【文例あり】日程調整メールの書き方とは？アポ率・商談率アップを実現する方法を紹介

製品・サービスの購入を検討している見込み客から問い合わせがあった際は、アポ取りの日程調整メールを送る必要があります。メールの内容や書き方などがアポ率・商談率に影響を与えるため、十分に精査したうえで先方に送信しましょう。

本記事では、アポ率・商談率が上がる日程調整メールの書き方について、文例や各種ポイントを含め詳しく解説します。

目次

1. 日程調整メールを書くときのポイント
2. 日程調整メールのサンプル
3. 先方からの返信に対する返信方法
4. 日程調整にはツールを使うと便利
5. おすすめの日程調整ツール3選
6. スムーズな日程調整でアポ率・商談率アップを実現しよう

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日程調整メールを書くときのポイント

日程調整メールのやり取りでの失敗としてよく挙げられるのは、「やり取りが多くなること」です。スムーズなメールのやり取りでアポ率・商談率を上げるためには次のポイントがあります。

用件がひと目で分かる件名にする

先方は、自社からだけではなくさまざまなメール連絡を受け取っているため、件名がわかりにくいと見落とされる恐れがあります。下記のように、一目で用件がわかる件名を設定しましょう。

• 「〇〇プロジェクト」お打ち合わせ日時のご相談
• 「〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い
• 「〇〇（サービス名）」お打ち合わせ日時のお伺い

シンプルな構成で20文字程度の件名を設定してください。

経緯をきちんと伝える

メール本文では、いきなり本題に入るのではなく、メール連絡の経緯をきちんと伝えることが大切です。例えば、以下のように伝えます。

「〇〇（製品名・サービス名）」のお問い合わせをありがとうございます。早速弊社にて、お打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

このように、お問い合わせに対する感謝の気持ちを伝えると、信頼感を与えることができます。

最小限のやり取りで済むような構成にする

日程調整メールは、なるべく先方の時間を取らせない意識で作成することがポイントです。最初に候補日を提示すれば、先方がその中から選ぶだけで日程調整が完了します。

仮に候補日を選択できなかったとしても、都合が良い日を提示してほしい旨を伝えることで、最小限のやり取りで済むでしょう。

また、メール本文は下記のように自然な流れで構成します。

・挨拶
・名乗り
・用件
・候補日
・結び
・署名

他の製品やサービスの紹介などは、見込み客の興味が分散してしまい、結果的に契約に至らなくなるリスクが高まります。用件とその他の基本的なビジネスメールの文言のみで構成しましょう。

急いでいる場合は電話にする

いかに工夫した日程調整メールでも、相手の状況次第ではメールの見落としや返信忘れが起きる可能性があります。

相手から返信がない場合は、電話しましょう。すぐに電話すると急かされていると感じる恐れがあるため、1～2日後に電話することがポイントです。

その際は、メールが無事に届いているかを確認する意味合いで連絡を取り、返信を催促するようなことは避けてください。

日程調整メールのサンプル

ここで紹介する文例を自社の製品・サービスに合わせて改変するだけで、日程調整メールを送ることができます。日程調整メールのサンプルを複数パターンに分けて紹介します。

候補日を提示する場合

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきた  くご連絡いたしました。

ご都合のよい日時を下記よりお選びいただけますでしょうか。

○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00

ご都合が合わない場合は、お気軽にお申し付けください。
ご都合が良い日程で調整させていただきます。

お忙しいところ恐れいりますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

本文は適度にスペースを空けて、視認性を追求しましょう。また、不要な文言はノイズとなるため、徹底的に省くことがポイントです。

候補日を尋ねる場合

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

先日お問い合わせいただきました「〇〇（製品名）」につきまして、
早速弊社にてお打ち合わせいただきたくご連絡いたしました。
1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。

お手数をおかけしますが、ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけないでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910
    
メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日の提示を求める場合は、所要時間を示す必要があります。ただし、商談が長引く可能性を踏まえて、時間は長めに伝えましょう。

一度決めた日程を調整する場合

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

大変申し訳ございません。

「〇〇（製品名）」のお打ち合わせを
○月○日（○）00：00～00：00でお約束しておりましたが、
○○の事情で日程変更が必要となりました。

下記日程で再度ご検討いただけないでしょうか。

◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎
◎月◎日（◎）◎：◎～◎：◎

もしくは、ご都合が良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社
商品開発部　○○ ○○　　
〒○○○-○○○○
（住所を記載）

電話：123-4567-8910

メール：XXXXXX@△△△△.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

再度日程調整をお願いする場合は、最初に謝罪したうえで、その謝罪の意図と再度の日程調整の理由を伝えましょう。

先方からの返信に対する返信方法

先方から返信があった場合、その内容に応じてメールの内容を変える必要があります。返信方法のポイントとメールの文例について紹介します。

先方の都合がつく候補日があった場合

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。

それでは、下記の日程でご来社いただけますと幸いです。

○月○日（○）00：00～00：00

ご都合が合わない場合は他の日程で調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。

よろしくお願いいたします。

都合が合わない場合は気軽に連絡してほしい旨を伝えることで、商談キャンセルのリスクが低くなります。

先方の都合がつく候補日がなかった場合

件名：「 〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い

本文：
株式会社○○
マーケティング部　部長　○○ ○○　様

お世話になっております。
○○株式会社　商品開発部の　○○ ○○　です。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご提示いただいた日程はどうしても都合がつかないため、
お打ち合わせいただくことが難しく存じます。

下記の日時でしたら可能でございますが、ご都合はいかがでしょうか。

○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00
○月○日（○）00：00～00：00

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

ご都合が合わない場合、他の日時で調整いたしますのでお気軽にお申し付けください。

何卒よろしくお願いいたします。

日程が合わない場合は、都合がつく日時を3つ伝えましょう。候補日を複数伝えると、メールの往復回数を抑えることができます。

日程調整にはツールを使うと便利

メールで候補日を提示しての調整は、やりとりが何度か発生し、日時決定まで時間がかかることも多いです。

日程調整をスムーズに行いたいなら、日程調整ツールを利用するのがおすすめです。導入するメリットについて詳しくみていきましょう。

円滑な日程調整でアポ率・商談率が上がる

日程調整ツールは、スケジュール表のURLを先方と共有し、クラウド上で都合の良い日程を選択するツールです。

日程の候補をメールに記載する必要がないため、円滑な日程調整が可能です。スムーズな対応は先方に好印象を与えられるため、アポ率・商談率アップが期待できます。

ダブルブッキングの防止による機会損失を防げる

スケジュールが確定したものの、他社との打ち合わせが入っていたことを失念していたというトラブルは多いのではないでしょうか。

他社との打ち合わせが入っている日時に入力できないように設定しておけば、ダブルブッキングの心配がなくなります。

おすすめの日程調整ツール3選

日程調整ツールはいくつかありますが、どのツールを選ぶといいか悩む方が多いでしょう。そこで、おすすめの日程調整ツールを3つ厳選して紹介します。

bookrun

出典：bookrun

● 20秒で日程調整ページを作成できる

bookrunは、GoogleカレンダーやOutlook予定表のスケジュールと連携して日程調整を自動化できるツールです。当サイトを運営する株式会社ベーシックが提供しています。

Google MeetやZoom会議URLの発行・送信、リマインドメールの送信が自動でできるため、日程調整から当日までのフォローアップにかかる時間的コストを大幅に削減できます。

また、1対1だけでなく複数人での日程調整もでき、フォーム作成ツール「formrun」と連携すればより便利に活用できます。

▼bookrunの詳細はこちら

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調整アポ

出典：調整アポ

● フォローアップを自動化できる

調整アポは、スケジュール調整と打ち合わせ当日までのフォローアップを自動化できるツールです。複数人の空いている日時が自動でピックアップされたスケジュール表のURLを先方に送り、先方の都合が良い日を選択するだけで完了します。

また、Web会議URLの自動発行および共有、リマインドメールの自動送信も可能です。

Nitte

出典：Nitte

● ミーティングURLを自動発行

Nitteは、カレンダーから選択した日時を先方に共有し、円滑なスケジュール調整を可能にするツールです。カレンダーの予定を入れたい日をクリックし、名前とメールアドレス、会社名、メッセージを入力することで予定を確定します。

確定したことを双方に通知するとともに、ミーティングURLが自動で発行されます。

スムーズな日程調整でアポ率・商談率アップを実現しよう

日程調整がスムーズにできない場合には、そのまま連絡が取れなくなるリスクが高くなります。日程調整メールを活用することで、そのような懸念がなくなり、アポ率・商談率アップが期待できます。

製品・サービスのサンクスページに日程調整メールを導入し、そのまま商談予約を取ることも可能です。今回、紹介した日程調整メールの書き方やツールを参考に、アポ率・商談率アップを目指しましょう。

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