電子契約サービスやOCR技術によって、様々な”紙の書類”を電子化できるようになりました。社内で紙の資料を極力利用しないことを「ペーパーレス化」と呼び、現在では企業で導入する事例も少なくありません。

そこで、自社でもビジネス文書のペーパーレス化を検討しているという方もいるのではないでしょうか。紙の書類を利用するのと比べ、用紙や印刷のコストを削減でき、管理も簡単に行えることからメリットの大きいペーパーレス化ですが、具体的にどういった書類が対応しているのかいまいちピンとこないという方もいるはずです。

今回は、企業がペーパーレス化を取り組むにあたり得られるメリットや、実施する上で課題となるポイントについて解説します。

ビジネス文書をペーパーレス化するメリットとは？

そもそも、ビジネス文書のペーパーレス化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。紙の書類を電子化するにあたり、下記の3つのメリットが挙げられます。

1.用紙の費用や管理のコスト削減

1つ目に挙げられるメリットが、用紙代や印刷代のコスト削減です。

一般的に、社内の会議資料や人事総務の手続きに利用する資料など、ビジネスの様々な場面で「紙の書類」が利用されています。頻繁に利用する書類も多く、コピー用紙と印刷費用が継続的に発生します。また、契約書や顧客情報などを管理するスペースを設けなければなりません。

日本経済団体連合会の試算によると、国内の税務書類の保存コストは年間で約3,000億円にもなるようです。

それらの書類を可能な限り電子化することで、不必要な印刷を抑えることができるというメリットがあります。1つのデータを必要なメンバーに共有するだけで良いため、不必要に印刷を行わなくて良いのがペーパーレス化の特徴と言えるでしょう。

また、紙の書類と異なり、色あせたり破れることもないので長期保管する書類を管理しやすいというメリットもあります。

参考：
［入門編］文書の電子化によるメリット（METI/経済産業省)
（2020年9月1日時点でページが存在しないためリンクを削除しました）

2.書類整理の効率化

2つ目のメリットが書類整理の効率化です。紙の書類を管理する場合、一定の場所に保管する必要があります。書類をファイリングし、部署や業務領域ごとに保管するのが一般的です。長期保管していた書類を参照したい場合、「どこに書類を保管したかわからない」ということも起こりうるでしょう。

PDFなど電子化した書類であれば、端末内で必要な書類を簡単に検索することができます。また、たとえフォルダ分けをし忘れたデータでも端末内全体を検索すれば参照できます。

また、ビジネス向けのクラウドストレージを活用することで、社内のメンバーであればどこでも同じ書類を利用できるというメリットもあります。また、電子データであれば、誰が利用しても同じ場所に保管されつづけるため、紛失のリスクも回避できるでしょう。

参考：
ビジネスマンにオススメ！今すぐ活用すべきクラウドサービス22選｜ferret [フェレット]

3.セキュリティ向上を見込める

3つ目のメリットが書類保管時のセキュリティの向上が見込めることです。紙の書類の場合、書類持ち出し時の紛失や盗難のリスクがあります。書類は誰でも簡単にコピーできるため、利用する人の管理方法によってリスクが大きく異なるでしょう。

データ化した書類の場合であれば、特定のネットワーク回線上でしか参照できないよう閲覧・コピーの制限をかけたり、文書の暗号化が行えます。また、ツールベンダーから提供されているペーパーレスサービスの中には、「閲覧して一定期間経過すると自動的に抹消される」というセキュリティ機能を持ったサービスも存在します。

物理的に機密情報が残らないことでセキュリティ面での安全性を向上させることができるでしょう。とはいえ、ペーパーレス化を進めた上でセキュリティ対策を行うことが前提です。後述しますが、保管方法によってはデメリットにもなりうるので注意が必要です。