【ビジネス向けの例文付き】正しい日程調整メールの書き方・返信とは？

製品・サービスの購入を検討している見込み客から問い合わせがあった際は、アポ取りの日程調整メールを送る必要があります。メールの内容や書き方などがアポ率・商談率に影響を与えるため、十分に精査したうえで先方に送信しましょう。

本記事では、アポ率・商談率が上がる日程調整メールの書き方について、文例や各種ポイントを含め詳しく解説します。

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例文付き：自社から相手へ日程調整メールを送る

ここで紹介する文例を自社の製品・サービスに合わせて改変するだけで、日程調整メールを送ることができます。日程調整メールのサンプルを複数パターンに分けて紹介します。

打ち合わせの希望日時を自社から提示するメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきた  くご連絡いたしました。

ご都合のよい日時を下記よりお選びいただけますでしょうか。

○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00

ご都合が合わない場合は、お気軽にお申し付けください。
ご都合が良い日程で調整させていただきます。

お忙しいところ恐れいりますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

本文は適度にスペースを空けて、視認性を追求しましょう。また、不要な文言はノイズとなるため、徹底的に省くことがポイントです。

打ち合わせ希望日時を相手に挙げてもらうメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきたくご連絡いたしました。
1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。

お手数をおかけしますが、ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけないでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910
    
メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日の提示を求める場合は、所要時間を示す必要があります。ただし、商談が長引く可能性を踏まえて、時間は長めに伝えましょう。

候補日を1日しか提示できない場合のメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせ日時のご相談

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

このたびは、「〇〇（製品名）」についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。

早速弊社にてお打ち合わせを実施したく存じますが、日時についてご相談できますでしょうか。

○月中のお打ち合わせを希望されていると伺っております。

大変申し訳ございませんが、弊社担当の〇月のスケジュールが埋まっているため、
訪問可能な日程は以下のみとなります。

○月○日（○）00：00～00：00

候補が少なく誠に申し訳ございません。

○月以降でしたら、本日時点、平日は終日お打ち合わせ可能です。ご都合が合わない際は気軽にご相談くださいませ。

お忙しいところ恐れいりますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910
    
メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日を1日しか提示できない場合は必ず、お詫びを添えましょう。相手が自社の都合を汲んでくれることを意識する必要があります。

相手の都合がつかない場合を考えて、来月以降など先の空き日程を伝えることスケジュールのすり合わせが捗ります。

決まった日程の変更をお願いするメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

大変申し訳ございません。

「〇〇（製品名）」のお打ち合わせを
○月○日（○）00：00～00：00でお約束しておりましたが、
○○の事情で日程変更が必要となりました。

下記日程で再度ご検討いただけないでしょうか。

◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎

もしくは、ご都合が良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

再度日程調整をお願いする場合は、最初に謝罪したうえで、その謝罪の意図と再度の日程調整の理由を伝えましょう。

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例文つき：相手から届いたメールに返信する

先方から返信があった場合、その内容に応じてメールの内容を変える必要があります。返信方法のポイントとメールの文例について紹介します。

日程調整メールに対する返信（候補日に承諾の場合）

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。

それでは、下記の日程でご来社いただけますと幸いです。

○月○日（○）00：00～00：00

ご都合が合わない場合は他の日程で調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。

よろしくお願いいたします。

都合が合わない場合は気軽に連絡してほしい旨を伝えることで、商談キャンセルのリスクが低くなります。

日程調整メールに対する返信（候補日の都合が悪い場合）

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご提示いただいた日程はどうしても都合がつかないため、
お打ち合わせいただくことが難しく存じます。

下記の日時でしたら可能でございますが、ご都合はいかがでしょうか。

○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

ご都合が合わない場合、他の日時で調整いたしますのでお気軽にお申し付けください。

何卒よろしくお願いいたします。

日程が合わない場合は、都合がつく日時を3つ伝えましょう。候補日を複数伝えると、メールの往復回数を抑えることができます。

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日程調整メールは6つの構成で書く

日程調整メールは、なるべく先方の時間を取らせない意識で作成することがポイントです。最初に候補日を提示すれば、先方がその中から選ぶだけで日程調整が完了します。
仮に候補日を選択できなかったとしても、都合が良い日を提示してほしい旨を伝えることで、最小限のやり取りで済むでしょう。

例 
件名：〇〇お打ち合わせ日時のご連絡

本文：
株式会社○○
広報部
▲▲様

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇株式会社　営業部▪︎▪︎と申します。

この度は弊社の〇〇についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。
詳細について、1時間程度のお打ち合わせを弊社にて開催させていただけますと幸いです。

以下日程にて、ご都合のよろしい日時をご連絡くださいませ。

・8月1日（火）12:00～13:00
・8月2日（水）13:30～14:30
・8月3日（木）11:00～12:00

候補内で、ご都合がつかない場合も柔軟に対応いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。どうぞよろしくお願いいたします。

メール本文は、上記のように自然な流れで構成します。各構成要素は、下記の通りです。

メールの構成要素①件名

件名：〇〇お打ち合わせ日時のご連絡

件名では、具体的で相手がわかりやすい表現を意識してください。

件名でメールの内容がわからないと、迷惑メールと判断されて削除される可能性があります。

メールを開かなくてもどのような内容が記載されているか想像できると、相手のメール確認作業の手間を削減できます。

メールの構成要素②宛名と名乗り

本文：
株式会社○○
広報部
▲▲様

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇株式会社　営業部▪︎▪︎と申します。

本文は、「相手の会社名＋部署名＋氏名（▲▲様）」で書き始めましょう。

相手の名前の表記ミスや間違えは、大変失礼に当たります。相手からの信頼を失いかねません。
メール送信前に必ず、宛名と送り先が一致しているか確認してください。

誰に向けてのメールかを明確にすると、メールの内容を自分ごと化してくれる傾向が高まります。

メールの構成要素③用件

例
この度は弊社の〇〇についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。
詳細についてお打ち合わせの機会をいただけますと幸いです。

誰に向けて・誰が書いたメールかを明らかにした後は、何に対する日程調整か、概要を書き示します。

メールのざっくりとした内容を冒頭で把握できると、何が書かれているかある程度予測しながら読み進められるため、相手のストレスを削減できます。

相手のお問い合わせに対する返信を含む日程調整メールの場合は、お問い合わせに対するお礼を一言付け加えましょう。

メールの構成要素④候補日

例
（自社から相手に候補日を複数提示する場合）

以下日程にて、ご都合のよろしい日時をご連絡くださいませ。

・8月1日（火）12:00～13:00
・8月2日（水）13:30～14:30
・8月3日（木）11:00～12:00

候補内で、ご都合がつかない場合も柔軟に対応いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。どうぞよろしくお願いいたします。


（相手に候補日を挙げてもらうお願いをする場合）

●●様のご都合のよろしい日時をいくつかお教えいただけますと幸いです。

日程調整の仕方は主に、自社が日時を提示するパターンと、相手に日時を指定してもらうパターンの2種類です。

自社が日程を提示する場合は、相手の予定がつかない可能性を踏まえて、候補日以外の対応が可能かを伝えましょう。

対応の有無がわからないと相手は、都合が合わないからこのサービスの導入は諦める、と判断する可能性があるからです。

温度感の高い相手を離脱させないために、対応の有無の記載をおすすめします。

メールの構成要素⑤結び

例
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

文章の最後は、相手を思いやる一言を付け加えましょう。

日々の業務時間を割いて、メールを読み日程調整をしてくださることを意識することが大切です。

メールの構成要素⑥署名

例

〇〇株式会社
営業部▪︎▪︎
住所：　会社の住所
電話：　会社や自社携帯など
URL：　会社サイトなど
メール：　会社や自社携帯など

メールの最後には、メールの発信者が誰か・どこに連絡先をすべきかがわかる署名を入力しましょう。

日程調整メールに書く内容は、日程調整に必要な内容のみにしてください。

他の製品やサービスの紹介などは、見込み客の興味が分散してしまい、結果的に契約に至らなくなるリスクが高まります。
用件とその他の基本的なビジネスメールの文言のみで構成しましょう。

日程調整メールを書くときのポイント

日程調整メールのやり取りでの失敗としてよく挙げられるのは、「やり取りが多くなること」です。スムーズなメールのやり取りでアポ率・商談率を上げるためには次のポイントがあります。

件名で用件が伝わるようにする

先方は、自社からだけではなくさまざまなメール連絡を受け取っているため、件名がわかりにくいと見落とされる恐れがあります。下記のように、一目で用件がわかる件名を設定しましょう。

• 「〇〇プロジェクト」お打ち合わせ日時のご相談
• 「〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い
• 「〇〇（サービス名）」お打ち合わせ日時のお伺い

シンプルな構成で20文字程度の件名を設定してください。

なぜメールを送ったか経緯を伝える

メール本文では、いきなり本題に入るのではなく、メール連絡の経緯をきちんと伝えることが大切です。例えば、以下のように伝えます。

「〇〇（製品名・サービス名）」のお問い合わせをありがとうございます。早速弊社にて、お打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

このように、お問い合わせに対する感謝の気持ちを伝えると、信頼感を与えることができます。

急いでいる場合は電話にする

いかに工夫した日程調整メールでも、相手の状況次第ではメールの見落としや返信忘れが起きる可能性があります。

相手から返信がない場合は、電話しましょう。すぐに電話すると急かされていると感じる恐れがあるため、1～2日後に電話することがポイントです。

その際は、メールが無事に届いているかを確認する意味合いで連絡を取り、返信を催促するようなことは避けてください。

言葉遣いは顔が見えないぶん慎重に

メールでのやり取りでは、表情や声のトーンなどで感情を伝えられません。そのため、文章を書く際は、相手に誤解を与えない表現や心遣いが必要です。

クッション言葉（お手数おかけしますが・ご都合がよろしければ・誠に勝手ながら　など）を使ったり、柔らかい表現（できません→難しいです・致しかねます　など）に言い換えたりして、相手への配慮を持ちましょう。

日程調整メールが相手との初めての接点になる場合は、メールの印象がそのまま自社や担当者の印象につながるため、慎重さを持ってメール作成に取り組んでください。

おすすめの日程調整ツール3選

メールで候補日を提示する調整方法は、やりとりが何往復か必要で、日時決定まで時間がかかります。

効率的な日程調整をしたい方は、ぜひ、日程調整ツールの導入を検討してください。

ここでは、おすすめの日程調整ツールを3つ紹介します。

誰でも直感操作で使いこなせる：bookrun

出典：bookrun

特徴

• URLを送るだけで日程調整が完了
• 同社提供のフォーム作成ツールと連携可能

● 20秒で日程調整ページを作成できる

bookrunは、GoogleカレンダーやOutlook予定表のスケジュールと連携して日程調整を自動化できるツールです。当サイトを運営する株式会社ベーシックが提供しています。

わかりやすい操作画面で直感的に使いこなせるため、初めてツールを導入する方におすすめです。

Google MeetやZoom会議URLの発行・送信、リマインドメールの送信が自動でできるため、日程調整から当日までのフォローアップにかかる時間的コストを大幅に削減できます。

料金プラン：要お問い合わせ
※無料トライアルあり

1対1だけでなく複数人での日程調整もでき、フォーム作成ツール「formrun」と連携すればより便利に活用できます。

▼bookrunの詳細はこちら

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Salesforceとの連携が可能：調整アポ

出典：調整アポ

特徴

• リマインドメールで予定漏れを防止
• カレンダーツールと連携して空き日時をピックアップ

● フォローアップを自動化できる

調整アポは、スケジュール調整と打ち合わせ当日までのフォローアップを自動化できるツールです。複数人の空いている日時が自動でピックアップされたスケジュール表のURLを先方に送り、先方の都合が良い日を選択するだけで完了します。

また、Web会議URLの自動発行および共有、リマインドメールの自動送信も可能です。

世界規模で運用されているSalesforceと連携ができるため、 Salesforceをすでに運用している会社は、調整アポの導入検討をおすすめします。

料金プラン：要お問い合わせ
（スタンダード・エンタープライズ・プレミアムの3プランがあります）
※無料トライアルあり

カレンダーの空白をタップするだけ：Nitte

出典：Nitte

特徴

• 日程確定を双方へ連絡
• 3社間で日程調整ができる

● ミーティングURLを自動発行

Nitteは、カレンダーから選択した日時を先方に共有し、円滑なスケジュール調整を可能にするツールです。カレンダーの予定を入れたい日をクリックし、名前とメールアドレス、会社名、メッセージを入力することで予定を確定します。

確定したことを双方に通知するとともに、ミーティングURLが自動で発行されます。
同じURLを調整相手である2社に送れば、3社間の日程調整が可能です。

料金プラン：フリープラン〜
※有料プランでは2週間の無料トライアルが可能

日程調整ツールを導入するメリット

円滑な日程調整でアポ率・商談率が上がる

日程調整ツールは、スケジュール表のURLを先方と共有し、クラウド上で都合の良い日程を選択するツールです。

日程の候補をメールに記載する必要がないため、円滑な日程調整が可能です。スムーズな対応は先方に好印象を与えられるため、アポ率・商談率アップが期待できます。

ダブルブッキングの防止による機会損失を防げる

スケジュールが確定したものの、他社との打ち合わせが入っていたことを失念していたというトラブルは多いのではないでしょうか。

他社との打ち合わせが入っている日時に入力できないように設定しておけば、ダブルブッキングの心配がなくなります。

スムーズな日程調整がビジネス成果アップにつながる

日程調整がスムーズにできない場合には、そのまま連絡が取れなくなるリスクが高くなります。日程調整メールを活用することで、そのような懸念がなくなり、アポ率・商談率アップが期待できます。

製品・サービスのサンクスページに日程調整メールを導入し、そのまま商談予約を取ることも可能です。今回、紹介した日程調整メールの書き方やツールを参考に、アポ率・商談率アップを目指しましょう。

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