企業で勤めていると、急な部署異動や担当・役割が変更になることも珍しくなく、すでに通達があり、そうした方々は現在、通常業務とは別に業務の引継ぎに追われているはずです。

そこで今回は、今までの担当していた業務から離れる場合に発生する業務「引継ぎ」の流れや引継を円滑に終える引継書作成のポイントについてご説明していきます。

可能な限り、後継者にとっても企業にとっても後手を踏まないためにも、きちんと引き継ぎが完了できるように最低限押さえておきたい基礎知識や便利なテンプレートを紹介します。

業務引継書とは

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業務引継書とは、自分が行っていた業務の内容をまとめ、後継者への引継の際に利用する書式全般を指します。口頭での指導に加えて業務引継書を用意することで伝え漏れを防ぐことができ、円滑な引継を行えます。
  

ビジネス上、起こりうるシーン

そもそも引継が発生するシチュエーションにはどういったものがあるのでしょうか。

具体的には、以下のようなシチュエーションが想定できます。

・部署異動などの配置転換による業務の引継
・部下や後輩への業務引継
・出向や転勤など勤務地の異動による業務の引継
・退職時における引継

特に、出向や転勤、退職時における引継の場合、引継後にトラブルがあっても自分自身が対応にあたることは困難です。また、後継者から業務に対する連絡がきてしまっては、自分の新しい仕事にも支障をきたす可能性があるでしょう。

そのようなトラブルを防ぎ、後継者に迷惑をかけないためにも、引継はしっかりと行う必要があります。
  

引継書をきちんと作成することのメリットとデメリット

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「これくらいの業務だったら引継書なんて作成しなくても後継者が対応できるだろう」

きっと、そう考えている方も少なくないかもしれません。しかし、今後業務を任されるのは、今まで業務にあたってきた自分自身とは異なり、はじめてその業務を担当する方かもしれません。

自分自身が行ってきた仕事の内容を思い出すと、データのバックアップの取り方やファイルの名称付けのルールなど、自分なりのルールがあるはずです。

自分で編み出した効率的な方法は、きちんと伝えられなければ後継者はずっと知らないままでしょう。そのため、細かいことであっても伝えることで、後継者の業務効率化にもつながります。ですが、細かいルールまで口頭で伝えようとすると伝え漏れが発生するだけではなく、後継者が忘れてしまう可能性があります。

引継書はそうした細かい部分まで、文書として残しておくことで、伝え漏れを防ぐ役割を持っているのです。

ただし、引継書を細かく作り込みすぎても資料作成に時間がかかってしまい、むしろ他の業務を圧迫しかねません。引継を行う業務の洗い出しを行った上で、わかりやすい引継書作成のポイントをおさえた過不足のない引継書を作成しましょう。

参考:
分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法|FUJI XEROX
  

引継書作成に関する4つのステップ

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引継書作成にあたって、やみくもに業務の内容を文書でまとめていてはキリがありません。引継全体の流れを掴んで、作成にあたるようにしましょう。
  

1. 引継のスケジュールを作る

自分の行っている業務の中で、引継を行う業務を洗い出し、スケジュールを立ていきます。特に出向や転勤、退職などその勤務先を離れる場合、最終出社日の3日前には引継を終えられるようにスケジュールを組みます。売上や取引先に関わるような重要な業務はどれなのかを考え、重要な業務は特にしっかりとした準備を行いましょう。

引継のスケジュールを立てる際には、タスクごとにスケジュールを決められるガントチャートツールが便利です。

以下の記事では、無料で使えるガントチャートツールを紹介しているので、参考にしてみてください。

参考:
スケジュール管理に最適!無料で使えるガントチャートツール12選|ferret
  

2. 引継書に記載する内容を決める

引継のスケジュールが決まったら、実際に引継書に記載する内容を決めていきます。

具体的には以下のような内容を記載するようにしましょう。

・業務の社内での位置付け
・業務の流れ(フローチャートなど)
・業務に関わる社内外の関係者
・過去に起こったトラブルやその対処法のノウハウ
・顧客情報など必要なデータ

特にデータや書類、ツールの保存場所は、自分ではわかっていても後継者が知らない可能性があります。そのため、引継書に明記しておき、後継者が戸惑わないようにしましょう。
  

3. 引継書を作成する

引継書に記載する内容が決まったら、実際に引継書を作成していきましょう。

紙媒体ならノートやファイルなどにまとめ、どの業務内容についてまとめたのか一目でわかるようにします。また、データで作成する場合は、業務ごとにフォルダをわけるなど、データ自体がどこにあるのかわかるようにしておきましょう。

自分の業務に関係ない部署の人でもわかるようにわかりやすくまとめられているかを基準に作成すると、誰にでもわかりやすい引継書になります。
  

4. 後継者への引継を行う

実際に引継書を後継者へ渡し、引継を行います。引継書を渡すだけではなく、必要に合わせて引継書の業務の内容を説明しましょう。

また、実際に業務を行ってもらい、疑問点が出てこないかチェックすることも有効です。もし、新たな疑問点が出てきたら、引継書に追記を行い、よりわかりやすい内容へと修正しましょう。

参考:
退職時の引き継ぎの流れとポイント!引継書を作成し円満に退職しよう|転職サファリ
  

引継書作成のポイント

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1. 業務や作業の繋がりを明確に把握しておく

引継書を作成する際は、業務同士の関係性や仕事の流れを把握した上で作成しましょう。

例えば、「メールマガジンの作成」という業務でいうと、メールマガジンを作成する前に、本文中に掲載する文章の内容やURLを関係部署に事前に確認しておく必要があるかもしれません。あるいは「メールマガジンの送信先である顧客リストの更新」といった関連するほかの業務もあるでしょう。

このような業務同士のかかわりやつながりを引継書に落とし込んでおくことで、なぜその業務を行う必要があるのかが明確に伝わり、後継者が正しい判断を行えるようになります。
  

2. 業務・作業に関わる関係者を明示する

引継書には社内外の関係者の氏名・連絡先を記載しておくようにしましょう。また、その業務自体は行ったことはなくても、似たような業務を行っている人や同じツールを使ったことがある人を記載しておけば、何かわからないことがあった時に相談すべき相手がわかります。
  

3. 手順は丁寧に記載する

業務の手順は細かく丁寧に記載します。特に自分だけが知っていて、無意識で行っているものには注意が必要です。

手順に抜けがないかどうかチェックするにはMECEの手法を使うのが有効です。

MECEとは、「お互いに重複せず、全体に漏れがない」ことを指すフレームワークであり、抜け漏れがないように物事を整理する際に用いられています。おおよその業務の手順を項目でまとめたら、それぞれの手順の間に抜けがないかどうか、MECEを用いてチェックしてみるといいでしょう。

参考:
MECEって?ロジカルシンキングの基本的考え方を理解して思考の抜け漏れを防ごう|ferret
分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法|FUJI XEROX
  

引継書テンプレート10選

引継書の書き方に迷ったら、テンプレートを参考にしてみるのも一手です。

ここでは10個の無料テンプレートを紹介するので、自分の引き継ぐ業務の量や質に合わせて、最適なものを見付けましょう。

1. 引き継ぎ書|Office スタイル カタログ

スクリーンショット_2017-12-11_19.02.04.png
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/2013/stylecatalog/word/word06.aspx

WordやExcelといったOfficeシリーズの公式サイトが公開しているWord形式のテンプレートです。画面上部に業務全体の流れが記載されており、ステップの1つずつにゴールと細かい作業内容を記載するスペースが用意されています。画像を挿入するようになっているので、手順がよりわかりやすいようにスクリーンショットのような画像を用意しておくといいでしょう。

また、テンプレートの利用方法を解説した動画が公開されています。使い方がわからない方はこちらも合わせて参考にしてみるといいでしょう。

  

2. 業務引継書テンプレート|経費削減実行員会

スクリーンショット_2017-12-11_19.10.46.png
http://econavi.owners.ne.jp/template/file/022-00000001048

業務の手順ごとに箇条書きでまとめるExcel形式のテンプレートです。手順ごとにチェックボックスが用意されているので、実際に業務を行いながら利用するのに適しています。また、押印欄も複数用意されているので、社内で承認が必要となる業務の引継書にも使いやすいでしょう。

なお、ダウンロードにあたっては会員登録が必要となるので注意してください。
  

3. 業務引継シート01(社内業務引継ぎ用)|bizocean

業務引継シート01(社内業務引継ぎ用)|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/104468/

Excel形式で、業務の内容を箇条書きするだけのシンプルな引継書です。手順に合わせて上から記載したり、関係する業務をまとめて記載したり、自分の用途に合わせて利用できます。
  

4. 業務引継ぎシート(社内業務向け)02|bizocean

業務引継ぎシート_社内業務向け_02|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/515371/

業務の内容や引継日、後継者などを記載したExcel形式の引継書です。引継を行う業務について詳しく書くというよりも、引継を行った事実をまとめるのに適しています。

上長にどのような引継を行ったか報告する際に利用するといいでしょう。
  

5. 業務引継ぎシート(社内業務向け)03|bizocean

業務引継ぎシート_社内業務向け_03|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/515372/

複数の後継者に引継を行う際に使えるExcel形式の引継書です。業務ごとに業務の内容や、引継を行った日、チェックを記載できます。

箇条書きのシンプルな書式なので、自分の利用用途に合わせて編集しやすいでしょう。
  

6. 事務引継書|ひな形の知りたい!

事務引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/463/

引継の内容と、引継を終えた内容を記載するだけのシンプルな引継書です。引継を行う都度上長への報告が必要な場合などに利用できます。なおダウンロードにあたっては無料の会員登録が必要となります。

また会員登録を行ってもダウンロード数には制限があるので注意してください。
  

7. 引継書|ひな形の知りたい!

引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/259/

引継の内容と引継の日付だけを記載したシンプルな形式の引継書です。後継者は1名の場合を想定しており、複数の後継者に引き継ぐ場合は使いづらいので注意してください。
  

8. シンプルな引継書|ひな形の知りたい!

シンプルな引継書___無料の雛形・書式・テンプレート・書き方|ひな形の知りたい!.png
http://hinagata-shiritai.com/sozai/detail/1017/

項目ごとに番号が印字されたExcel形式の引継書です。業務の内容と日付を記載できるので、手順や業務ごとに順を追って引継を行う際に活用できます。

承認のための押印を行うスペースも用意されているので、上司への報告用としても利用できるでしょう。
  

9. 業務引継ぎシート(取引先訪問)|bizocean

業務引継ぎシート_取引先訪問_|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/104469/

取引先別に情報をまとめたExcel形式の引継書です。取引先の名前や担当者、引継内容を箇条書きで記載します。

複数の取引先を持っている営業職の方が引継を行う際に活用できるでしょう。
  

10. 営業引継書フォーマット(A4 excel)|Conemaga

スクリーンショット_2017-12-11_19.44.05.png
https://magazine.conepla.com/200

取引先の引継に特化したExcel形式の引継書です。引継の内容や先方の担当者の名前といった基本的な情報だけではなく、決裁ルートなど営業特有の情報も記載できます。

競合の情報などを記載する欄もあるので、自分の持っている情報を細かく記載したい場合にも役立つでしょう。
  

まとめ

引継を行う際には、以下の流れで引継書を作成しましょう。

1. 引継のスケジュールを作る
2. 引継書に記載する内容を決める
3. 引継書を作成する
4. 後継者への引き継ぎを行う

特に重要なのが、引継書に記載する内容を漏れなく記載することです。そのため「2.引継書に記載する内容を決める」「3.引継書を作成する」の段階で、記載している内容に漏れがないかどうか常に確認するようにしましょう。

また、後継者へ引継を行ってからも、疑問点がないかどうか、伝えた内容に抜けがなかったか意識する必要があります。

ぜひ、今回紹介した内容を踏まえて、円滑な引継を行い、業務に支障をきたさないようにしましょう。

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