Webディレクターのみなさんにとって、作業の効率化やWebサイトの分析に役立つツールは頼りになる存在です。ですが、使っているうちに自社の運用に合わなくなってきたり、想像していた活用ができなかったりといった理由でツールの利用をやめることもあるでしょう。

今回は、Webディレクター向けにツールの利用をやめる際に最低限チェックしておきたい11個のポイントを解説します。
自分がもう使わないからと思ってツールを解約してしまったら、あとになって問題が起きてしまうかもしれません。トラブルを防ぐためにも、最低限の確認は行いましょう。

1.利用をやめるとできなくなることを把握しておく

ツールの利用をやめた時に何ができるなくなるかは把握しておきましょう。

有料プランから無料プランの切り替えの場合、一部の機能は今後も使える可能性があります。ただし機能が制限されるのではなく、利用できるデータ量が制限される場合、有料プランの時に保存していたデータが削除される場合があるので注意してください。

参考：
[Dropbox をアンインストールする – Dropbox] (https://www.dropbox.com/ja/help/desktop-web/uninstall-dropbox)

2.やめる時期をちゃんと把握する

月額プランのツールの場合、利用をやめてすぐにツールにかかる費用がストップするわけではありません。例えば、前月27日に当月の利用料を支払う場合、前月の30日に連絡していても当月の利用料はかかってしまう可能性があります。

3.他に利用している人がいないか確認し、いる可能性がある場合は周知する

自分だけが使っていると思っていたツールであっても、過去に他の部署にアカウントを貸し出していて、そちらでは利用しているという可能性があります。
そのため、チーム内はもちろん、他の部署でも共通して利用している可能性があるツールは関係者に確認をとるようにしましょう。

4.変更するツールへデータの移管が可能かどうか確認しておく

利用をやめるツールの代わりに他のツールを利用する場合、データの移管が可能かどうか確認しておきましょう。
例えば顧客管理システムや営業支援ツールの場合、膨大な顧客データが含まれている可能性があります。そのようなデータすべてを移管できるのか、データ形式は変わらないのかといった部分は調査しておきましょう。

5.データを全てダウンロードしておく

CSVやExcelデータとして、ツールのデータはダウンロードしておきます。
新しいデータ移管が可能な場合であっても、データが消失する可能性がある場合は保存しておきましょう。

特に顧客管理システムや問い合わせ管理システムの場合、のちのち顧客とトラブルになった際に過去のデータが残っていないと事実確認ができないかもしれません。
必要なデータはダウンロードし、検索しやすいようまとめておきましょう。

6.ツールのデータ保存期間を確認しておく

ツールによっては、利用をやめたあとでも自社のデータが残ってしまう場合があります。コンプライアンスなどの面で、自社のデータを残しておきたくない場合は事前に利用規約を確かめておきましょう。

参考：
[解約後どれぐらいの期間でデータが破棄されるのですか。｜salesforce] (https://help.salesforce.com/articleView?id=000007053&language=ja&type=1)