Webディレクターのみなさんにとって、作業の効率化やWebサイトの分析に役立つツールは頼りになる存在です。ですが、使っているうちに自社の運用に合わなくなってきたり、想像していた活用ができなかったりといった理由でツールの利用をやめることもあるでしょう。

今回は、Webディレクター向けにツールの利用をやめる際に最低限チェックしておきたい11個のポイントを解説します。
自分がもう使わないからと思ってツールを解約してしまったら、あとになって問題が起きてしまうかもしれません。トラブルを防ぐためにも、最低限の確認は行いましょう。

1.利用をやめるとできなくなることを把握しておく

ツールの利用をやめた時に何ができるなくなるかは把握しておきましょう。

有料プランから無料プランの切り替えの場合、一部の機能は今後も使える可能性があります。ただし機能が制限されるのではなく、利用できるデータ量が制限される場合、有料プランの時に保存していたデータが削除される場合があるので注意してください。

参考:
[Dropbox をアンインストールする – Dropbox] (https://www.dropbox.com/ja/help/desktop-web/uninstall-dropbox)

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2.やめる時期をちゃんと把握する

月額プランのツールの場合、利用をやめてすぐにツールにかかる費用がストップするわけではありません。例えば、前月27日に当月の利用料を支払う場合、前月の30日に連絡していても当月の利用料はかかってしまう可能性があります。

3.他に利用している人がいないか確認し、いる可能性がある場合は周知する

自分だけが使っていると思っていたツールであっても、過去に他の部署にアカウントを貸し出していて、そちらでは利用しているという可能性があります。
そのため、チーム内はもちろん、他の部署でも共通して利用している可能性があるツールは関係者に確認をとるようにしましょう。

4.変更するツールへデータの移管が可能かどうか確認しておく

利用をやめるツールの代わりに他のツールを利用する場合、データの移管が可能かどうか確認しておきましょう。
例えば顧客管理システムや営業支援ツールの場合、膨大な顧客データが含まれている可能性があります。そのようなデータすべてを移管できるのか、データ形式は変わらないのかといった部分は調査しておきましょう。

5.データを全てダウンロードしておく

CSVやExcelデータとして、ツールのデータはダウンロードしておきます。
新しいデータ移管が可能な場合であっても、データが消失する可能性がある場合は保存しておきましょう。

特に顧客管理システムや問い合わせ管理システムの場合、のちのち顧客とトラブルになった際に過去のデータが残っていないと事実確認ができないかもしれません。
必要なデータはダウンロードし、検索しやすいようまとめておきましょう。

6.ツールのデータ保存期間を確認しておく

ツールによっては、利用をやめたあとでも自社のデータが残ってしまう場合があります。コンプライアンスなどの面で、自社のデータを残しておきたくない場合は事前に利用規約を確かめておきましょう。

参考:
[解約後どれぐらいの期間でデータが破棄されるのですか。|salesforce] (https://help.salesforce.com/articleView?id=000007053&language=ja&type=1)

7.自分の望む条件でやめられるのか契約内容を確認する

あなたが携帯電話を解約する際に、解約期間でないので解約は受け付けられないと伝えられたことはありませんか?このように契約内容によっては、解約すると手数料が発生したり、解約自体受け付けていない場合があります。

契約書や利用規約を確認して、ツールの利用をスムーズにやめることができるのか確認しておきましょう。

8.Webサイト内のタグを削除する

Webサイトアクセス解析ツールなどの場合、Webサイト内に計測用のタグを埋め込んでいるかもしれません。GoogleタグマネージャやYahooタグマネージャなどの管理ツールを使って、すべてのページからタグを削除するようにしましょう。

参考:
[Googleタグマネージャとは~初心者でも分かる利用方法と導入手順|ferret [フェレット]] (https://ferret-plus.com/1745)
Yahoo!タグマネージャーの、これだけは知っておこう!|ferret [フェレット]

9.会員登録のあるツールは退会手続きを行う

会員登録をしていた場合、登録した情報を削除するために退会手続きを行うようにしましょう。もう利用していないツールなのに、登録がそのままだったせいでメールアドレスに運営側からの通知が届いてしまうといった可能性があります。

10.支払いを停止する

有料のツールを利用していた場合、支払いが停止されているのかもチェックしましょう。
やめたはずなのに、システム側のトラブルで支払いが発生しつづけてしまったという事も起こりかねません。支払い停止の手続きを行うだけでなく、クレジットカードの明細を確認するなどして、支払いが正しく停止されていることを確認します。

11.PC内にあるファイルを削除する

パソコンにインストールして利用するソフトの場合、アンインストールを行います。アンインストールの際はツールの公式ホームページに掲載されている方法で行います。
アンインストールを一括でできるツールもありますが、消してはいけないファイルを削除してしまう可能性があるので注意が必要です。

まとめ

メール配信サービスや顧客管理システムと行ったツールの利用をやめる際には、本当に今現在の状態で解約して問題が発生しないのかチェックしておきましょう。
中でも、今回紹介した10個のチェックポイントは最低限確認しておいたほうがいい項目です。

1.利用をやめるとできなくなることを把握しておく
 2.やめる時期をちゃんと把握する
3.他に利用している人がいないか確認し、いる可能性がある場合は周知する
4.変更するツールへデータの移管が可能かどうか確認しておく
5.データを全てダウンロードしておく
6.ツールのデータ保存期間を確認しておく
7.自分の望む条件でやめられるのか契約内容を確認する
8.Webサイト内のタグを削除する
9.会員登録のあるツールは退会手続きを行う
10.支払いを停止する
 11.PC内にあるファイルを削除する

予算の問題で、すぐにツールをやめたいという時であってもチェックを怠れば大きなトラブルに繋がってしまう可能性があります。ぜひツールをやめる際には、紹介したポイントをおさえて確認作業を行うようにしましょう。