔を覚えてもらえる
内定者・新卒には登録した段階で直ぐにプロフィール写真の設定とステータス（※休暇中、外出中など自分の状況を記述する欄）の記入をするように伝えたところ、配属される部署の先輩社員だけでなく、他の部署の社員からも名前を覚えやすくなったという意見が多数あがりました。

名前がわからなくてもビジネスチャット上にある写真を見ることで印象が深まり、名前と紐づくことでより覚えてもらいやすさが増しますのでかなりおすすめの施策になります。

2. 社内報・人事ブログをタイムラインで共有　社内の文化に入社前から触れ合える
弊社は数年前から社内報をかなり力を入れて取り組んでいます。社員による持ち込み企画やインタビュー、おすすめランチのグルメ記事や社内イベントの振り返りなど一年を通してコンテンツを配信しています。

ビジネスチャットでこれらのコンテンツを提起的に配信していると、あるとき内定者がそれにいいねやコメントを付け、そこから先輩社員と交流が始まりました。

こうした施策が功を奏したのか、ビジネスチャットがない時代と比べて内定辞退率が3割以上も改善しました。※下記図3を参照ください

3. 社内の製品を好きになってもらえた
当然のことながらビジネスチャットは弊社の製品であり、入社前から触れてもらうことで改善意見を言ってくれたり、入社後に「WowTalkがないのはもう考えられなくなるくらいハマりました」と言われました。

入社前に自社の製品に触れることで意識的に社会人としての自覚とインナーブランディングとしての効果があったようです。

図3：タイムラインで社内報の共有と交流
　　

これまでの内容を総括

1. 
ますます売り手市場になった新卒採用では内定者へのフォローがかなり重要。
採用活動中、内定中、入社後と全てにフォローが必要な中でビジネスチャットがもたらすメリットは大きい

2. 
ビジネスチャットは従来存在した新卒採用のコミュニケーションの課題に具体的に４つのメリットをもたらす
A. メールよりも”エモい”やり取りでより気軽なコミュニケーションを実現
B. プライベートとビジネスを完全に切り分けてフォローが実施できる
C. 内定者同士もやり取りに使えて意識が高まる
D. 入社後もそのまま使えて一石二鳥

　　

まとめ

採用活動はますます盛り上がり、より優秀な社員を企業がこぞって奪い合う時代に突入したと言っても過言ではありません。

ビジネスチャットは多くのメリットや効率化をもたらしますが、あくまで一つのツールでしかないと考えています。

大事なのはより学生たちに寄り添っていき、コミュニケーションを通して彼らの人生と真摯と向き合い、会社もプロダクトも好きになってもらうことかなと考えています。

人と人が出会うところにコミュニケーションが生まれ、そこでお互いが響き合うところにうまくビジネスチャットがはまって橋渡しが出来たら良いなと考えてこれからも製品を研ぎ澄ましていく所存です。