製品・サービスの購入を検討している見込み客から問い合わせがあった際は、アポ取りの日程調整メールを送る必要があります。メールの内容や書き方などがアポ率・商談率に影響を与えるため、十分に精査したうえで先方に送信しましょう。

本記事では、アポ率・商談率が上がる日程調整メールの書き方について、文例や各種ポイントを含め詳しく解説します。

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例文付き：自社から相手へ日程調整メールを送る

ここで紹介する文例を自社の製品・サービスに合わせて改変するだけで、日程調整メールを送ることができます。日程調整メールのサンプルを複数パターンに分けて紹介します。

打ち合わせの希望日時を自社から提示するメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきた  くご連絡いたしました。

ご都合のよい日時を下記よりお選びいただけますでしょうか。

○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00

ご都合が合わない場合は、お気軽にお申し付けください。
ご都合が良い日程で調整させていただきます。

お忙しいところ恐れいりますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

本文は適度にスペースを空けて、視認性を追求しましょう。また、不要な文言はノイズとなるため、徹底的に省くことがポイントです。

打ち合わせ希望日時を相手に挙げてもらうメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきたくご連絡いたしました。
1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。

お手数をおかけしますが、ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけないでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910
    
メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日の提示を求める場合は、所要時間を示す必要があります。ただし、商談が長引く可能性を踏まえて、時間は長めに伝えましょう。

候補日を1日しか提示できない場合のメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせ日時のご相談

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

このたびは、「〇〇（製品名）」についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。

早速弊社にてお打ち合わせを実施したく存じますが、日時についてご相談できますでしょうか。

○月中のお打ち合わせを希望されていると伺っております。

大変申し訳ございませんが、弊社担当の〇月のスケジュールが埋まっているため、
訪問可能な日程は以下のみとなります。

○月○日（○）00：00～00：00

候補が少なく誠に申し訳ございません。

○月以降でしたら、本日時点、平日は終日お打ち合わせ可能です。ご都合が合わない際は気軽にご相談くださいませ。

お忙しいところ恐れいりますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910
    
メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日を1日しか提示できない場合は必ず、お詫びを添えましょう。相手が自社の都合を汲んでくれることを意識する必要があります。

相手の都合がつかない場合を考えて、来月以降など先の空き日程を伝えることスケジュールのすり合わせが捗ります。

決まった日程の変更をお願いするメール

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

大変申し訳ございません。

「〇〇（製品名）」のお打ち合わせを
○月○日（○）00：00～00：00でお約束しておりましたが、
○○の事情で日程変更が必要となりました。

下記日程で再度ご検討いただけないでしょうか。

◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎

もしくは、ご都合が良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

再度日程調整をお願いする場合は、最初に謝罪したうえで、その謝罪の意図と再度の日程調整の理由を伝えましょう。

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