企業で勤めていると、急な部署異動や担当・役割が変更になることも珍しくなく、すでに通達があった方は現在、通常業務とは別に業務の引継ぎに追われているはずです。

記事では、今まで担当していた業務から離れる場合に発生する業務「引継ぎ」の流れや引継ぎを円滑に終える引継書作成のポイントについて説明していきます。

可能な限り、後継者にとっても企業にとっても後手を踏まないために、きちんと引継ぎが完了できる、最低限押さえておきたい基礎知識や便利なテンプレートを紹介します。

引継ぎに必要な「業務引継書」とは

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業務引継書とは、自分が行っていた業務の内容をまとめ、後継者への引継ぎの際に利用する書式全般のこと。口頭での指導に加えて業務引継書を用意することで伝え漏れを防ぐことができ、円滑な引継ぎを行えます。
  

ビジネス上、起こりうるシーン

そもそも引継ぎが発生するシチュエーションにはどういったものがあるのでしょうか。

具体的には、以下のようなシチュエーションが想定できます。

・部署異動などの配置転換による業務の引継ぎ
・部下や後輩への業務引継ぎ
・出向や転勤など勤務地の異動による業務の引継ぎ
・退職時における引継ぎ

特に、出向や転勤、退職時における引継ぎの場合、引継ぎ後にトラブルがあっても自分自身が対応にあたることは困難です。また、後継者から業務に対する連絡がきてしまっては、自分の新しい仕事にも支障をきたす可能性があるでしょう。

そのようなトラブルを防ぎ、後継者に迷惑をかけないためにも、引継ぎはしっかりと行う必要があります。
  

引継書をきちんと作成することのメリットとデメリット

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「これくらいの業務だったら引継書なんて作成しなくても後継者が対応できるだろう」

きっと、そう考えている方も少なくないかもしれません。しかし、今後業務を任されるのは、今まで業務にあたってきた自分自身とは異なり、初めてその業務を担当する方かもしれません。

自分自身が行ってきた仕事の内容を思い出すと、データのバックアップの取り方やファイルの名称付けのルールなど、自分なりのルールがあるはずです。

自分で編み出した効率的な方法は、きちんと伝えられなければ後継者はずっと知らないままでしょう。そのため、細かいことであっても伝えることで、後継者の業務効率化にもつながります。ですが、細かいルールまで口頭で伝えようとすると伝え漏れが発生するだけではなく、後継者が忘れてしまう可能性があります。

引継書はそうした細かい部分まで、文書として残しておくことで、伝え漏れを防ぐ役割を持っているのです。

ただし、引継書を細かく作り込みすぎても資料作成に時間がかかってしまい、むしろ他の業務を圧迫しかねません。引継ぎを行う業務の洗い出しを行った上で、わかりやすい引継書作成のポイントをおさえた過不足のない引継書を作成しましょう。

参考:分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法|FUJI XEROX