iPhoneでスケジュール管理を始めるものの使いこなせず挫折をしてしまったり、紙の手帳でスケジュール管理をしているけれどうっかり予定が漏れたりすることはありませんか?

iPhoneのカレンダーアプリの便利な使い方を知ることで、短時間で効率よくスケジュール管理ができます。

今回は、iPhoneでのスケジュール管理を「もっと便利にする」7つの小技を紹介します。単に予定を入れるだけでなく、いくつかの工夫をすることでとても使いやすくなります。すでにiPhoneでスケジュール管理をしている人も、知らなかったポイントがあればぜひ取り入れてみましょう。

iPhoneでのスケジュール管理を「もっと便利にする」7つの小技

1. 通知時間を設定する

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iPhoneのカレンダーアプリでは、様々な項目に対する入力欄があるので、紙の手帳でスケジュール管理をするのに慣れていると、膨大な入力項目を埋めるのは面倒だと感じてしまうかもしれません。

しかし、iPhoneでスケジュール管理をすることの醍醐味は「通知」にあります。紙の手帳でスケジュール管理をしていると、予定が増えすぎるとうっかり見逃してしまうスケジュールが出てきます。しかし、スケジュールは「5分前」「15分前」「30分前」「1時間前」から、「1日前」「1週間前」など、少し先の日程を知らせることもできます。

通知は1つだけでなく、「予備の通知」として2つ目の通知を設定することもできます。MacとiOSアカウントが同期している場合は、Mac側で設定することでさらに「予備の通知」を複数追加することも可能です。

2. 移動時間を現在地から逆算して通知する

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iPhoneのカレンダーアプリでは、「場所」を入力する欄があります。実はこの「場所」の欄は、単なるメモではなく、ベストなタイミングで移動時間を知らせてくれる重要な要素となります。

場所欄に正確な住所(マップアプリで1点の地点を示せるのに十分な住所)を入力しておくと、アプリ側が「現時点の場所」「次のスケジュールが行われる場所」「場所までにどれくらい時間がかかるか」を自動的にチェックし、ベストなタイミングで「そろそろ移動時間です」と知らせてくれるのです。

標準アプリでも十分便利ですが、「PROPELa」のように予定がそのままナビになるアプリを使うとさらに便利です。場所を入力しておけば、何時何分の電車に乗ればいいのかを自動的に教えてくれるので、乗換時間を別のアプリで調べる必要もなくなります。

また、場所を入力しておくことで、カレンダーに地図が表示されます。地図をクリックすれば、標準の「マップ」アプリや「Googleマップ」アプリに移動してすぐに場所を確認することができるので、場所は入れておくのが便利です。

参考:
PROPELa

3. カレンダーに六曜を追加する

六曜という暦をご存知ですか?日の吉日について、陰陽道などで占われている、6つの吉凶日に分けた暦のことです。結婚式をはじめとした冠婚葬祭の行事では、六曜をもとに日取りを決めることがあります。

紙の手帳には六曜が書いてあることも多いですが、残念ながらiPhoneのカレンダーには六曜が表示されていません。しかし、設定を行うことで、「仏滅」や「大安」などの六曜を表示させることができます。

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六曜を追加するには、設定アプリを開き、アカウントとパスワード」からアカウントを追加」を選びます。

アカウントの種類で「その他」を選び、「照会するカレンダーを追加」を選びます。

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サーバを入力する欄があるので、六曜のカレンダー情報を配信している下記のアドレスを入力します。

http://m.rokuyo.info/

入力後、「次へ」を押して、続けて「保存」を選択します。

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これで読み込みが完了します。カレンダーアプリで確認すると、終日スケジュール欄に六曜が表示されるのを確認できるでしょう。

参考:
【定番】六曜カレンダーをスマホに設定しよう

4. 電車の移動時間を正確に入力する

電車にどうしても乗り遅れたくない、という時には、カレンダーの通知機能を使うと便利です。電車の時間をカレンダーに登録する際に便利なのが、「Yahoo!乗換案内」というアプリを利用する方法です。

Yahoo!乗換案内には、調べた乗換情報をiPhoneのカレンダーに登録することができる機能があります。乗換情報を調べたあと、下の方にスクロールして、「カレンダーに保存」をクリックします。すると、画面が立ち上がるので、通知などを設定して、右上の「追加」をクリックします。

参考:
Yahoo!乗換案内

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メモ欄には、詳細情報を確認できる短縮URLや、所要時間・運賃・乗換回数・距離なども表示されます。あらかじめこのように登録しておくことで、何度も電車の情報を調べるような手間も省くことができます。

5. 標準カレンダーを和暦表示にする

標準のカレンダーアプリでは、特に設定を変えない限り西暦表示されています。しかし、さまざまな書類で何かと和暦を書く機会も多いので、iPhoneのカレンダーも和暦表示をしたほうが都合のいい方もいるのではないでしょうか。

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和暦表示を行うには、設定の変更が必要です。設定アプリを開き、「一般 > 言語と地域」と進み、書式欄にある「暦法」を「和暦」に変更すれば完了です。

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変更後カレンダーアプリに戻ってみると、確かに和暦表示されていることが確認できます。なにかと忘れてしまう和暦ですが、こうした小さな変更ですぐに和暦を確認できるようになります。

6. タイムゾーンを固定する

カレンダーアプリを使っていて面倒に感じるのは、旅行や出張などで海外に出かける場合でしょう。iPhoneやMacを海外に持っていくと時刻は自動的にタイムゾーンを選択して、時計を現地時間に合わせてくれますが、果たしてカレンダーの入力はどのようにすればいいのでしょうか。

実は、カレンダー自体もタイムゾーンを自動的に合わせてくれます。しかし、タイムゾーンが変わってしまうと、これまで入れていた予定の通知が混沌としてしまうため、できれば海外に行っても日本時間で管理したほうがすっきりと予定を管理できます。

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タイムゾーンを固定するには、設定アプリ「カレンダー」をタップし、「時間帯を指定」をタップしてトグルをオンにし、時間帯を「東京」に設定しておきます。他の場所に設定すれば、その場所でカレンダーのタイムゾーンが固定されるようになります。

「日本時間の9時にSkypeで日本支社とミーティング」のようなスケジュールにも、時差を気にせずに考えることができます。

7. Siriを大胆に活用する

Siriを上手に活用すれば、カレンダーアプリを開くことなく、予定を追加したり確認したりすることができます。

代表的なボイスコマンドを紹介します。

「今日の予定を教えて」

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「今日の予定を教えて」と言えば、その日の予定を確認することができます。もちろん、「今日」を「明日」や「●月×日」のように変えれば、別の日の1日の予定も確認することが可能です。「昨日」や「おととい」など、過去の予定も参照できます。

「今月の予定は?」「来週の予定は?」と広い範囲で指定することもできます。

「次の予定は?」

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「次の予定は?」と聞くことで、次に入っている予定と時刻を確認することができます。「午後の予定は?」「14時以降の予定は?」などと確認すれば、時間帯を絞って検索することもできます。「午後の●●の予定は?」とキーワードを入れて検索することもできます。

「次の予定はどこでやる?」「次の予定の場所は?」などと言えば、場所を確認することもできます。カレンダーをタップして、赤字で表示されている住所をタップすれば、詳細な地図をチェックすることもできます。

「14時の予定を13時45分に変更」

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予定を変更したい場合には、予定名を言ったり、時刻を指定して変更することができます。

「15時に岡崎さんとミーティングを設定」

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時間を含めて「〜を設定」「〜を入れて」「〜を設定」などの語尾でボイスコマンドを入力すると、予定を自動的に作成してくれます。「〜で」と詳しい場所を入れたり、「〜まで」と終了時刻を設定することも可能です。予定がすでに入っているスケジュールと被っている場合は、そのことも知らせてくれます。

まとめ:アプリを使いこなしてスケジュール管理を円滑に

仕事をする上でスケジュール管理は基本スキルですが、目の前の仕事に没頭するあまり次の予定を忘れてしまうこともあります。iPhoneのカレンダーアプリを駆使することで、うっかりミスを防ぐだけでなく、先も見据えた行動を取りやすくなります。

紙の手帳と併用したり、乗り換えたりしてみてもいいでしょう。便利な機能がたくさんあるので、ぜひ使い込んでみてはいかがでしょうか。

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